...
Alle verzoektypes bieden een workflow voor het samenstellen van het verzoek, die moet worden gevolgd om bestanden, personen en acties toe te voegen. Ze zijn ontworpen om verkeerde keuzes onmogelijk te maken en fouten tot een minimum te beperken.
...
Om briefpapier als achtergrond te kunnen gebruiken, moeten moet deze eerst worden toegevoegd in de instellingen. Dit is een beheerdersfunctie: https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1203699731/Nieuw+Handleiding+voor+organisatiebeheerders#2.1-Documenten
...
De volgende stap is om de personen toe te voegen, die je acties wilt laten uitvoeren. Je selecteert Personen toevoegen en kiest vervolgens Mijzelf toevoegen of Persoon toevoegen. Dit is afhankelijk van wat er moet gebeuren om het gewenste proces te voltooien. Je moet alle personen toevoegen, die later acties moeten uitvoeren.
...
| Informatie |
|---|
Om privacy- en security redenen, verwijdert het systeem na 24 uur alle gegevens van externe personen, die niet langer deel uitmaken van een actief verzoek. |
De identificatiemethode bepaalt het betrouwbaarheidsniveau, dat wordt gebruikt voor toegang tot de inhoud van een verzoek en het rechtsgevolg van de handtekening voor externe personen: Wet- en regelgeving voor elektronische toegang en handtekeningen in de Europese Unie (eIDAS)
...
| Informatie |
|---|
Elk bestand heeft een actie nodig en een daaraan gekoppeld persoon. Als je bestanden hebt toegevoegd die bedoeld zijn als bijlage, kun je de actie goedkeuren selecteren en deze toewijzen aan een of meerdere personen, die ook de actie ondertekenen uitvoeren. Over het algemeen is het een goede gewoonte om elke ondertekenaar alle bestanden die bijlagen zijn te laten goedkeuren, om het hoogste rechtsgevolg te bereiken. |
...
Als je de juiste persoon en de juiste documenten hebt geselecteerd, kies je voor Kies handtekeninglocatie. De documenten die je hebt geselecteerd, zullen nu achter elkaar worden getoond om de locatie van de handtekening te kunnen kiezen.
De placeholder van de handtekening wordt direct weergeven en is voorzien van de initialen van de persoon. Je kunt eenvoudig naar de locatie in het document scrollen, waar je de handtekening wilt laten plaatsen. Op de juiste pagina versleep je de placeholder naar de juiste positie en kun je eventueel de afmeting aanpassen.
Afhankelijk van het aantal documenten, dat je hebt geselecteerd, kies je Volgende of Plaats om de ondertekenactie(s) inclusief de locatie vast te leggen.
Indien er iets is mis gegaan met het kiezen van de handtekeninglocatie, wordt dit in de tabel getoond doormiddel door middel van een rood status icoon met een uitroepteken in de actieregel. Door te kiezen voor het⋯menu in de actieregel en vervolgens Bewerken te selecteren, kun je de handtekeninglocatie opnieuw kiezen.
...
Voor het verzoektype Ondertekenverzoek kan de actie goedkeuren alleen gekoppeld worden aan personen, die ook de actie ondertekenen uitvoeren. Dit biedt de mogelijkheid om bijlagen mee te sturen in een ondertekenverzoek, die bewust door personen goedgekeurd moeten worden als onderdeel van een volledig verzoek. Dit voorkomt juridische gevolgen, waarbij een persoon kan ontkennen op de hoogte te zijn geweest van eventuele bijlagen, die van toepassing zijn op een ondertekend document.
...
Actie | Belangrijk |
|---|---|
Goedkeuren |
|
...
De actie downloaden kan alleen gekoppeld worden aan personen die geen andere acties uitvoeren. De actie is bedoeld, om een derde partij toegang te geven tot een afgerond verzoek. In de basis is dit dus dezelfde functionaliteit als het verzoektype Veilig bestanden delen, maar dan gecombineerd in het verzoektype Ondertekenverzoek.
Je doet dit door te kiezen voor Acties toevoegen en Downloaden te selecteren. Vervolgens opent het menu Actie downloaden Downloaden toevoegen. Je kunt in dit menu meerdere personen selecteren om in een keer alle downloadacties toe te voegen door te kiezen voor Toevoegen.
Actie | Belangrijk |
|---|---|
Downloaden |
|
...
Alle acties worden uitgevoerd in de volgorde, waarin je ze hebt toegevoegd, behalve als dit door een beperking niet mogelijk is. De workflow plaatst de actie dan zelf in de juiste volgorde om het verzoek goed uit te kunnen voeren.
...
Actie | Belangrijk |
|---|---|
Ondertekenen |
|
Goedkeuren |
|
Downloaden |
|
Voor een overzicht van alle beschikbare verzoektypes, verzoekstatussen en acties, zie: Nieuw: Overzicht van verzoekstatussen, verzoektypes en acties
1.2.4 Verzenden
De laatste stap in In de meeste workflows geeft de laatste stap een overzicht van alle verzoekdata. Controleer alles goed. Als je aanpassingen wilt doen, kun je teruggaan naar de betreffende stap in de workflow.
...
Er worden automatisch e-mailherinneringen verzonden voor verzoeken die op het punt staan te worden opgeschoond. In de instellingen onder Applicatie / Notificaties, kun je instellen hoeveel uur voor de deadline een herinnering wordt verstuurd wordt. Dit is een beheerdersfunctie: https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1203699731/Nieuw+Handleiding+voor+organisatiebeheerders#2.2-E-mail
...
Het beheer van verzoeken begint in het Verzoekendashboard, het standaardscherm wanneer je je aanmeldt bij het platform. Hier vind je alle verzoeken waarvan je de eigenaar bent, die in een werkgroep staan waar je lid van bent , of waar waarin een gebruiker een actie van jou in vraagt.
Het dashboard is gebaseerd op acties. Dit betekent dat verzoeken standaard worden gesorteerd op laatst uitgevoerde actie onder de Bijgewerkt kolom. Als je verzoeken op een andere manier wilt sorteren, kan dat door op de kolombeschrijving bovenaan de tabel te klikken.
...
Er worden automatisch email herinneringen verzonden voor acties, die nog niet zijn voltooid. In instellingen onder Applicatie / Notificaties, kun je per rol kiezen hoeveel uur voor de deadline een herinnering wordt verstuurd wordt. Dit is een beheerdersfunctie: https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1203699731/Nieuw+Handleiding+voor+organisatiebeheerders#2.2-E-mail
...
Om een verzonden verzoek te voltooien, moeten alle personen alle acties voltooien, die aan hen zijn gekoppeld.
...
Elke persoon ontvangt een e-mailuitnodiging, wanneer het hun beurt is om acties uit te voeren. Als een persoon een PKIsigning gebruiker is, kan deze acties voltooien door Ga naar verzoek te selecteren in de e-mailuitnodiging of door Ga naar verzoek te selecteren in het verzoekdashboard onder het verzoek waaraan acties zijn gekoppeld. Alle andere personen moeten Ga naar verzoek selecteren in de e-mailuitnodiging die naar hen is verzonden en eerst hun identiteit bewijzen met behulp van de identificatiemethode, die voor hen is geselecteerd.
...
PKIsigning gebruikers kunnen altijd toegang krijgen tot een verzoek met hun gebruikersnaam, wachtwoord en eventueel 2-factor authenticatiemiddel. Alle andere personen die acties moeten uitvoeren in een verzoek, moeten zich eerst identificeren voor ze toegang kunnen krijgen.
...
De standaard identificatiemethode is 2-factor authenticatie doormiddel door middel van een SMS code of een WhatsApp authenticatie bericht.
Methode | Mobiel apparaat | Desktop |
|---|---|---|
|
| |
SMS |
|
|
iDIN |
|
|
...
De identificatiemethode bepaalt het betrouwbaarheidsniveau, dat wordt gebruikt voor toegang tot de inhoud van een verzoek en het rechtsgevolg van de handtekening voor externe personen: Wet- en regelgeving voor elektronische toegang en handtekeningen in de Europese Unie (eIDAS)
...
Download review kopie: Kopieën van alle originele documenten voorzien van een watermerk voor beoordelingsdoeleinden.
Verzoek afwijzen: Als een persoon niet bereid is om een of meer acties uit te voeren, kan deze functie worden gekozen worden om de eigenaar van het verzoek hiervan op de hoogte te stellen. Het opgeven van een reden voor afwijzing is verplicht. Na een afwijzing worden de verzoekeigenaar en alle personen die al acties hebben uitgevoerd direct per e-mail op de hoogte gebracht. De reden van afwijzing is ook zichtbaar in de verzoekstatus.
...
Alle documenten die deel uitmaken van het verzoek, worden verticaal onder elkaar weergegeven. Elk document heeft een duidelijke documentkop met een bestandsnaam om ze uit elkaar te houden.
...
Een persoon kan naar acties navigeren door er naartoe te scrollen of door Start te selecteren in de menubalk om de automatische workflow te gebruiken. Deze workflow leidt hen in de juiste volgorde door alle noodzakelijke stappen, om alle acties in alle documenten te voltooien. Wanneer een persoon de workflow onderbreekt door handmatig door de documenten te scrollen, kan deze Doorgaan selecteren om de workflow te starten bij de eerste actie, die nog moet worden voltooid.
...
Wanneer een persoon ook documenten ondertekent of goedkeurt, maar niet de laatste persoon is die acties voor het verzoek voltooit, krijgt deze een melding dat de gevraagde acties met succes zijn voltooid en dat een e-mail notificatie verzonden wordt, zodra het verzoek is afgerond en beschikbaar is om te downloaden.
Wanneer een persoon ook documenten ondertekent of goedkeurt en de enige of laatste persoon is die dit voor het verzoek doet, krijgt deze direct toegang om het verzoek te downloaden. De persoon ontvangt ook een e-mail notificatie, dat het verzoek is afgerond en beschikbaar is om te downloaden.
Wanneer een persoon geen andere acties voor het verzoek heeft dan downloaden, ontvangt deze een e-mailuitnodigningmailuitnodiging, zodra alle overige acties in het verzoek zijn voltooid. Zodra alle downloadacties zijn uitgevoerd, krijgt het verzoek de status afgerond.
...
Het kunnen valideren van de bewijslast is noodzakelijk om de rechtsgevolgen aan te kunnen tonen van acties, die personen hebben verricht in of op bestanden die gezamenlijk deel uitmaakten van een verzoek. PKIsigning biedt bewijslast op zowel documentniveau als verzoekniveau.
...