1. Verzoeken aanmaken en verzenden

Een verzoek is een combinatie van bestanden, personen en acties die deze personen moeten voltooien. De PKIsigning gebruiker die een nieuw verzoek aanmaakt, is automatisch de eigenaar van het verzoek.

1.1 Een nieuw verzoek aanmaken

Het aanmaken van een nieuw verzoek begint door eerst Nieuw verzoek te selecteren en vervolgens een verzoektype te kiezen, die overeenkomt met het gewenste proces en resultaat. De volgende verzoektypes zijn beschikbaar voor alle abonnementen:

_{*DOCX-bestanden in deze workflows worden automatisch geconverteerd naar PDF}

Voor deze handleiding gebruiken we als voorbeeld het verzoektype ondertekenverzoek.

Open

1.2 De workflow stappen gebruiken

Alle verzoektypes bieden een workflow voor het samenstellen van het verzoek, die moet worden gevolgd om bestanden, personen en acties toe te voegen. Ze zijn ontworpen om verkeerde keuzes onmogelijk te maken en fouten tot een minimum te beperken.

Zodra je de minimaal vereiste taken per stap hebt voltooid, komt de volgende stap beschikbaar. Je kunt direct de gewenste stap selecteren of de navigatieknoppen Vorige en Volgende gebruiken om tussen stappen te navigeren.

De workflow slaat automatisch al je voortgang op, zodat je veilig tussen de stappen kunt navigeren zonder werk te verliezen. Je kunt zelfs teruggaan naar het dashboard en op een later moment verder gaan.

Open

1.2.1 Documenten toevoegen

Bijna alle verzoektypes beginnen met het kiezen van een verzoektitel en het toevoegen van documenten. Als je geen titel kiest, wordt de bestandsnaam van het eerste document, dat je selecteert gebruikt voor de titel van het verzoek.

Je kunt documenten toevoegen door Bestanden toevoegen te selecteren en vervolgens Uploaden of Uit de cloud te selecteren of door documenten naar het grijze uploadvak te slepen. Je kunt meerdere documenten tegelijk uploaden.

Het renderen van de documenten duurt enkele seconden tot enkele minuten, afhankelijk van de grootte van het bestand. Als er een probleem is met een document, zal de workflow je hiervan op de hoogte stellen.

Als je een document wil bekijken, bewerken, verwijderen of van volgorde wil wijzigen, kun je het ⋯ menu gebruiken in de tabelrij of in de tabelkop als je op een mobiel apparaat werkt.

1.2.1.1 Documenten bewerken

Het platform biedt functionaliteit om documenten te bewerken, waaronder: pagina’s toevoegen of verwijderen en het toevoegen van briefpapier achter blanco PDF documenten.

Kies Bekijk document in het ⋯ menu in de documentregel om een preview van het document te zien. In deze preview kies je vervolgens voor Bewerken om het Document bewerken menu te openen.

Je moet voor je bewerkingsopties kunt selecteren één of meerdere pagina’s selecteren, afhankelijk van de gewenste actie. Dit doe je door op de thumbnails van de pagina’s te klikken, of door Selecteer alle pagina's te kiezen. Vervolgens kies je een van de gewenste bewerkingsopties in het Document opties menu.

1.2.2 Personen toevoegen

De volgende stap is om de personen toe te voegen, die je acties wilt laten uitvoeren. Je selecteert Personen toevoegen en kiest vervolgens Mijzelf toevoegen of Persoon toevoegen. Dit is afhankelijk van wat er moet gebeuren om het gewenste proces te voltooien. Je moet alle personen toevoegen, die later acties moeten uitvoeren.

Als je jezelf toevoegt, hoef je geen extra gegevens op te geven, aangezien deze al bekend zijn. Als je een andere persoon toevoegt, wordt je gevraagd alle benodigde gegevens te verstrekken.

PKIsigning gebruikt automatisch aanvullen op alle velden om eenvoudig te kunnen zoeken naar een persoon in je adresboek. Ook kan het adres bekend zijn via de ondersteunde adresboek-integraties.

PKIsigning gebruikers in je eigen organisatie staan altijd in je adresboek. Afhankelijk van de instellingen staan personen die al zijn toegevoegd aan andere verzoeken en nog beschikbaar zijn op het platform ook in je adresboek. In alle andere gevallen zul je zelf de persoonsgegevens moeten verstrekken.

Alle velden zijn verplicht, behalve voorzetsel en persoonlijke e-mail. Persoonlijke e-mail stelt je in staat een aanhef te schrijven, die zal worden gebruikt als introductie voor de e-mailuitnodiging voor deze persoon. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een formele of informele aanhef te gebruiken, wat extra informatie aan een klant te geven, enz. Als je persoonlijke e-mail uitschakelt, ontvangt de persoon alleen de standaard e-mailuitnodiging zonder enige personalisatie of aanhef.

Als alle gegevens correct zijn ingevoerd, kun je Toevoegen selecteren om de persoon aan het verzoek toe te voegen en het scherm te sluiten. Selecteer Toevoegen +1 om de persoon aan het verzoek toe te voegen en het scherm actief te houden om nog een persoon toe te voegen.

De volgorde waarin je personen toevoegt is in dit verzoektype minder relevant, aangezien deze gebaseerd wordt op de gekozen deadline in de volgende stap.

1.2.3 Acties kiezen

In deze stap moet je personen koppelen aan bestanden door acties voor ze te selecteren.

De minimaal benodigde acties worden weergegeven in het grijze kader onder de workflow stappen en acties tabel, op basis van het aantal toegevoegde documenten en personen.

De menu’s voor het toevoegen van acties zijn voorzien van status-indicatoren die voor documenten en personen staan. De indicatoren tonen of er al acties zijn gekoppeld. Als de indicator oranje is, is er nog geen actie gekoppeld. Als de indicator groen is, is er wel een actie gekoppeld. De indicatoren helpen je om duidelijk te kunnen zien of alle personen en documenten aan een actie zijn gekoppeld.

1.2.3.1 Ondertekenen

Voor het verzoektype Ondertekenverzoek, moet altijd eerst een ondertekenactie worden toegevoegd. Je doet dit door te kiezen voor Acties toevoegen en Ondertekenen te selecteren. Vervolgens opent het menu Actie ondertekenen toevoegen.

In dit menu kun je een persoon selecteren en kun je één of meerdere documenten selecteren die door deze persoon ondertekent moeten worden. Het toevoegen van ondertekenacties moet altijd per persoon. Als je dus meerdere personen ondertekenacties wilt laten uitvoeren, of als je een persoon hetzelfde document meerdere keren wilt laten ondertekenen, doe je dit door de bovenstaande stappen te herhalen.

Als je de juiste persoon en de juiste documenten hebt geselecteerd, kies je voor Kies handtekeninglocatie. De documenten die je hebt geselecteerd, zullen nu achter elkaar worden getoond om de locatie van de handtekening te kunnen kiezen.

De placeholder van de handtekening wordt direct weergeven en is voorzien van de initialen van de persoon. Je kunt eenvoudig naar de locatie in het document scrollen, waar je de handtekening wilt laten plaatsen. Op de juiste pagina versleep je de placeholder naar de juiste positie en kun je eventueel de afmeting aanpassen.

Afhankelijk van het aantal documenten, dat je hebt geselecteerd, kies je Volgende of Plaats om de ondertekenactie(s) inclusief de locatie vast te leggen.

Indien er iets is mis gegaan met het kiezen van de handtekeninglocatie, wordt dit in de tabel getoond door middel van een rood status icoon met een uitroepteken in de actieregel. Door te kiezen voor het ⋯ menu in de actieregel en vervolgens Bewerken te selecteren, kun je de handtekeninglocatie opnieuw kiezen.

1.2.3.2 Goedkeuren

Voor het verzoektype Ondertekenverzoek kan de actie goedkeuren alleen gekoppeld worden aan personen, die ook de actie ondertekenen uitvoeren. Dit biedt de mogelijkheid om bijlagen mee te sturen in een ondertekenverzoek, die bewust door personen goedgekeurd moeten worden als onderdeel van een volledig verzoek. Dit voorkomt juridische gevolgen, waarbij een persoon kan ontkennen op de hoogte te zijn geweest van eventuele bijlagen, die van toepassing zijn op een ondertekend document.

Je doet dit door te kiezen voor Acties toevoegen en Goedkeuren te selecteren. Vervolgens opent het menu Actie goedkeuren toevoegen. Je kunt in dit menu meerdere personen en documenten selecteren om in een keer alle goedkeuringsacties toe te voegen door te kiezen voor Toevoegen.

1.2.3.3 Downloaden

De actie downloaden kan alleen gekoppeld worden aan personen die geen andere acties uitvoeren. De actie is bedoeld, om een derde partij toegang te geven tot een afgerond verzoek. In de basis is dit dus dezelfde functionaliteit als het verzoektype Veilig bestanden delen, maar dan gecombineerd in het verzoektype Ondertekenverzoek.

Je doet dit door te kiezen voor Acties toevoegen en Downloaden te selecteren. Vervolgens opent het menu Actie Downloaden toevoegen. Je kunt in dit menu meerdere personen selecteren om in een keer alle downloadacties toe te voegen door te kiezen voor Toevoegen.

1.2.3.4 Volgorde en deadlines

Alle acties worden uitgevoerd in de volgorde, waarin je ze hebt toegevoegd, behalve als dit door een beperking niet mogelijk is. De workflow plaatst de actie dan zelf in de juiste volgorde om het verzoek goed uit te kunnen voeren.

De deadlines worden per persoon weergegeven en niet per actie. Voor de eerste persoon kies je een vaste deadline, standaard is deze zeven dagen in de toekomst. Per persoon die je daarna aan acties hebt gekoppeld, kies je vervolgens het aantal dagen dat deze persoon krijgt om zijn actie uit te voeren, nadat de vorige persoon zijn acties heeft afgerond. Standaard is dit +7 dagen. Achter het aantal dagen wordt de uiterlijke deadline weergegeven.

Je kunt de volgorde van acties (indien mogelijk) wijzigen door in het ⋯ menu in de actieregel te kiezen voor Wijzig volgorde. Het is mogelijk om acties voor één persoon te wijzigen van volgorde, bijvoorbeeld als een persoon meerdere ondertekenacties heeft. Daarnaast is het mogelijk om de volgorde van personen te wijzigen door een actie boven of onder die van een andere persoon te slepen. Alle acties die gekoppeld zijn aan deze persoon zullen dan van volgorde mee wijzigen.

1.2.4 Verzenden

In de meeste workflows geeft de laatste stap een overzicht van alle verzoekdata. Controleer alles goed. Als je aanpassingen wilt doen, kun je teruggaan naar de betreffende stap in de workflow.

Met het ⋯ menu in de actieregels onder Acties kun je een voorbeeld van de e-mailuitnodiging voor een specifieke persoon bekijken. Met het ⋯ menu in de documentregels onder Documenten kun je een voorbeeld van een specifiek bestand bekijken, indien deze als preview wordt ondersteund.

Als alles klopt, kun je het verzoek verzenden door Verzoek verzenden te selecteren.

2. Verzoeken beheren

2.1 Automatisch opschonen en verwijderen

Verzoeken worden door PKIsigning na zeven dagen inactiviteit automatisch opgeschoond. Dit geldt voor alle verzoeken, behalve verzoeken die zijn verzonden en wachten op acties die door personen moeten worden voltooid. Het dashboard geeft duidelijk aan, wanneer een verzoek wordt opgeschoond. Daarnaast verstuurd het platform automatische e-mailherinneringen op een vooraf ingesteld aantal uren, voordat een verzoek gaat verlopen.

Elke actie van een gebruiker op het verzoek, zelfs als het alleen wordt geopend, verlengt de opschoon-deadline opnieuw met zeven dagen. Nadat een verzoek is opgeschoond, wordt het binnen zeven tot dertig dagen definitief verwijderd, afhankelijk van het type verzoek.

De opschoon-functie houdt automatisch rekening met de gecommuniceerde deadlines naar (externe) gebruikers, zodat het verzoek altijd beschikbaar is om te downloaden, tot de deadline is verstreken en het verzoek automatisch verwijderd wordt.

Je kunt opgeschoonde verzoeken bekijken door toon opgeschoonde verzoeken in te schakelen in het filters menu.

2.2 Verzoeken dashboard

Het beheer van verzoeken begint in het Verzoekendashboard, het standaardscherm wanneer je je aanmeldt bij het platform. Hier vind je alle verzoeken waarvan je de eigenaar bent, die in een werkgroep staan waar je lid van bent of waarin een gebruiker een actie van jou vraagt.

Het dashboard is gebaseerd op acties. Dit betekent dat verzoeken standaard worden gesorteerd op laatst uitgevoerde actie onder de Bijgewerkt kolom. Als je verzoeken op een andere manier wilt sorteren, kan dat door op de kolombeschrijving bovenaan de tabel te klikken.

Daarnaast kun je verzoeken filteren door bij Filters één of meerdere filters te selecteren.

Behalve op mobiele apparaten, kunnen verzoeken worden geselecteerd met behulp van het selectievakje voor een verzoek. Via het Opties menu kunnen vervolgens (batch)acties worden toegepast op de geselecteerde verzoeken, zoals downloaden, opschonen en verwijderen. De toegestane acties zijn afhankelijk van het type verzoek en de status van het verzoek.

De kleur van de indicator voor de titel van het verzoek geeft de huidige status van het verzoek aan. Wanneer de status van het verzoek Verzonden is, wordt er ook een voortgangsbalk weergegeven onder de titel van het verzoek.

De overige kolommen in het dashboard geven een gedetailleerd overzicht van wat er tot nu toe met het verzoek is gebeurd en wat er nog moet gebeuren om het verzoek af te ronden.

2.2.1 Werkgroepen

Met de werkgroepfunctionaliteit kun je als team samenwerken om verzoeken te beheren. Verzoeken van andere gebruikers in dezelfde werkgroep zijn zichtbaar in je dashboard als je de weergave op Alle verzoeken instelt.

De makkelijkste methode om verzoeken aan een werkgroep toe te voegen, is tijdens het aanmaken. In de eerste workflowstap van elk verzoektype, kun je direct een werkgroep selecteren, indien je lid bent van minimaal één werkgroep.

Ook in het verzoekendashboard is het mogelijk om een of meerdere verzoeken aan een werkgroep toe te wijzen, uit een werkgroep te verwijderen of de werkgroep te wijzigen. Dit doe je door door verzoeken in het dashboard te selecteren en in het Opties menu te kiezen voor Werkgroep wijzigen.

2.3 Verzoekstatus

Als een verzoek nog niet is verzonden, zal het selecteren van de titel van het verzoek de workflow opnieuw openen. In elk ander geval zal het selecteren van de titel van het verzoek de Verzoekstatus openen met alle beschikbare verzoekgegevens.

Het is altijd mogelijk om een verzoek te downloaden, ongeacht de status en voortgang, door Downloaden te selecteren. Onvoltooide acties zoals handtekeningen zullen dan zichtbaar zijn als lege velden.

Indien nodig kun je een verzonden verzoek op elk moment intrekken door Intrekken te selecteren. Je moet een duidelijke reden opgeven voor het intrekken van een verzoek. Alle personen die acties hebben voltooid of een e-mailuitnodiging hebben ontvangen om dit te doen, worden automatisch op de hoogte gesteld van de intrekking en de reden.

In de Acties tabel staan alle acties per persoon in chronologische volgorde. De actie die momenteel wordt uitgevoerd geeft ook alle afgelopen gebeurtenissen voor de actie weer.

De Documenten tabel bevat alle documenten. Met het ⋯ menu kun je elk document in het verzoek bekijken, indien er een preview beschikbaar is.

2.3.1 Herinnering versturen

Je kunt handmatig herinneringen sturen voor onvoltooide acties, die momenteel aan de beurt zijn. In de verzoek status onder Acties kun je in het ⋯ menu in de betreffende actieregel, kiezen voor Stuur herinnering. Er wordt dan onmiddellijk een nieuwe e-mailherinnering verzonden naar de persoon die aan de actie is gekoppeld.

2.3.2 Verzoek gegevens aanpassen

Indien nodig kunnen bepaalde persoonsgegevens en de actietermijn voor verzonden en verlopen verzoeken worden aangepast. In de verzoek status onder Acties, kies je in het ⋯ menu de opties Persoon bewerken of Deadline bewerken. Je kunt alleen gegevens wijzigen van acties die nog niet zijn voltooid.

Nadat je persoonsgegevens hebt aangepast, wordt er direct een nieuwe e-mailuitnodiging verzonden naar de persoon die aan de actie is gekoppeld. Als je de deadline van een verlopen verzoek hebt verlengd, wordt de status van het verzoek automatisch teruggezet naar Verzonden.

Het is nooit mogelijk om de inhoud van een verzoek te wijzigen, nadat het is verzonden. Dit is om integriteitsredenen. Als je de inhoud moet wijzigen, dien je het verzoek in te trekken en moet je een nieuw verzoek aanmaken.

3. Acties uitvoeren

Om een verzonden verzoek te voltooien, moeten alle personen alle acties voltooien, die aan hen zijn gekoppeld.

3.1 E-mailuitnodiging

Elke persoon ontvangt een e-mailuitnodiging, wanneer het hun beurt is om acties uit te voeren. Als een persoon een PKIsigning gebruiker is, kan deze acties voltooien door Ga naar verzoek te selecteren in de e-mailuitnodiging of door Ga naar verzoek te selecteren in het verzoekdashboard onder het verzoek waaraan acties zijn gekoppeld. Alle andere personen moeten Ga naar verzoek selecteren in de e-mailuitnodiging die naar hen is verzonden en eerst hun identiteit bewijzen met behulp van de identificatiemethode, die voor hen is geselecteerd.

Elke e-mailuitnodiging geeft een overzicht met de relevante verzoekgegevens en alle acties die moeten worden uitgevoerd.

3.2 Identificatie

PKIsigning gebruikers kunnen altijd toegang krijgen tot een verzoek met hun gebruikersnaam, wachtwoord en eventueel 2-factor authenticatiemiddel. Alle andere personen die acties moeten uitvoeren in een verzoek, moeten zich eerst identificeren voor ze toegang kunnen krijgen.

De methode en het niveau van identificatie wordt bepaald door de gebruiker die personen heeft toegevoegd aan het verzoek: Nieuw: Handleiding voor gebruikers | 1.2.2 Personen toevoegen.

De standaard identificatiemethode is 2-factor authenticatie door middel van een SMS code of een WhatsApp authenticatie bericht.

3.3 Verzoek

Zodra een persoon toegang krijgt tot een verzoek, wordt er nogmaals een overzicht getoond van alle acties die moeten worden voltooid. Dit overzicht is altijd beschikbaar door in het ☰ menu te kiezen voor Actieoverzicht.

Andere belangrijke functies in het ☰ menu zijn:

• Download review kopie: Kopieën van alle originele documenten voorzien van een watermerk voor beoordelingsdoeleinden.

• Verzoek afwijzen: Als een persoon niet bereid is om een of meer acties uit te voeren, kan deze functie worden gekozen om de eigenaar van het verzoek hiervan op de hoogte te stellen. Het opgeven van een reden voor afwijzing is verplicht. Na een afwijzing worden de verzoekeigenaar en alle personen die al acties hebben uitgevoerd direct per e-mail op de hoogte gebracht. De reden van afwijzing is ook zichtbaar in de verzoekstatus.

3.3.1 Actie navigatie

Alle documenten die deel uitmaken van het verzoek, worden verticaal onder elkaar weergegeven. Elk document heeft een duidelijke documentkop met een bestandsnaam om ze uit elkaar te houden.

Aan de linkerkant bevindt zich de actie navigatie. Deze geeft het aantal acties weer en of ze wel of niet zijn voltooid. Ook zie je of een actie zich hoger of lager bevindt ten opzichte van de huidige pagina.

Een persoon kan naar acties navigeren door er naartoe te scrollen of door Start te selecteren in de menubalk om de automatische workflow te gebruiken. Deze workflow leidt hen in de juiste volgorde door alle noodzakelijke stappen, om alle acties in alle documenten te voltooien. Wanneer een persoon de workflow onderbreekt door handmatig door de documenten te scrollen, kan deze Doorgaan selecteren om de workflow te starten bij de eerste actie, die nog moet worden voltooid.

3.3.2 Documenten ondertekenen

Wanneer een persoon een document moet ondertekenen, kunnen ze Ondertekenen selecteren nadat ze naar de relevante positie in het document zijn genavigeerd. In het venster zien ze hun gevalideerde persoonlijke gegevens en verschillende ondertekenopties.

Om het document daadwerkelijk te ondertekenen, selecteert een persoon Nu ondertekenen. Afhankelijk van de gekozen ondertekenmethode kunnen er extra stappen nodig zijn, zoals inloggen bij een Certificaat Autoriteit.

3.3.3 Documenten goedkeuren

Wanneer een persoon een document moet goedkeuren, kan deze Goedkeuren selecteren op de relevante positie onderaan het document.

In het venster zien ze hun gevalideerde persoonlijke gegevens. Om het document daadwerkelijk goed te keuren selecteert een persoon Nu goedkeuren.

3.3.4 Bestanden downloaden

Je kunt op verschillende manieren de inhoud van een voltooid verzoek downloaden. Dit is afhankelijk van de bijbehorende actie of de persoon nog andere acties in het verzoek heeft en of de persoon de laatste is die acties voor het verzoek voltooit. Al deze scenario’s resulteren in een andere uitkomst:

• Wanneer een persoon ook documenten ondertekent of goedkeurt, maar niet de laatste persoon is die acties voor het verzoek voltooit, krijgt deze een melding dat de gevraagde acties met succes zijn voltooid en dat een e-mail notificatie verzonden wordt, zodra het verzoek is afgerond en beschikbaar is om te downloaden.

• Wanneer een persoon ook documenten ondertekent of goedkeurt en de enige of laatste persoon is die dit voor het verzoek doet, krijgt deze direct toegang om het verzoek te downloaden. De persoon ontvangt ook een e-mail notificatie, dat het verzoek is afgerond en beschikbaar is om te downloaden.

• Wanneer een persoon geen andere acties voor het verzoek heeft dan downloaden, ontvangt deze een e-mailuitnodiging, zodra alle overige acties in het verzoek zijn voltooid. Zodra alle downloadacties zijn uitgevoerd, krijgt het verzoek de status afgerond.

Standaard zijn alle bestanden geselecteerd om te downloaden. Het verzoek kan worden gedownload door Downloaden te selecteren. Alle bestanden worden altijd apart gedownload.

4. Validatie

Het kunnen valideren van de bewijslast is noodzakelijk om de rechtsgevolgen aan te kunnen tonen van acties, die personen hebben verricht in of op bestanden die gezamenlijk deel uitmaakten van een verzoek. PKIsigning biedt bewijslast op zowel documentniveau als verzoekniveau.

4.1 Elektronische handtekeningen valideren

Het valideren van elektronische handtekeningen vindt plaats op documentniveau. Elk elektronisch ondertekend document met PKIsigning is gehasht met de persoonlijke gegevens van de ondertekenaars. Als een persoonlijk certificaat is gebruikt, kan de validatie in elke moderne PDF-viewer, zoals Adobe Acrobat, worden gedaan. De autoriteit die het persoonlijke certificaat heeft uitgegeven, levert alle bewijslast die nodig is via openbare vertrouwenslijsten.

In elk ander geval kan de integriteit van een handtekening ook worden gevalideerd in elke moderne PDF-viewer, maar de identiteit van de ondertekenaars kan niet worden gevalideerd zonder extra bewijslast.

PKIsigning biedt dit aanvullende bewijs op documentniveau via een openbare validatiedienst, bereikbaar via https://pkisigning.nl/validatie. Iedere persoon die een kopie van het elektronisch ondertekende document heeft, kan dit uploaden en Valideer selecteren. Het platform ontsleutelt de gehashte persoonsgegevens van alle ondertekenaars, die in het document aanwezig zijn en biedt deze aan als downloadbare audittrail. Persoonsgegevens zijn deels gemaskeerd om te voldoen aan de AVG. Een volledige versie is op te vragen via support@pkisigning.nl.

Het gebruik van de openbare validatiedienst voor afzonderlijke documenten is alleen nodig als je niet beschikt over het Detached Certificate van het verzoek, aangezien dit al alle gegevens bevat die nodig zijn om de identiteit van een ondertekenaar te valideren.

4.2 Een verzoek valideren (Detached Certificate)

De zwaarste bewijslast wordt geleverd door het Detached Certificate. Dit is een XML-bestand dat in elke webbrowser kan worden bekeken en automatische validatie mogelijk maakt.

Het Detached Certificate bevat alle gevalideerde persoonsgegevens en de betrouwbaarheidsniveaus waaraan ze voldoen, alle uitgevoerde acties en alle bestanden die onderdeel uitmaakten van een verzoek. Daarnaast bevat het alle cryptografische hashes van de gebruikte certificaten en alle hashes van de bestanden. Dit bewijst de relatie van de bestanden als onderdeel van één verzoek en of een document is gewijzigd na afronding van een verzoek. Zodra het Detached Certificaat is gegenereerd, wordt het zelf versleuteld om een sluitende bewijslast te vormen.

Wanneer het Detached Certificate is ingeschakeld, ontvangen alle personen en de eigenaar van het verzoek een volledige kopie.

5. Account settings

Elke PKIsigning-gebruiker heeft toegang tot zijn accountinstellingen door rechtsboven Mijn account te selecteren in het Gebruikersnaam menu.

Accountinstellingen bestaan uit:

• Profiel: persoonlijke gegevens en taalinstellingen

• Handtekening: methode en aanbieder

• Beveiliging: wachtwoord- en authenticatie-instellingen

• Rollen: overzicht van benoemde rollen

• Werkgroepen: overzicht van werkgroeplidmaatschappen

5.1 Multi-factor authenticatie inschakelen

5.1.1 Authenticator-app

Navigeer in Account naar Beveiliging en activeer de schakelaar: ‘Schakel authenticatie met een authenticator-app in’. Voordat je verder kunt gaan, vraagt het platform om je wachtwoord op te geven.

Nadat je Volgende hebt geselecteerd, krijg je een QR-code en een sleutel te zien.

Als je op een mobiel apparaat werkt, kopieer je de sleutel en open je een authenticatie-app naar voorkeur. Maak in de authenticatie-app een nieuw account aan en noem het PKIsigning. Voer de sleutel in en voltooi de stappen om het nieuwe account op te slaan. Kopieer vervolgens de 2FA-code voor het PKIsigning-account en ga terug naar het platform in de browser. Plak de 2FA-code in het veld 'Two factor code' en selecteer Volgende.

Kopieer nu de herstelcodes en bewaar ze op een veilige locatie, zoals een betrouwbare wachtwoordkluis. Als je geen toegang hebt tot de authenticator-app, kun je altijd een van de herstelcodes gebruiken om in te loggen.

Selecteer Doorgaan om het inschakelen van 2FA te voltooien. Vanaf nu zal het platform naast je gebruikersnaam en wachtwoord altijd om een 2FA-code vragen.