PKIsigning – AFAS Widget integratie [Handleiding]

Deze handleiding beschrijft de opzet en installatie van de widget integratie tussen PKIsigning en AFAS.

Toelichting integratie

Deze integratie is gemaakt om via een AFAS dossieritem in combinatie met een workflow documenten ter ondertekening, goedkeuring of download bij medewerkers of relaties uit AFAS aan te bieden.
Daarnaast kun je medewerkers of relaties uitnodigen voor digitale identificatie. Dat is een veilig alternatief voor het opslaan van een kopie-legitimatie.

AFAS (InSite) vormt hiermee de basis van je processen, maar met het gemak en de flexibiliteit van PKIsigning. De status van het proces in PKIsigning kun je vanuit AFAS volgen. Daarnaast wordt geautomatiseerd het ondertekende document teruggeplaatst in het dossier. 

Wat wordt er ondersteund

Om via AFAS documenten naar PKIsigning te sturen zijn er een aantal scenario’s mogelijk. De volgende functionaliteiten worden in de integratie ondersteund:

• Ondertekening en veilig afleveren van PDF-documenten (één PDF-document ondertekenen en meerdere PDF-bijlages mogelijk, zoals algemene voorwaarden). Dat kan naar één of meerdere ondertekenaars.

• Remote identificatie en ondertekening van een (UBO-)verklaring.

Specifiek voor de accountancybranche:

• SBR Publicatiestukken (XBRL-files): accordering, datum vaststelling en indiening bij de Kamer van Koophandel, door de klant. Eventueel in combinatie met een Notulen AVA (PDF).

• SBR Assurance (XBRL-files): ondertekening verklaring door de accountant en accordering, datum vaststelling en indiening bij de Kamer van Koophandel, door de klant.

• SBR Jaarrekening (XBRL-files): accordering en indiening bij de banken (SBR Nexus), door de klant. Eventueel in combinatie met een verklaring door de accountant.

Toepassing en randvoorwaarden

De toepassing van de AFAS widget integratie is gericht op het aanbieden van documenten via een dossieritem in een workflow. Dat kan een nieuwe of bestaande workflow zijn. Er zijn tal van scenario’s denkbaar voor het toepassen van de integratie binnen je processen. Je bent vrij om maximaal gebruik te maken van de integratiemogelijkheid. Let hierbij op de volgende voorwaarden:

• PKIsigning is niet verantwoordelijk voor de inrichting van jullie workflows.

• PKIsigning is niet verantwoordelijk voor het feit als iets niet werkt indien er is afgeweken van de in de handleiding opgegeven instructies en connectoren.

• In documenten welke ondertekend moet worden is een placeholder(s) aanwezig. Dat is een positiebepaling voor de handtekening.

• Naam, e-mail adres en mobiel nummer zijn gevuld bij de medewerkers en relaties.

Voorbeeld scenario’s

• Aanbieden van offertes, overeenkomsten bij contactpersonen van verkooprelaties.

• Intern ondertekenen van overeenkomsten, contracten van inkooprelaties.

• Het laten ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring door derden die worden ingehuurd.

• Het ondertekenen van arbeidscontracten en andere HR gerelateerde documenten van sollicitanten of medewerkers.

• Het op afstand identificeren van personen en laten ondertekenen van een (UBO-) verklaring.

• Het (laten) ondertekenen van documenten binnen een jaarrekeningproces (opdrachtacceptatie, LOR, jaarrekening, notulen, publicatiestukken, verklaringen en bankenrapportages).

Hoe het werkt (in het kort)

Hieronder staan kort de stappen beschreven van de werking van de widget integratie:

1. Stuur een dossieritem in AFAS op een CRM-bestemming met contacten of de bestemming medewerker.

2. Voeg de te ondertekenen bijlagen toe PDF- of XBRL-bestand.

3. Doorloop de workflow tot de workflowstap met status “PKI”.

4. Log bij deze workflowstap in op de PKIsigning widget via de integratiepagina.

5. Voeg de ondertekenaars en ontvangers toe.

6. Controleer hierbij altijd de contactgegevens (e-mail en mobiel).

7. Klik op verzenden.

8. Het document wordt nu op het platform geplaatst en de workflow in AFAS wordt door PKIsigning op de status “PKI processing” gezet.

9. PKIsigning plaatst gedurende het identificatie- en ondertekenproces reacties bij het dossieritem rondom de gebeurtenissen.

10. Zodra alle acties op het dossier in PKIsigning zijn afgewikkeld wordt de workflow in AFAS door PKIsigning op de status “PKI signed” gezet.  

11. PKIsigning vervangt het ingestuurde document door het ondertekende document en eventuele
bewijslast.

De configuratie

1. Vrije tabel workflow statussen aanpassen

Voeg aan de vrije tabel ‘workflow statussen' de volgende statussen toe:

Open

Open

• Ga naar: Algemeen / Inrichting / Vrije tabel.

• Selecteer de vrije tabel met de ‘workflow statussen’.

• Dubbelklik op de naam van de tabel.

• Kies voor nieuw en voeg de workflow statussen voor PKIsigning toe.

2. Importeer de GetConnectoren.

De Widget integratie maakt gebruik van de volgende GetConnectoren

• https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1047429240 (voor het ophalen van de dossieritems, de bestemming bij de dossieritems en de workflow status)

• https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1047101620 (voor het ophalen van de bijlagen bij het dossieritem)

• https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1047101581 (voor het ophalen van de workflowacties bij het dossieritem)

• https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1047822345 (voor het ophalen van de gegevens van de intern ondertekenaars)

• https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1047691302 (voor het ophalen van de extern ondertekenaars, de contacten bij de bestemming)

De GetConnectoren zijn te downloaden via het onderstaande zipbestand:

Open

• Ga naar Algemeen / Uitvoer / Beheer / GetConnector.

• Kies Importeren, selecteer de bestanden en importeer via Voltooien.

• De geïmporteerde GetConnectoren beginnen met “PKIsigning”.

• Open en controleer één voor één de connectoren. 

• Kies hierbij na het openen voor volgende en klik vervolgens op gegevens.

• Controleer altijd de veldmapping (als er velden in je inrichting ontbreken, komt dit in beeld) en controleer in het laatste scherm altijd de waarden via ‘Voorbeeld’.

3. Configureer de App connector

• Ga naar Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.

  • Controleer of er een gebruikersgroep is voor externe connectoren (bijvoorbeeld de standaard PR-006 Externe toegang: connector gebruikers (Profit)) of maak aan.

  • Controleer of er binnen deze groep een (systeem)gebruiker is die je straks kunt koppelen of maak aan.

  • Controleer via de eigenschappen of deze (systeem)gebruiker toegang heeft voor Profit Windows op het tabblad Applicaties of zet aan.

• Ga naar Algemeen / Beheer / App connector.

• Kies nieuw en geef een duidelijke omschrijving.

• Selecteer de gebruikersgroep met gebruikers voor de connector.

• Ga naar het tabblad GetConnectoren en voeg via nieuw de zojuist geïmporteerde connectoren toe.

• Ga naar het tabblad Updateconnectoren en voeg via Nieuw de volgende Updateconnectoren toe:

  • Dossier (KnSubject)

  • Workflow reactie (KnSubjectWorkflowReaction)

  • Reactie bij dossieritem (KnSubjectReaction)

• Ga naar het tabblad Connectoren en voeg via Nieuw de volgende connectoren toe:

  • AppConnectorSubject

• Ga naar het tabblad Gebruikerstoken en maak via Nieuw een nieuwe token aan. Koppel deze aan een specifieke gebruiker. Geef een duidelijke omschrijving. Kopieer deze token en sla deze op.

4. Configureer de AFAS integratie in PKIsigning

• Ga nu naar PKIsigning en log in.

• Kies via de avatar rechtsboven voor “Instellingen”.

• Kies voor het tabblad Integraties, en activeer AFAS.

• Plak de volledige token in het bovenste veld.

• Geef de 5 cijfers in van je AFAS-omgeving.

• Kies welk type AFAS-omgeving het betreft: productie, test of acceptatie.

Open

Instellen van parameters voor AFAS in PKIsigning

5. Integratiepagina aanmaken en opnemen

• Maak een integratiepagina aan voor InSite (doorloop deze stappen uit de AFAS help) en geef als URL https://afasbridge.PKIsigning.io/v2 in.

• Autoriseer de integratiepagina in AFAS voor de groepen / rollen in jou organisatie die een ondertekenverzoek naar PKIsigning mogen versturen. Meestal zijn dit alle medewerkers die toegang hebben tot de type dossieritems die je digitaal wil laten ondertekenen.

• Ga in InSite naar Sitebeheer.

• Kies voor Site, Onderhouden, Onderhouden pagina’s.

• Zoek de ‘tonen pagina’s’ van de type dossieritems die je digitaal wil kunnen ondertekenen.

• Kies Bewerken en kies Indeling.

• Kies Pagina-onderdeel toevoegen en Onderdeel uit bestaande pagina.

• Selecteer de zojuist aangemaakte integratiepagina en geef als titel bijvoorbeeld op “PKIsigning widget”. Kies aanmaken.

• Stel op dit pagina onderdeel de vaste hoogte in van 1000px.

• Publiceer het concept.

6. Pas workflows aan of richt een nieuwe in.

• Ga naar CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem

• Open de eigenschappen van het dossieritem die je wilt gebruiken voor het digitaal ondertekenen met PKIsigning.

• Ga naar het tabblad Workflows en open een huidige workflow of kies via Nieuw voor het aanmaken van een nieuwe workflow. Als een workflow in bedrijf (productie) is, is het altijd beter om een nieuwe workflow te maken en deze te baseren op de bestaande in plaats van mutaties te doen in een operationele workflow.

• Geef de workflow een naam, bijvoorbeeld ‘digitaal identificeren’ of ‘ondertekenen’.

• Configureer de workflow naar wens, maar zorg minimaal voor de volgende taken, acties en statussen (stel statussen zowel intern als extern in):

  • Een initiële status of workflow actie met bijv. de omschrijving “Verzoek voorbereid” (status “PKI”). 

  • Vervolgens een taak met bijv. de omschrijving “Controleren en versturen”.

    • Deze taak moet bestemd zijn voor de alle collega’s die het verzoek mogen klaarzetten richting PKIsigning.

    • Deze taak moet ook bestemd zijn voor de gebruikersgroep waar de Appconnector rechten op heeft.

  • Voeg de actie toe met bijv. de omschrijving “In behandeling bij PKIsigning” (status “PKI processing”). 

  • Vervolgens een taak met bijv. de omschrijving “Automatische afwikkeling door PKIsigning”.

    • Deze taak moet ook bestemd zijn voor de gebruikersgroep waar de Appconnector rechten op heeft.

    • Bij deze taak moet ingesteld staan dat het Dossieritems aangepast mag worden én bijlagen aangepast mogen worden.

  • Voeg hierbij twee acties toe met bijv. de omschrijving “Afhandeling door PKIsigning” (status “PKI signed”) en “Afwijzing door PKIsigning” (status “PKI unsigned”).

• Kies voor Opslaan en Publiceren.

Open

Voorbeeld workflow afbeelding

Toelichtingen bij gebruik

Het ondertekenproces met AFAS en de PKIsigning widget

• Stuur het dossieritem in dat je wil ondertekenen op een relatie met een contact of op een medewerker.

• Doorloop de workflow stappen.

• In de workflow stap met status “PKI”, kun je inloggen en het verzoek aanbieden aan PKIsigning.

• Om in te loggen moet je een gebruiker zijn binnen het platform PKIsigning.

Let op: als de workflow niet de juiste status heeft (“PKI”) zal de widget na aanmelden de melding geven dat de Plugin niet actief is (zie afbeelding).  De widget is alleen actief als de workflowstatus “PKI” is.

Open

Foutmelding bij aanmelden bij verkeerde workflowstap

Het gebruik van de widget (V2)

Open

Voorbeeld van widget V2

Dossiernaam: De dossiernaam is aanpasbaar naar eigen wens maar krijgt altijd het voorstel van het eerste document (bijlage bij het dossieritem in AFAS) dat PKIsigning herkent.

Werkgroep: PKIsigning kent werkgroepen. De functie werkgroepen is gemaakt om het beheer van een verzoek te delen met de werkgroepleden. Wanneer je rechten hebt op een van de werkgroepen binnen PKIsigning kun je die hier selecteren. Meer informatie over de werkgroepen.

Clearance: Wanneer je een werkgroep heb geselecteerd kun je een Clearance level toekennen (als je hier gebruik van wilt maken). Er zijn 5 niveaus en men heeft toegang tot alle verzoeken met het ingestelde niveau en lager. Niveau 5 heeft dus toegang tot 1 2 3 4 en 5. Niveau 1 heeft alleen toegang tot niveau 1 (standaardinstelling).

Ondertekenaars: Hier voeg je de ondertekenaars toe. Dus diegene die daadwerkelijk een ondertekenactie hebben op het document. Je kunt tevens een opmerking voor de ondertekenaars meegeven. Dit wordt in het e-mail verzoek ook mee gestuurd. Dit is maximaal 500 tekens.

Ontvangers: Hier voeg je optioneel extra ontvangers toe (zoals derden) die na afronding van het ondertekenverzoek ook een kopie ter download moeten ontvangen. Alle partijen in het ondertekenproces krijgen standaard een downloadbericht na afronden. Het gaat hier om extra ontvangers.

Onder intern (ondertekenaar / ontvanger) kun je kiezen uit één of meerdere medewerkers. Hier toont de widget de gegevens die komen uit de GetConnector: https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1047822345
Onder extern (ondertekenaar / ontvanger) kun je één of meerdere contacten bij de bestemming van het dossieritem toevoegen. Hier toont de widget de gegevens die komen uit de getconnector https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1047691302.

Verzoek versturen

Nadat je alle ondertekenaars / ontvangers hebt geselecteerd / toegevoegd kun je het verzoek gaan versturen. Hiervoor kun je nog een aantal acties uitvoeren.

Open

Taal: keuze uit “nl” (Nederlands) of “en” (Engels) dit is de taal van de e-mail van het verzoek. Deze staat standaard op Nederlands. Wanneer bij de persoon in AFAS de taal (ISO code) is ingesteld in een andere taal dan Nederlands wordt hier “en” gevuld.

Placeholder: Controleer je of de juiste placeholders zijn ingevuld welke moeten corresponderen met de tekstlabel dat is toegevoegd in het document. De widget stelt standaard Ondertekenaar1, Ondertekenaar2, Onderteknaar3 enz. voor. 

Deadline: De deadline wordt standard ingesteld op vandaag + 14 weken voor de eerste ondertekenaar.

Identificatiemethode: Hier kun je aangeven of de standaard (“Default”) methode moet worden gebruikt, of dat je een andere, aanvullende identificatiemethode wilt afdwingen. De opties zijn hierbij:

• iDIN

• Vidua Authentication (deze methode niet gebruiken)

• Vidua Identity (gebruik deze methode voor het digitale identificatie, van bijvoorbeeld UBO’s. Er vindt dan een identiteitscontrole plaats via Vidua op een hoog betrouwbaarheidsniveau)

Verwijderen: Door op het kleine icoontje aan de rechtszijde van een regel te klikken verwijder je de toegevoegde persoon in het verzoek.

De volgorde om het verzoek af te wikkelen bepaal je door de volgorde van toevoegen. Dus de eerste persoon die je toevoegt krijgt de eerste actie en de tweede de tweede actie enzovoorts.

Klik vervolgens op de knop Verzoek versturen. Na het succesvol versturen veranderd de knop in de tekst ‘Je document is verstuurd ter ondertekening’. Als je de InSite-pagina ververst zie je dat de status van de workflow is veranderd.

Het gebruik van de widget (V3)

Open

Het gebruik van “Widget V3” is op hoofdlijnen hetzelfde als bij de standaard Widget. Dit zijn de verschillen:

Het Type verzoek: dit is een standaard PDF-ondertekenverzoek zoals je die in PKIsigning kent. Er kunnen met deze Widget geen andere processen (zoals accountancyspecifieke processen) geïnitieerd worden.

De naam wordt niet meer standaard ingevuld en is vrij in te geven.

Bij het toevoegen van personen worden extra gegevens, zoals Taal, Placeholders, Deadline en Identificatiemethode niet meer getoond: alleen de basisgegevens van de geselecteerde personen.

Na het kiezen voor Verzoek versturen, opent zich een popup, om het proces in PKIsigning te vervolgen. De documenten en geselecteerde personen gaan direct mee naar PKIsigning.

In PKIsigning verstuur je daarna het verzoek definitief.

Toelichtingen en tips bij de workflowinrichting

Workflowstap 'Documenten voorbereiden'

Je kunt bij het aanmaken van het dossieritem een bijlage toevoegen en/of automatisch een document laten genereren in AFAS. Het is handig om nog een taak te hebben om de documenten aan te passen of misschien wel te laten beoordelen. Deze taak kan bestemd zijn voor iedereen. En er hoeft verder niets zijn ingesteld. De toelichting bij de taak kan zijn: “Bereid de documenten ten behoeve van het onderteken- of accorderingsverzoek voor.” Een voorbeeldactie hierbij is: Verzoek voorbereid. Hierna geef je de workflow de status “PKI”.

Verzoek naar PKIsigning verzenden

In deze taak (wanneer de status “PKI” is) kun je inloggen op de widget die is opgenomen op de tonen pagina bij het dossieritem en kun je het verzoek via de widget verzenden naar PKIsigning.

Geef een duidelijke toelichting bij de taak, om te voorkomen dat gebruikers de workflow in een vervolgstap zetten. Dat regelt PKIsigning, op dit proces moet niet handmatig ingegrepen worden.

Een toelichting kan zijn: “Het verzoek wordt automatisch verzonden naar PKIsigning zodra je in de widget op de knop versturen klikt. PKIsigning voert automatisch de volgende workflowactie uit. Hierna kun je de status van het verzoek kunt volgen in AFAS. Ververs (F5) na het versturen deze pagina zodat je de status kunt zien. Klik dus niet zelf op de workflow actie!”

Nadat de workflow de status “PKI processing” heeft gekregen, wordt ook de vervolgstap door PKIsigning uitgevoerd. Een gebruiker hoeft geen actie te ondernemen. De toelichting bij deze taak kan zijn: “PKIsigning voert automatisch de workflowactie afhandeling of afwijzing uit afhankelijk van de status van het verzoek in PKIsigning. Klik dus niet zelf op de workflow actie!”

Het verzoek is in PKIsigning afgewezen, en dan?

Als het proces niet goed vervolgd is, komt de workflow in de status “PKI unsigned”. Deze taak geeft je als instuurder of eigenaar van het verzoek inzicht in waarom het is afgewezen. Dit omdat:

• Een ondertekenaar het verzoek heeft afgewezen.

• Er is technisch iets fout gegaan bij het ondertekenen (of bij het indienen van berichten bij bijvoorbeeld de Belastingdienst of de Kamer van Koophandel).

• Het proces is verlopen.

Je vindt in de reacties terug wat de reden van afwijzing is. Aan deze taak kun je eventueel acties koppelen om een verzoek opnieuw aan te bieden. Let er dan wel op dat je de bijlage van het verzoek verwijderd. Het is namelijk aan te raden om een document dat al een keer is aangeboden via PKIsigning nog een keer aan te bieden.
Andere acties die je zou kunnen koppelen zijn “het verzoek is in het platform verlengd” of “annuleren”.

De workflow statussen

PKIsigning kijkt naar de workflowstatussen als het gaat om het uitvoeren van acties in de workflow, het plaatsen van reacties en het activeren van de widget.

De reacties bij de workflow

PKIsigning plaatst zoveel mogelijk reacties bij het dossieritem om een goed beeld te geven van de logging van acties en gebeurtenissen binnen het platform PKIsigning. Hieronder een voorbeeld van de workflow reacties. De instuurder van de reacties is de gebruiker die gekoppeld is aan de appconnector. Dit is ook de gebruiker die de workflowacties uitvoert.

• Workflow is doorgezet naar PKI processing.

• Het dossier is verstuurd naar XXX om te ondertekenen voor 3/29/2025 12:19:29 PM.

• Het dossier is ondertekend door XXX . Het dossier is verstuurd naar YYY om te ondertekenen voor 3/30/2025 12:19:38 PM.

• Het dossier is ondertekend door YYY. Het dossier is verstuurd naar YYY om te accorderen voor 3/30/2025 12:19:38 PM.

• Het dossier is geaccordeerd door YYY.

• Alle acties op het dossier binnen PKIsigning zijn afgerond.

• Workflow is doorgezet naar PKI signed.

Tips & tricks

Veel voorkomende fouten en vragen

Fouten met telefoon en e-mail. Als het e-mailadres of mobiele nummer leeg of niet consistent is krijg je onderstaande foutmelding in de browser.

Open

• Zorg dat telefoonnummer deze opbouw hebben: 0612345678 of +31612345678.
  Gebruik geen +, spaties of ().

• Controleer of je de juiste velden hebt gekoppeld in de connectoren. Er zijn in AFAS meerdere velden voor e-mail en mobiele nummer. De meeste bedrijven maken (voor deze integratie) gebruik van E-mail werk en Mobiel werk.

Ontbrekende placeholders. Als de widget geen placeholder voor de ondertekenpositie vindt kun je onderstaande foutmelding verwachten in de browser. Voeg een document met een placeholder toe.

Open