Nieuw: Handleiding voor organisatiebeheerders

Owned by Tom Van Bolhuis
Last updated: jan. 31, 2024 by Mirjam van Wolde
10 min read

Het doel van deze handleiding is om organisatiebeheerders een overzicht te bieden van alle functies en instellingen van het platform. Relevante artikelen met meer informatie over specifieke onderwerpen zullen gedurende deze handleiding worden gelinkt.

Je kunt bij de instellingen komen door Instellingen te selecteren onder het gebruikersnaam menu in de rechterbovenhoek van het platform.

Om instellingen -anders dan accountinstellingen- in deze handleiding te kunnen configureren, moet je een organisatiebeheerder zijn. Je kunt controleren of je een organisatiebeheerder bent onder Account / Rollen.

 

1. Account

Onderdeel

Instelling

Omschrijving

Bijzonderheden

Opties

Onderdeel

Instelling

Omschrijving

Bijzonderheden

Opties

1.1 Profiel

E-mailadres

Alleen lezen

 

Voornaam

 

Verplicht

  • Bewerken

Tussenvoegsel

 

 

  • Bewerken

Achternaam

 

Verplicht

  • Bewerken

Mobiel telefoonnummer

Dit veld gebruikt automatische opmaak op basis van landcode.

Verplicht

  • Bewerken

Organisatie

Organisatienaam kan alleen worden bewerkt door PKIsigning beheerders.

Alleen lezen

 

Language

Platformtaalinstelling voor gebruikers.

 

  • Nederlands

  • Engels

1.2 Handtekening

Methode

Gebruikers zonder persoonlijk ondertekeningscertificaat moeten PKIsigning eSeal selecteren.

 

  • PKIsigning eSeal

  • USB hardtoken (browser plug-in)

  • USB hardtoken (agent)

  • Cloudcertificaten

Standaard vertrouwensserviceprovider

Gebruikers met een cloudgebaseerd persoonlijk ondertekeningscertificaat kunnen hun aanbieder selecteren.

 

  • DigiCert + QuaVadis Remote Signature Service (oud)

  • DigiCert One Document Signing

  • Digidentity EU

  • Vidua Remote Signature Service

  • itsme

1.3 Beveiliging

Twee-factor authenticatie

Alleen beschikbaar voor gebruikers die geen Single Sign-On (SSO) gebruiken.

 

  • Inschakelen

  • Uitschakelen

1.4 Rollen

Rollen

Alleen lezen

 

1.5 Werkgroepen

Werkgroepen

Alleen lezen

 

2. Applicatie

Onderdeel

Instelling

Omschrijving

Bijzonderheden

Opties

Onderdeel

Instelling

Omschrijving

Bijzonderheden

Opties

2.1 Verzoeken

Beschikbare verzoektypes

Bepaalt of alleen de standaard verzoektypes (Zelf ondertekenen, Ondertekenverzoek en Veilig bestanden delen) of ook de Specialist verzoektypes in het platform beschikbaar zijn.

 

  • Inschakelen

  • Uitschakelen

2.2 Documenten

Briefpapier

Sjablonen voor briefpapier toevoegen, beheren en verwijderen (alleen PDF).

 

  • Bladeren

  • Uploaden

  • Verwijderen

2.3 E-mail

Standaard taal

De standaardtaal voor e-mailuitnodigingen en meldingen (alle gebruikers kunnen dit per verzoek, per persoon wijzigen).

 

  • Nederlands

  • Engels

Standaard afzender

Bepaalt wie als afzender wordt gecommuniceerd in e-mailuitnodigingen.

 

  • Organisatie (naam)

  • Werkgroep (naam)

  • Verzoek eigenaar (naam)

  • Verzoek verzender (naam)

Adresboek

Bepaalt de toegang van gebruikers tot persoonlijke gegevens van (externe) personen. Kies organisatieniveau (standaard) voor volledige toegang, Gebruikersniveau voor toegang tot alleen hun eigen contacten of Uit om de toegang volledig uit te schakelen. Alle gebruikers hebben altijd toegang tot persoonlijke gegevens van andere organisatiegebruikers.

 

  • Uit

  • Gebruikersniveau

  • Organisatieniveau

Persoonlijke begroeting

Indien ingeschakeld kunnen gebruikers (optioneel) een begroeting schrijven, die als introductie wordt gebruikt voor de e-mailuitnodiging.

 

  • Inschakelen

  • Uitschakelen

Meldingen

Bepaalt welke gebruikers en (externe) personen meldingen ontvangen en in sommige gevallen hoeveel uur voor een deadline.

 

  • Actie herinnering

  • Actie verlopen

  • Actie mislukt

  • Actie afgerond

  • Verzoek afgerond

  • Opschoon herinnering

  • Verzoek opgeschoond

  • Digipoort status

2.4 Ondertekenen

Beschikbare weergaveopties van de handtekening

Bepaalt welke weergaveopties gebruikers kunnen selecteren voor het plaatsen van handtekeningen in PDF documenten. Dit heeft geen invloed op het niveau van de handtekening zelf.

 

  • Stempel:

    • Interne- en externe gebruikers

      • Inschakelen

      • Uitschakelen

  • Tekenen:

    • Interne- en externe gebruikers

      • Inschakelen

      • Uitschakelen

  • Afbeelding:

    • Interne- en externe gebruikers

      • Inschakelen

      • Uitschakelen

Reden

Indien ingeschakeld, kunnen personen (optioneel) een reden kiezen voor het ondertekenen van een document. Je kunt redenen opgeven waaruit personen kunnen kiezen of ze kunnen er zelf een opgeven. De reden zal deel uitmaken van de handtekeningdetails in het PDF-bestand.

 

  • Inschakelen

  • Uitschakelen

  • Reden toevoegen

  • Verwijderen

Locatie

Indien ingeschakeld, kunnen personen (optioneel) een locatie opgeven voor het ondertekenen van een document. Je kunt locaties opgeven waaruit personen kunnen kiezen of ze kunnen er zelf een opgeven. De locatie zal deel uitmaken van de handtekeningdetails in het PDF-bestand.

 

  • Inschakelen

  • Uitschakelen

  • Locatie toevoegen

  • Verwijderen

3. Beveiliging

Onderdeel

Instelling

Omschrijving

Bijzonderheden

Opties

Onderdeel

Instelling

Omschrijving

Bijzonderheden

Opties

3.1 Algemeen

Toon tijdelijk alle verzoeken

Stelt een organisatiebeheerder in staat om tijdelijk alle verzoeken van alle organisatiegebruikers in het dashboard te zien. Een beheerder kan vervolgens in noodgevallen het eigenaarschap van een verzoek overnemen. Na uitloggen wordt de optie automatisch gedeactiveerd.

 

  • Inschakelen

  • Uitschakelen

Forceer twee-factor authenticatie voor alle gebruikers

Dwingt alle gebruikers om de eerstvolgende keer dat ze inloggen een multi-factor methode in te schakelen.

 

  • Inschakelen

  • Uitschakelen

3.2 Identiteit

Identificatie providers

Lijst van alle beschikbare identificatie providers.

 

  • SMS OTP (Default)

  • WhatsApp authenticatie

  • iDIN

3.3 Validatie

Detached certificate

Het detached certificate maakt volledige validatie van een verzoek mogelijk.

 

  • Inschakelen

  • Uitschakelen

3.4 SSO

Single Sign-On

Maakt gebruik van een Single Sign On-provider mogelijk voor authenticatie bij PKIsigning. Indien ingeschakeld, worden gebruikers na het invoeren van hun gebruikersnaam bij het inloggen, doorverwezen naar de SSO-provider.

Voor organisaties met branding functionaliteit werkt de instelling op basis van de geconfigureerde URL. Gebruikers zien in dit geval nooit het PKIsigning inlogscherm, maar worden direct doorverwezen.

 

  • Microsoft Azure AD forceren

4. Integraties en koppelingen

4.1 Soorten integraties

Het platform ondersteunt vier soorten integraties:

Platform API

Diverse softwareoplossingen (CRM, DMS, ERP) integreren met PKIsigning voor een automatische workflow. Je kunt een verzoek met alle benodigde verzoekgegevens rechtstreeks vanuit de softwareoplossing verzenden. PKIsigning zal automatisch uitnodigingen versturen naar personen om acties te voltooien. Zodra een verzoek is afgerond, stuurt PKIsigning het verzoek terug naar de oorspronkelijke softwareoplossing.

Documenten

Stelt gebruikers in staat om handmatig bestanden te importeren en exporteren vanuit- of naar- een geconfigureerde bron.

Adresboek

Stelt gebruikers in staat om toegang te krijgen tot persoonsgegevens vanuit een geconfigureerde bron.

Services

Specifieke integraties voor gebruik in Specialist workflows.

Onderdeel

Instelling

Opties

Configuratie

Omschrijving

Onderdeel

Instelling

Opties

Configuratie

Omschrijving

4.2 Platform API

AFAS

  • Inschakelen

  • Uitschakelen

  • Bewerken

  • Token

Dit is de token die je hebt gegenereerd in de appconnector in AFAS.

  • Base URL

Dit is de URL van je AFAS-omgeving. Deze heeft altijd de volgende structuur: https://12345.insite.afas.online waarbij de nummers 12345 moeten worden vervangen door je eigen AFAS-omgevingsnummer.

  • Werkgroep

    • Vertrouwensniveau

Mogelijkheid om een standaard werkgroep te selecteren waarin verzoeken vanuit AFAS worden geplaatst.

  • Belastingaangiften (FTP)

Indien ingeschakeld, ondersteunt de integratie aangiften vanuit AFAS fiscaal.

  • Meerdere documenten per verzoek toestaan

Indien ingeschakeld, ondersteunt de integratie verzoeken met meerdere documenten.

4.3 Documenten

Sharepoint

  • Inschakelen

  • Uitschakelen

 

De Sharepoint-integratie maakt gebruik van authenticatie op gebruikersniveau. Elke gebruiker wordt de eerste keer, dat deze de integratie gebruikt, gevraagd om in te loggen met hun (zakelijke) Microsoft-account.

4.4 Adresboek

Simplicate

  • Inschakelen

  • Uitschakelen

  • Bewerken

  • API key

Simplicate API key.

  • API secret

Simplicate API secret.

  • Simplicate subdomein

Simplicate subdomein (https://yourorganisation.simplicate.nl).

4.5 Services

Digipoort

  • Inschakelen

  • Uitschakelen

  • Bewerken

  • Productieomgeving inschakelen

De testomgeving stelt je in staat om de integratie te testen. Publicaties en aangiftes worden niet gepubliceerd. Alleen beschikbaar voor Specialist abonnementen.

SBR Nexus

  • Inschakelen

  • Uitschakelen

  • Bewerken

  • Productieomgeving inschakelen

De testomgeving stelt je in staat om de integratie te testen. Publicaties en aangiftes worden niet gepubliceerd. Alleen beschikbaar voor Specialist abonnementen.

5. Organisatie

Onderdeel

Instelling

Omschrijving

Bijzonderheden

Opties

Onderdeel

Instelling

Omschrijving

Bijzonderheden

Opties

5.1 Overzicht

Organisatie ID

Het organisatie-ID wordt gebruikt voor configuratie- en ondersteuningsdoeleinden.

Alleen lezen

 

Kamer van Koophandel nummer

Wordt gebruikt voor communicatie met SBR Nexus.

 

  • Bewerken

Credits

Overzicht van totaal en resterende credits.

Alleen lezen

 

Licenties

Overzicht van beschikbare en geactiveerde (account)licenties.

Alleen lezen

 

Gebruik

Overzicht van gebruik van acties, methoden en niveaus.

Alleen lezen

 

5.2 Gebruikers

Als je accountlicenties beschikbaar hebt, kun je meer gebruikers aan je organisatie toevoegen. Nadat je alle gegevens hebt ingevoerd en Toevoegen hebt geselecteerd, ontvangt een gebruiker een e-mail voor accountactivatie. Als je organisatie SSO gebruikt, ontvangt een gebruiker geen e-mail voor accountactivatie, maar kan direct inloggen met de geconfigureerde provider.

Onderdeel

Instelling

Opties

Configuratie

Omschrijving

Onderdeel

Instelling

Opties

Configuratie

Omschrijving

Gebruikers

Gebruikers

  • Voeg gebruiker toe

  • Voornaam

 

  • Tussenvoegsel

 

  • Achternaam

 

  • E-mailadres

 

  • Mobiel telefoonnummer

Dit veld gebruikt automatische opmaak op basis van landcode.

  • Taal

Taal van de accountactivatie e-mail en platform omgeving voor de nieuwe gebruiker.

  • Rollen

  • Gebruiker

  • Organisatiebeheerder

  • Bewerken

 

Opent de accountinstellingen voor de geselecteerde gebruiker.

  • Verwijderen

 

Verwijdert de geselecteerde gebruiker uit het systeem.

Gebruikersgegevens exporteren (.csv)

 

 

Exporteert alle beschikbare gebruikersgegevens in een .csv-bestand (csv bestanden voor dummies - Google Zoeken).

5.3 Werkgroepen

Met de werkgroepfunctionaliteit kun je als team samenwerken om verzoeken te beheren. Nadat een werkgroep is gemaakt en leden zijn toegevoegd, kan elke gebruiker die lid is, ervoor kiezen om een nieuw verzoek beschikbaar te maken voor de werkgroep in de eerste stap van het maken van een nieuw verzoek.

5.3.1 Werkgroepverzoeken beheren

In het verzoekendashboard kan een gebruiker Toon alle verzoeken selecteren om werkgroepverzoeken samen met hun eigen verzoeken te kunnen zien. Bovendien kan een gebruiker ervoor kiezen om alleen verzoeken van bepaalde werkgroepen te zien door het Filters menu te gebruiken.

5.3.2 Vertrouwensniveaus

Werkgroepen ondersteunen vertrouwensniveaus. Door vertrouwensniveaus in te schakelen voor een werkgroep, kan een extra laag vertrouwelijkheid aan de werkgroep worden toegevoegd. Nadat je Gebruik vertrouwensniveaus voor deze werkgroep hebt ingeschakeld, kan elke gebruiker een vertrouwensniveau per verzoek kiezen, zodat het alleen beschikbaar wordt gesteld voor andere gebruikers met het juiste vertrouwensniveau.

Onderdeel

Instelling

Opties

Configuratie

Omschrijving

Onderdeel

Instelling

Opties

Configuratie

Omschrijving

Werkgroepen

Werkgroepen

  • Voeg werkgroep toe

  • Bewerken

  • Naam werkgroep

 

  • Gebruik vertrouwensniveaus voor deze werkgroep

Hiermee kun je de configuratie van vertrouwensniveaus mogelijk maken.

  • Gebruiker toevoegen

Dit veld maakt gebruik van automatisch aanvullen.

  • Vertrouwensniveau

Alleen zichtbaar indien vertrouwensniveaus zijn ingeschakeld.

  • Verwijderen

Verwijdert een gebruiker uit de werkgroep

  • Verwijderen

 

Verwijdert een werkgroep uit het systeem. Je kunt een werkgroep pas verwijderen, als er geen actieve verzoeken meer aan gekoppeld zijn.

 

Onderdeel

Instelling

Opties

Bijzonderheden

Omschrijving

Onderdeel

Instelling

Opties

Bijzonderheden

Omschrijving

5.4 Credits

Credits

  • Gereserveerde organisatie credits

Alleen lezen

Overzicht van gereserveerde credits.

  • Creditbundels

Alleen lezen

Overzicht van beschikbare creditbundels en verbruik.

  • Herinnering laag ondertekensaldo

 

Kies vanaf welk percentage resterend een e-mailnotificatie wordt verzonden.

5.5 Opslag (Premium)

De (privé) opslagfunctie stelt je in staat om een specifieke Azure Blob-opslag in je eigen Microsoft-tenant te configureren, die wordt gebruikt als documentopslag voor het PKIsigning-platform. Documenten verlaten je tenant alleen tijdens het ondertekenen. Deze functionaliteit helpt je bij het behouden van absolute controle over je privacy- en beveiliging processen.

Onderdeel

Instelling

Opties

Configuratie

Omschrijving

Onderdeel

Instelling

Opties

Configuratie

Omschrijving

Opslag

Persoonlijke Azure Blob-opslag

  • Inschakelen

  • Uitschakelen

  • Connection string

Azure Blob storage connection string

5.6 Branding (Premium)

Met de branding-functionaliteit kun je het platform tonen in je eigen huisstijl aan gebruikers en klanten, alsof het je eigen product is. Naast het gebruik van logo's en kleuren kunnen ook domeinen volledig geconfigureerd worden voor zowel het platform als de e-mailberichten.

Onderdeel

Tabblad

Instelling

Omschrijving

Bijzonderheden

Opties

Onderdeel

Tabblad

Instelling

Omschrijving

Bijzonderheden

Opties

Branding

Algemeen

Productiemodus inschakelen

Door de productiemodus in te schakelen, vindt alle platformcommunicatie plaats met behulp van de geconfigureerde verzendnamen en adressen.

 

  • Inschakelen

  • Uitschakelen

Platform naam

De naam van het platform zoals je het wilt gebruiken in communicatie (bijv.: ABC ondertekeningsplatform).

 

  • Bewerken

Platform URL

Alleen lezen

 

Identity URL

Alleen lezen

 

E-mail afzender

De naam die wordt weergegeven in de e-mail inbox van een ontvanger.

 

  • Bewerken

SMS-naam afzender

De naam die wordt weergegeven in de sms-inbox van een ontvanger.

 

  • Bewerken

Privacyverklaring URL

URL waar de privacyverklaring van je organisatie is gehost.

 

  • Bewerken

Algemene voorwaarden URL

URL waar de algemene voorwaarden van je organisatie zijn gehost.

 

  • Bewerken

Kennisbank inschakelen

De PKIsigning kennisbank in het Gebruikersnaam menu weergeven.

 

  • Inschakelen

  • Uitschakelen

Privé WhatsApp voor bedrijven inschakelen

Gebruik je eigen zakelijke telefoonnummer als contact voor WhatsApp-authenticatie.

 

  • Inschakelen

  • Uitschakelen

Afbeeldingen

Identity logo

Wordt weergegeven in alle authenticatie schermen. Gebruik een transparant PNG-bestand met een DPI van 72 en niet meer dan 50 pixels hoog. Logo's met een horizontale indeling hebben de beste zichtbaarheid op het platform.

 

  • Bladeren

  • Herstellen

Platform logo

Wordt weergegeven in alle platform schermen, inclusief het uitvoeren van acties door externen. Gebruik een transparant PNG-bestand met een DPI van 72 en niet meer dan 50 pixels hoog. Logo's met een horizontale indeling hebben de beste zichtbaarheid op het platform.

 

  • Bladeren

  • Herstellen

Favicon

Wordt weergegeven als pictogram in browsertabbladen. Gebruik een ICO-bestand, dat 16 pixels hoog en 16 pixels breed is of een veelvoud daarvan.

 

  • Bladeren

  • Herstellen

Watermerk stempel

Wordt gebruikt als watermerk in de handtekeningstempel. Gebruik een transparant PNG-bestand met een DPI van 72 en precies 175 pixels hoog en 116 pixels breed. Indien je geen watermerk kiest, wordt er een neutraal watermerk gebruikt.

 

  • Bladeren

  • Herstellen

Kleur

Basis kleuren

Een selectie van kleuren om het platform in lijn te brengen met je huisstijl.

 

  • Kleur kiezen

  • Herstellen

Toon geavanceerde kleurinstellingen

 

 

  • Inschakelen

  • Uitschakelen

Geavanceerde kleuren

Extra kleuren om elk detail van het platform te stijlen voor geavanceerde gebruikers.

 

  • Kleur kiezen

  • Herstellen

E-mail

Logo URL

Wordt weergegeven bovenaan alle e-mailberichten.

 

  • Bewerken

Voettekst

Bijv.: copyright of contactinformatie.

 

  • Bewerken

Footer disclaimer

Ruimte voor een email disclaimer.

 

  • Bewerken

Uitlijning

Uitlijning van de e-mail inhoud.

 

  • Links

  • Midden

  • Rechts

Gebruik HTML-editor

 

 

  • Inschakelen

  • Uitschakelen

Header code

HTML bewerkingsmogelijkheden voor geavanceerde gebruikers.

 

  • Inschakelen

  • Uitschakelen

Footer code

HTML bewerkingsmogelijkheden voor geavanceerde gebruikers.

 

  • Inschakelen

  • Uitschakelen

 

© 2020 PKIsigning, SBRS B.V.