...
Alle verzoektypes bieden een workflow voor het samenstellen van het verzoek, die moet worden gevolgd om bestanden, personen en acties toe te voegen. Ze zijn ontworpen om verkeerde keuzes onmogelijk te maken en fouten tot een minimum te beperken.
...
Om briefpapier als achtergrond te kunnen gebruiken, moeten moet deze eerst worden toegevoegd in de instellingen. Dit is een beheerdersfunctie: https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1203699731/Nieuw+Handleiding+voor+organisatiebeheerders#2.1-Documenten
...
De volgende stap is om de personen toe te voegen, die je acties wilt laten uitvoeren. Je selecteert Personen toevoegen en kiest vervolgens Mijzelf toevoegen of Persoon toevoegen. Dit is afhankelijk van wat er moet gebeuren om het gewenste proces te voltooien. Je moet alle personen toevoegen, die later acties moeten uitvoeren.
...
| Informatie |
|---|
Om privacy- en security redenen, verwijdert het systeem na 24 uur alle gegevens van externe personen, die niet langer deel uitmaken van een actief verzoek. |
De identificatiemethode bepaalt het betrouwbaarheidsniveau, dat wordt gebruikt voor toegang tot de inhoud van een verzoek en het rechtsgevolg van de handtekening voor externe personen: Wet- en regelgeving voor elektronische toegang en handtekeningen in de Europese Unie (eIDAS)
...
| Informatie |
|---|
Elk bestand heeft een actie nodig en een daaraan gekoppeld persoon. Als je bestanden hebt toegevoegd die bedoeld zijn als bijlage, kun je de actie goedkeuren selecteren en deze toewijzen aan een of meerdere personen, die ook de actie ondertekenen uitvoeren. Over het algemeen is het een goede gewoonte om elke ondertekenaar alle bestanden die bijlagen zijn te laten goedkeuren, om het hoogste rechtsgevolg te bereiken. |
...
Als je de juiste persoon en de juiste documenten hebt geselecteerd, kies je voor Kies handtekeninglocatie. De documenten die je hebt geselecteerd, zullen nu achter elkaar worden getoond om de locatie van de handtekening te kunnen kiezen.
De placeholder van de handtekening wordt direct weergeven en is voorzien van de initialen van de persoon. Je kunt eenvoudig naar de locatie in het document scrollen, waar je de handtekening wilt laten plaatsen. Op de juiste pagina versleep je de placeholder naar de juiste positie en kun je eventueel de afmeting aanpassen.
Afhankelijk van het aantal documenten, dat je hebt geselecteerd, kies je Volgende of Plaats om de ondertekenactie(s) inclusief de locatie vast te leggen.
Indien er iets is mis gegaan met het kiezen van de handtekeninglocatie, wordt dit in de tabel getoond doormiddel door middel van een rood status icoon met een uitroepteken in de actieregel. Door te kiezen voor het⋯menu in de actieregel en vervolgens Bewerken te selecteren, kun je de handtekeninglocatie opnieuw kiezen.
...
Voor het verzoektype Ondertekenverzoek kan de actie goedkeuren alleen gekoppeld worden aan personen, die ook de actie ondertekenen uitvoeren. Dit biedt de mogelijkheid om bijlagen mee te sturen in een ondertekenverzoek, die bewust door personen goedgekeurd moeten worden als onderdeel van een volledig verzoek. Dit voorkomt juridische gevolgen, waarbij een persoon kan ontkennen op de hoogte te zijn geweest van eventuele bijlagen, die van toepassing zijn op een ondertekend document.
...
Actie | Belangrijk |
|---|---|
Goedkeuren |
|
...
De actie downloaden kan alleen gekoppeld worden aan personen die geen andere acties uitvoeren. De actie is bedoeld, om een derde partij toegang te geven tot een afgerond verzoek. In de basis is dit dus dezelfde functionaliteit als het verzoektype Veilig bestanden delen, maar dan gecombineerd in het verzoektype Ondertekenverzoek.
Je doet dit door te kiezen voor Acties toevoegen en Downloaden te selecteren. Vervolgens opent het menu Actie downloaden Downloaden toevoegen. Je kunt in dit menu meerdere personen selecteren om in een keer alle downloadacties toe te voegen door te kiezen voor Toevoegen.
Actie | Belangrijk |
|---|---|
Downloaden |
|
...
Alle acties worden uitgevoerd in de volgorde, waarin je ze hebt toegevoegd, behalve als dit door een beperking niet mogelijk is. De workflow plaatst de actie dan zelf in de juiste volgorde om het verzoek goed uit te kunnen voeren.
...
Actie | Belangrijk |
|---|---|
Ondertekenen |
|
Goedkeuren |
|
Downloaden |
|
Voor een overzicht van alle beschikbare verzoektypes, verzoekstatussen en acties, zie: Nieuw: Overzicht van verzoekstatussen, verzoektypes en acties
1.2.4 Verzenden
De laatste stap in In de meeste workflows geeft de laatste stap een overzicht van alle verzoekdata. Controleer alles goed. Als je aanpassingen wilt doen, kun je teruggaan naar de betreffende stap in de workflow.
...