Elke ondertekenaar ontvangt automatisch een ondertekenverzoek op zijn of haar e-mailadres zodra ze aan de beurt zijn om te ondertekenen.
In het ondertekenverzoek staan duidelijk de afzender, de documentnaam en de termijn waarin de ondertekening beschikbaar is vermeld.
Door te klikken op de knop ‘Nu ondertekenen’ of door de getoonde URL in een browservenster te plakken wordt de ondertekenaar naar het ondertekenplatform gestuurd.
Indien de ondertekenaar een gebruikersaccount bij PKIsigning heeft wordt er gevraagd om in te loggen met gebruikersnaam, wachtwoord en (indien geactiveerd) twee-factor authenticatie.
Ga verder bij stap Ondertekenen
Indien de ondertekenaar géén gebruikersaccount heeft bij PKIsigning moet deze eerst zijn of haar identiteit bevestigen, door een verificatie uit te voeren door middel van WhatsApp. Je wordt dan naar een pagina verwezen met het onderstaande veld. Volg de stappen 1 tot en met 4 om toegang tot het document te krijgen en te ondertekenen.
Zet een vinkje voor het akkoord onderaan.
Scan de QR code die na stap 1 zichtbaar wordt met je telefoon.
LET OP! Je krijgt alleen toegang als je de code scant en verstuurd met het toestel waarvan het telefoonnummer gelijk is aan het nummer dat is ingevoerd in het ondertekenverzoek.
Indien je ondertekent op je mobile device (telefoon of tablet) klik op de tekst onder de QR code: “Openen in WhatsApp”. Hierna zal WhatsApp direct openen en kun je het bericht versturen. Ga hierna terug naar de browser op je telefoon waar je op “openen in WhatsApp” hebt geklikt. Deze zal nu na enkele seconden je dossier openen. Ga naar Stap 3!
Dit kan door middel van je camera app of direct in WhatsApp zoals onderstaand.
Om de Camera te gebruiken dient de QR scannen functie aanwezig en ingeschakeld te zijn.
Indien je WhatsApp hebt geïnstalleerd op je PC kan deze ook worden gebruikt. Je kunt dan op de QR code klikken met je muis waarna onderstaande melding komt.
Na het scannen (of klikken) van de QR code en het klikken en eventueel toegang te verlenen opent WhatsApp zich met reeds ingevoerde gegevens.
Klik op verzenden (er worden hiermee GEEN persoonsgegevens verstuurd!)
Hierna zal je zien dat op de computer de pagina verder gaat en je dossier geladen wordt.
Indien je geen WhatsApp hebt op je telefoon of deze niet wenst te gebruiken kan er ook gekozen worden voor “Ik heb geen WhatsApp”. Dit staat onder het vinkje voor de voorwaarden.
Je kan dan gebruik maken van een sms die naar je wordt verstuurd. Na ontvangst dien je deze code in te voeren.
LET OP! Sms berichtjes komen helaas niet in alle gevallen aan. Het kan nodig zijn dat je je toestel opnieuw dient op te starten en je een nieuwe sms moet aanvragen. Wij van PKIsigning zijn hierin afhankelijk van derden en hebben hier geen invloed op.
Een authenticatie door middel van een 06-nummer is 24 uur geldig op de pc waarop de authenticatie is uitgevoerd.
Ondertekenen
Zodra is ingelogd of het mobiele telefoonnummer is bevestigd, krijgt de ondertekenaar het document te zien. In de kolom ‘Audit trail’ rechts bovenin het scherm staan de gegevens en de volgorde van de ondertekenaars. Door op je eigen naam te klikken, navigeer je direct naar de plaats van ondertekening.
De ondertekenaar kan nu kiezen voor ‘Ondertekenen’ of ‘Afwijzen’. Als de ondertekenaar het document afwijst, kan hij een reden opgeven waarom hij of zij het document afwijst. Als een ondertekenaar kiest om het document te ondertekenen zal dit, afhankelijk van de organisatie instellingen, direct gebeuren óf de ondertekenaar wordt eerst gevraagd om te kiezen hoe zijn of haar handtekening er uit moet komen te zien.
Er zijn 3 opties:
De stempel
Een krabbel die je zet met je muis of via een touchpad/-scherm
Een plaatje van je handtekening
De stempel
De krabbel
Handtekeningplaatje
De locatie van de gekozen afbeelding wordt bewaard in je browser. Het bestand en/of de locatie wordt niet op onze server of database opgeslagen. Er is hier daarom sprake van lokale afhankelijkheid of de gewenste afbeelding beschikbaar is en of de locatie onthouden wordt.
De weergave van de handtekening heeft geen invloed op de juridische geldigheid
Het maximum formaat van een afbeelding is 100Kb
Indien de interne ondertekenaar beschikt over een persoonlijk beroepscertificaat of persoonlijk organisatiecertificaat zal gevraagd worden om deze te gebruiken voor de ondertekening. Als de ondertekenaar niet over een eigen certificaat beschikt, wordt het certificaat van PKIsigning gebruikt. Voor het signen met een HSM-certificaat (het cloudcertificaat) kun je hier verder gaan.
Indien de ondertekenaar de enige of laatste ondertekenaar is, kan hij direct het ondertekende document downloaden. Alle ondertekenaars en ontvangers ontvangen een e-mail met downloadlink zodra het document/ dossier door alle ondertekenaars is ondertekend en status afgerond/ wacht op download heeft gekregen.