Ondertekenaars toevoegen aan het document

Om een ondertekenaar toe te voegen aan het document navigeer je naar de pagina waar je de ondertekenaar wilt laten ondertekenen. In de kolom ‘Ondertekenaars’ rechts bovenin het scherm kun je de ondertekenaars toevoegen.

Open

Als je het document zelf wilt ondertekenen, kun je rechts op het poppetje klikken en dan worden je eigen gegevens ingevuld.

Als je één of meerdere andere personen wilt laten ondertekenen, vul je hier hun gegevens in. Voor een verzoek heb je de volgende informatie nodig. Je kan 1 persoon ook meerdere keren laten ondertekenen in 1 document. Je vult dan hun gegevens opnieuw in voor elke keer dat ze dienen te ondertekenen.

1. Voor en achternaam

2. E-mailadres

3. Mobiel nummer

4. Uiterlijke ondertekendatum

   1. Deze datum staat standaard 7 dagen in de toekomst en zal voor elk toegevoegde entiteit +1 dag toevoegen.

5. De taal waarin het verzoek word verstuurd. Deze is standaard gelijk aan de taal van je platform, maar je kan dit voor het huidige verzoek instellen op EN(Engels).

6. Indien een dossier als bijlagen wordt toegevoegd kun je dit hier aanvinken. Je zal dan geen ontvangers of ondertekenaars meer toe kunnen voegen aan dit document. Dit hoeft immers niet, omdat alle ondertekenaars en ontvangers die voorkomen in dit dossier altijd alle documenten in het dossier aangeboden krijgen, zodra het dossier is afgerond.

Als alle gegevens van de ondertekenaar en de ondertekentermijn juist zijn ingevuld, klik je op ‘Toevoegen’. Er wordt nu een handtekeningveld (de placeholder) in het document geplaatst op de pagina die je voor je hebt. Mocht de handtekening op de laatste pagina bijvoorbeeld moeten komen, dan is het belangrijk dat je deze in beeld hebt op het moment van toevoegen.

Je kunt hierna nog zoveel interne en externe ondertekenaars toevoegen als je wilt. De volgorde wordt bepaald in de rechterkolom onder ‘Volgorde’. Hierin is de uiterlijke ondertekendatum van de ondertekenaars altijd leidend.

Open

1. Het handtekeningveld kun je met de muis verplaatsen en van formaat wijzigen.

2. Zolang er nog niet op ‘Verzenden’ is geklikt in het laatste of enige document van het dossier kun je door op het potloodje te klikken de gegevens van de ontvanger of ondertekenaar nog aanpassen.

   1. Door op het kruisje te klikken kun je de ontvanger of ondertekenaar verwijderen.

3. Mocht je gegevens hebben toegevoegd aan een dossier en niet op verzenden hebben geklikt zullen deze deels worden vastgehouden maar dienen nog wel verstuurd te worden. Ook dienen de handtekeningvelden (opnieuw) geplaatst te worden op de gewenste plek. Dit ziet er als volgt uit:

Zodra je klaar bent met het toevoegen van de ondertekenaars en/of ontvangers, klik je op ‘Verzenden’, om alle velden vast te leggen in het document en het aangegeven proces te starten. Afhankelijk van je organisatie-instellingen wordt gevraagd of je een notitie wilt meesturen met het ondertekenverzoek.

Door middel van de notitie kun je het ondertekenverzoek wat persoonlijker maken voor een klant of meer specificaties meegeven. Wanneer je het invoerveld leeg laat, wordt er geen notitie meegestuurd.

Wanneer je zelf de enige of eerste ondertekenaar bent, dan start het ondertekenproces direct bij het klikken op ‘Verzenden’. Alle opvolgende ondertekenaars en ontvangers die zijn toegevoegd ontvangen sequentieel op hun beurt een verzoek per e-mail nadat je alle data hebt ingevuld in het dossier en op ‘Klaar’ hebt geklikt.