Elke ondertekenaar ontvangt automatisch een ondertekenverzoek op zijn of haar e-mailadres zodra ze aan de beurt zijn om te ondertekenen.
In het ondertekenverzoek staan duidelijk de afzender, de documentnaam en de termijn waarin de ondertekening beschikbaar is vermeld.
Door te klikken op de knop ‘Nu ondertekenen’ of door de getoonde URL in een browservenster te plakken wordt de ondertekenaar naar het ondertekenplatform gestuurd.
Indien de ondertekenaar een gebruikersaccount bij PKIsigning heeft wordt er gevraagd om in te loggen met gebruikersnaam, wachtwoord en (indien geactiveerd) twee-factor authenticatie.
Indien de ondertekenaar géén gebruikersaccount heeft bij PKIsigning moet deze eerst zijn of haar identiteit bevestigen, door een verificatie uit te voeren door middel van WhatsApp. Je wordt dan naar een pagina verwezen met het onderstaande veld. Volg de stappen 1 tot en met 4 om toegang tot het document te krijgen en te ondertekenen.
Zet een vinkje voor het akkoord onderaan.
Scan de QR code die na stap 1 zichtbaar wordt met je telefoon.
Indien je ondertekend op je mobile device, (telefoon of tabblad) moet je op de QR code drukken/klikken in plaats van deze te scannen met je camera!
Dit kan door middel van je camera app of direct in WhatsApp zoals onderstaand.
Na het scannen van de QR code en het klikken op de melding die verschijn opent WhatsApp zich met ingevoerde gegevens.
Klik op verzenden.
Hierna zal je zien dat op de computer de pagina verder gaat en je dossier geladen wordt.
Hier onder vindt je het gehele proces in een filmpje.
Indien je geen WhatsApp hebt op je telefoon of wenst deze niet te gebruiken kan er ook gekozen worden voor “Ik heb geen WhatsApp”. Welke je kan vinder onder het vinkje voor de voorwaarden.
Je kan dan gebruik maken van een sms die naar je wordt verstuurd. Na ontvangst dien je deze code in te voeren.
LET OP! Sms berichtjes komen helaas niet in alle gevallen aan. Het kan nodig zijn dat je je toestel opnieuw dient op te starten en je een nieuwe sms moet aanvragen. Wij van PKIsigning zijn hierin afhankelijk van derden en hebben hier geen invloed op.
Zodra is ingelogd of het mobiele telefoonnummer is bevestigd, krijgt de ondertekenaar het document te zien. In de kolom ‘Audit trail’ rechts bovenin het scherm staan de gegevens en de volgorde van de ondertekenaars. Door op je eigen naam te klikken, navigeer je direct naar de plaats van ondertekening.
De ondertekenaar kan nu kiezen voor ‘Ondertekenen’ of ‘Afwijzen’. Als de ondertekenaar het document afwijst, kan hij een reden opgeven waarom hij of zij het document afwijst. Als een ondertekenaar kiest om het document te ondertekenen zal dit, afhankelijk van de organisatie instellingen, direct gebeuren óf de ondertekenaar wordt eerst gevraagd om te kiezen hoe zijn of haar handtekening er uit moet komen te zien. Er is keuze tussen een automatisch gegenereerd stempel, een handgeschreven handtekening óf een afbeelding van een handtekening.
De weergave van de handtekening heeft geen invloed op de juridische geldigheid.
Het maximum formaat van een afbeelding is 100Kb
Indien de ondertekenaar beschikt over een persoonlijk (beroeps)certificaat zal gevraagd worden om deze te gebruiken voor de ondertekening. Als de ondertekenaar niet over een eigen certificaat beschikt, wordt het certificaat van PKIsigning gebruikt. Voor het signen met een HSM certificaat kun hier verder gaan.
Als de ondertekenaar de enige of laatste ondertekenaar is, kan hij direct het ondertekende document downloaden. Alle ondertekenaars ontvangen altijd een e-mail met downloadlink zodra het document door alle ondertekenaars is ondertekend.