...
Er worden automatisch e-mailherinneringen verzonden voor verzoeken die op het punt staan te worden opgeschoond. In de instellingen onder Applicatie / Notificaties, kun je instellen hoeveel uur voor de deadline een herinnering wordt verstuurd wordt. Dit is een beheerdersfunctie: https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1203699731/Nieuw+Handleiding+voor+organisatiebeheerders#2.2-E-mail
...
Het beheer van verzoeken begint in het Verzoekendashboard, het standaardscherm wanneer je je aanmeldt bij het platform. Hier vind je alle verzoeken waarvan je de eigenaar bent, die in een werkgroep staan waar je lid van bent , of waar waarin een gebruiker een actie van jou in vraagt.
Het dashboard is gebaseerd op acties. Dit betekent dat verzoeken standaard worden gesorteerd op laatst uitgevoerde actie onder de Bijgewerkt kolom. Als je verzoeken op een andere manier wilt sorteren, kan dat door op de kolombeschrijving bovenaan de tabel te klikken.
...
Er worden automatisch email herinneringen verzonden voor acties, die nog niet zijn voltooid. In instellingen onder Applicatie / Notificaties, kun je per rol kiezen hoeveel uur voor de deadline een herinnering wordt verstuurd wordt. Dit is een beheerdersfunctie: https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1203699731/Nieuw+Handleiding+voor+organisatiebeheerders#2.2-E-mail
...
Om een verzonden verzoek te voltooien, moeten alle personen alle acties voltooien, die aan hen zijn gekoppeld.
...
Elke persoon ontvangt een e-mailuitnodiging, wanneer het hun beurt is om acties uit te voeren. Als een persoon een PKIsigning gebruiker is, kan deze acties voltooien door Ga naar verzoek te selecteren in de e-mailuitnodiging of door Ga naar verzoek te selecteren in het verzoekdashboard onder het verzoek waaraan acties zijn gekoppeld. Alle andere personen moeten Ga naar verzoek selecteren in de e-mailuitnodiging die naar hen is verzonden en eerst hun identiteit bewijzen met behulp van de identificatiemethode, die voor hen is geselecteerd.
...
PKIsigning gebruikers kunnen altijd toegang krijgen tot een verzoek met hun gebruikersnaam, wachtwoord en eventueel 2-factor authenticatiemiddel. Alle andere personen die acties moeten uitvoeren in een verzoek, moeten zich eerst identificeren voor ze toegang kunnen krijgen.
...
De standaard identificatiemethode is 2-factor authenticatie doormiddel door middel van een SMS code of een WhatsApp authenticatie bericht.
Methode | Mobiel apparaat | Desktop |
|---|---|---|
|
| |
SMS |
|
|
iDIN |
|
|
...
De identificatiemethode bepaalt het betrouwbaarheidsniveau, dat wordt gebruikt voor toegang tot de inhoud van een verzoek en het rechtsgevolg van de handtekening voor externe personen: Wet- en regelgeving voor elektronische toegang en handtekeningen in de Europese Unie (eIDAS)
...
Download review kopie: Kopieën van alle originele documenten voorzien van een watermerk voor beoordelingsdoeleinden.
Verzoek afwijzen: Als een persoon niet bereid is om een of meer acties uit te voeren, kan deze functie worden gekozen worden om de eigenaar van het verzoek hiervan op de hoogte te stellen. Het opgeven van een reden voor afwijzing is verplicht. Na een afwijzing worden de verzoekeigenaar en alle personen die al acties hebben uitgevoerd direct per e-mail op de hoogte gebracht. De reden van afwijzing is ook zichtbaar in de verzoekstatus.
...
Alle documenten die deel uitmaken van het verzoek, worden verticaal onder elkaar weergegeven. Elk document heeft een duidelijke documentkop met een bestandsnaam om ze uit elkaar te houden.
...
Een persoon kan naar acties navigeren door er naartoe te scrollen of door Start te selecteren in de menubalk om de automatische workflow te gebruiken. Deze workflow leidt hen in de juiste volgorde door alle noodzakelijke stappen, om alle acties in alle documenten te voltooien. Wanneer een persoon de workflow onderbreekt door handmatig door de documenten te scrollen, kan deze Doorgaan selecteren om de workflow te starten bij de eerste actie, die nog moet worden voltooid.
...
Wanneer een persoon ook documenten ondertekent of goedkeurt, maar niet de laatste persoon is die acties voor het verzoek voltooit, krijgt deze een melding dat de gevraagde acties met succes zijn voltooid en dat een e-mail notificatie verzonden wordt, zodra het verzoek is afgerond en beschikbaar is om te downloaden.
Wanneer een persoon ook documenten ondertekent of goedkeurt en de enige of laatste persoon is die dit voor het verzoek doet, krijgt deze direct toegang om het verzoek te downloaden. De persoon ontvangt ook een e-mail notificatie, dat het verzoek is afgerond en beschikbaar is om te downloaden.
Wanneer een persoon geen andere acties voor het verzoek heeft dan downloaden, ontvangt deze een e-mailuitnodigningmailuitnodiging, zodra alle overige acties in het verzoek zijn voltooid. Zodra alle downloadacties zijn uitgevoerd, krijgt het verzoek de status afgerond.
...
Het kunnen valideren van de bewijslast is noodzakelijk om de rechtsgevolgen aan te kunnen tonen van acties, die personen hebben verricht in of op bestanden die gezamenlijk deel uitmaakten van een verzoek. PKIsigning biedt bewijslast op zowel documentniveau als verzoekniveau.
...