Versie | Aanpassingen | Auteur |
|---|---|---|
1.0 |
| |
1.1 |
|
Het doel van deze handleiding is om organisatiebeheerders een overzicht te bieden van alle functies en instellingen van het platform. Relevante artikelen met meer informatie over specifieke onderwerpen zullen gedurende deze handleiding worden gelinkt.
Je kunt bij de instellingen komen door Instellingen te selecteren onder het gebruikersnaam menu in de rechterbovenhoek van het platform.
Om instellingen -anders dan accountinstellingen- in deze handleiding te kunnen configureren, moet je een organisatiebeheerder zijn. Je kunt controleren of je een organisatiebeheerder bent onder Account / Rollen.
Accountinstellingen zijn beschikbaar voor alle gebruikers op alle apparaten met verschillende schermresoluties. Alle andere instellingen zijn alleen beschikbaar op apparaten met een schermresolutie van minimaal 1280 pixels breed.
1. Account
Onderdeel | Instelling | Omschrijving | Bijzonderheden | Opties |
|---|---|---|---|---|
1.1 Profiel | E-mailadres | Beheerders kunnen gebruikersgegevens bewerken onder Organisatie / Gebruikers: https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1203699731/Nieuw+Handleiding+voor+organisatiebeheerders#5.2-Gebruikers | Alleen lezen | |
Voornaam | Verplicht |
| ||
Tussenvoegsel |
| |||
Achternaam | Verplicht |
| ||
Mobiel telefoonnummer | Dit veld gebruikt automatische opmaak op basis van landcode. | Verplicht |
| |
Organisatie | Organisatienaam kan alleen worden bewerkt door PKIsigning beheerders. | Alleen lezen | ||
Language | Platformtaalinstelling voor gebruikers. De taalinstelling voor personen die acties moeten voltooien, is gebaseerd op hun systeem- en browserinstellingen. Ze kunnen op elk moment overschakelen naar een andere beschikbare taal in de logo balk bovenaan het scherm. De taalinstelling voor e-mail uitnodigingen en meldingen kan worden geconfigureerd onder Applicatie / E-mail: https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1203699731/Nieuw+Handleiding+voor+organisatiebeheerders#2.2-E-mail |
| ||
1.2 Handtekening | Methode | Gebruikers zonder persoonlijk ondertekeningscertificaat moeten PKIsigning eSeal selecteren. De ondertekenmethode bepaalt de juridische gevolgen van de handtekening: Wet- en regelgeving voor elektronische toegang en handtekeningen in de Europese Unie (eIDAS) |
| |
Standaard vertrouwensserviceprovider | Gebruikers met een cloudgebaseerd persoonlijk ondertekeningscertificaat kunnen hun aanbieder selecteren. |
| ||
1.3 Beveiliging | Twee-factor authenticatie | Alleen beschikbaar voor gebruikers die geen Single Sign-On (SSO) gebruiken. Voor een uitleg over hoe je multi-factor authenticatie activeert, zie: https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1203830787/Nieuw+Handleiding+voor+gebruikers#5.1-Multi-factor-authenticatie-inschakelen |
| |
1.4 Rollen | Rollen | Beheerders kunnen gebruikersrollen bewerken onder Organisatie / Gebruikers: Nieuw: Handleiding voor organisatiebeheerders - PKIsigning kennisbank - Confluence (atlassian.net) | Alleen lezen | |
1.5 Werkgroepen | Werkgroepen | Beheerders kunnen werkroepen bewerken onder Organisatie / Werkgroepen: https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1203699731/Nieuw+Handleiding+voor+organisatiebeheerders#5.3-Werkgroepen | Alleen lezen |
2. Applicatie
Onderdeel | Instelling | Omschrijving | Bijzonderheden | Opties |
|---|---|---|---|---|
2.1 Verzoeken | Beschikbare verzoektypes | Bepaalt of alleen de standaard verzoektypes (Zelf ondertekenen, Ondertekenverzoek en Veilig bestanden delen) of ook de Specialist verzoektypes in het platform beschikbaar zijn. Voor een overzicht van alle beschikbare verzoektypes, verzoekstatussen en acties, zie: Nieuw: Overzicht van verzoekstatussen, verzoektypes en acties |
| |
2.2 Documenten | Briefpapier | Sjablonen voor briefpapier toevoegen, beheren en verwijderen (alleen PDF). |
| |
2.3 E-mail | Standaard taal | De standaardtaal voor e-mailuitnodigingen en meldingen (alle gebruikers kunnen dit per verzoek, per persoon wijzigen). |
| |
Standaard afzender | Bepaalt wie als afzender wordt gecommuniceerd in e-mailuitnodigingen. |
| ||
Adresboek | Bepaalt de toegang van gebruikers tot persoonlijke gegevens van (externe) personen. Kies organisatieniveau (standaard) voor volledige toegang, Gebruikersniveau voor toegang tot alleen hun eigen contacten of Uit om de toegang volledig uit te schakelen. Alle gebruikers hebben altijd toegang tot persoonlijke gegevens van andere organisatiegebruikers. Vanwege privacy- en veiligheidsredenen verwijdert het systeem na 24 uur alle gegevens van (externe) personen die geen deel meer uitmaken van een actief verzoek. Beheerders kunnen een integratie met een ondersteunde CRM-oplossing configureren onder Integraties / Adresboek: https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1203699731/Nieuw+Handleiding+voor+organisatiebeheerders#4.1.3-Adresboek-integraties |
| ||
Persoonlijke begroeting | Indien ingeschakeld kunnen gebruikers (optioneel) een begroeting schrijven, die als introductie wordt gebruikt voor de e-mailuitnodiging. |
| ||
Meldingen | Bepaalt welke gebruikers en (externe) personen meldingen ontvangen en in sommige gevallen hoeveel uur voor een deadline. |
| ||
2.4 Ondertekenen | Beschikbare weergaveopties van de handtekening | Bepaald welke weergaveopties gebruikers kunnen selecteren voor het plaatsen van handtekeningen in PDF documenten. Dit heeft geen invloed op het niveau van de handtekening zelf. |
| |
Reden | Indien ingeschakeld, kunnen personen (optioneel) een reden kiezen voor het ondertekenen van een document. Je kunt redenen opgeven waaruit personen kunnen kiezen of ze kunnen er zelf een opgeven. De reden zal deel uitmaken van de handtekeningdetails in het PDF-bestand. |
| ||
Locatie | Indien ingeschakeld, kunnen personen (optioneel) een locatie opgeven voor het ondertekenen van een document. Je kunt locaties opgeven waaruit personen kunnen kiezen of ze kunnen er zelf een opgeven. De locatie zal deel uitmaken van de handtekeningdetails in het PDF-bestand. |
|
3. Beveiliging
Onderdeel | Instelling | Omschrijving | Bijzonderheden | Opties |
|---|---|---|---|---|
3.1 Algemeen | Toon tijdelijk alle verzoeken | Stelt een organisatiebeheerder in staat om tijdelijk alle verzoeken van alle organisatiegebruikers in het dashboard te zien. Een beheerder kan vervolgens in noodgevallen het eigenaarschap van een verzoek overnemen. Na uitloggen wordt de optie automatisch gedeactiveerd. |
| |
Forceer twee-factor authenticatie voor alle gebruikers | Dwingt alle gebruikers om de eerstvolgende keer dat ze inloggen een multi-factor methode in te schakelen. |
| ||
3.2 Identiteit | Identificatie providers | Lijst van alle beschikbare identificatie providers. De identificatiemethode bepaalt het zekerheidsniveau, dat wordt gebruikt voor toegang tot de inhoud van een verzoek en in veel gevallen de juridische gevolgen van een handtekening: Wet- en regelgeving voor elektronische toegang en handtekeningen in de Europese Unie (eIDAS) |
| |
3.3 Validatie | Detached certificate | Het detached certificate maakt volledige validatie van een verzoek mogelijk. Voor meer informatie over validatie, zie: https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1203830787/Nieuw+Handleiding+voor+gebruikers#4.-Validatie |
| |
3.4 SSO | Single Sign-On | Maakt gebruik van een Single Sign On-provider mogelijk voor authenticatie bij PKIsigning. Indien ingeschakeld, worden gebruikers na het invoeren van hun gebruikersnaam bij het inloggen, doorverwezen naar de SSO-provider. Voor organisaties met branding functionaliteit werkt de instelling op basis van de geconfigureerde URL. Gebruikers zien in dit geval nooit het PKIsigning inlogscherm, maar worden direct doorverwezen. |
|
4. Integraties en koppelingen
4.1 Soorten integraties
Het platform ondersteunt vier soorten integraties:
Platform API
Diverse softwareoplossingen (CRM, DMS, ERP) integreren met PKIsigning voor een automatische workflow. Je kunt een verzoek met alle benodigde verzoekgegevens rechtstreeks vanuit de softwareoplossing verzenden. PKIsigning zal automatisch uitnodigingen versturen naar personen om acties te voltooien. Zodra een verzoek is afgerond, stuurt PKIsigning het verzoek terug naar de oorspronkelijke softwareoplossing.
Het configureren van een API-integratie voor PKIsigning moet meestal worden uitgevoerd in de softwareoplossing waarin je deze wilt gebruiken. Sommige API-integraties moeten ook op het platform van configuratie voorzien worden.
Voor een overzicht van beschikbare API-integraties, zie: https://pkisigning.nl/integraties/
Documenten
Stelt gebruikers in staat om handmatig bestanden te importeren en exporteren vanuit- of naar- een geconfigureerde bron.
Adresboek
Stelt gebruikers in staat om toegang te krijgen tot persoonsgegevens vanuit een geconfigureerde bron.
Services
Specifieke integraties voor gebruik in Specialist workflows.
Onderdeel | Instelling | Opties | Configuratie | Omschrijving |
|---|---|---|---|---|
4.2 Platform API | AFAS |
|
| Dit is de token die je hebt gegenereerd in de appconnector in AFAS. Dit AFAS-helpartikel beschrijft hoe je de token genereert: https://help.afas.nl/help/NL/SE/120718.htm#o120886 |
| Dit is de URL van je AFAS-omgeving. Deze heeft altijd de volgende structuur: https://12345.insite.afas.online waarbij de nummers 12345 moeten worden vervangen door je eigen AFAS-omgevingsnummer. Dit AFAS-helpartikel beschrijft de URL's van AFAS-test- en acceptatieomgevingen: https://help.afas.nl/help/NL/SE/App_Conect_WebSrv_Addrss.htm?query=url%20connectoren | |||
| Mogelijkheid om een standaard werkgroep te selecteren waarin verzoeken vanuit AFAS worden geplaatst. | |||
| Indien ingeschakeld, ondersteund de integratie aangiften vanuit AFAS fiscaal. | |||
| Indien ingeschakeld, ondersteunt de integratie verzoeken met meerdere documenten. | |||
4.3 Documenten | Sharepoint |
| De Sharepoint-integratie maakt gebruik van authenticatie op gebruikersniveau. Elke gebruiker wordt de eerste keer dat deze de integratie gebruikt gevraagd om in te loggen met hun (zakelijke) Microsoft-account. | |
4.4 Adresboek | Simplicate |
|
| Simplicate API key Dit Simplicate help-artikel beschrijft hoe je een API key en secret kan aanmaken: https://support.simplicate.nl/nl/articles/6693108-api-key-aanmaken-en-verwijderen |
| Simplicate API secret | |||
| Simplicate subdomein (https://yourorganisation.simplicate.nl) | |||
4.5 Services | Digipoort |
|
| De testomgeving stelt je in staat om de integratie te testen. Publicaties en aangiftes worden niet gepubliceerd. Alleen beschikbaar voor Specialist abonnementen. |
SBR Nexus |
|
| De testomgeving stelt je in staat om de integratie te testen. Publicaties en aangiftes worden niet gepubliceerd. Alleen beschikbaar voor Specialist abonnementen. |
5. Organisatie
Onderdeel | Instelling | Omschrijving | Bijzonderheden | Opties |
|---|---|---|---|---|
5.1 Overzicht | Organisatie ID | Het organisatie-ID wordt gebruikt voor configuratie- en ondersteuningsdoeleinden. | Alleen lezen | |
Kamer van Koophandel nummer | Wordt gebruikt voor communicatie met SBR Nexus. |
| ||
Credits | Overzicht van totaal en resterende credits | Alleen lezen | ||
Licenties | Overzicht van beschikbare en geactiveerde (account)licenties | Alleen lezen | ||
Gebruik | Overzicht van gebruik van acties, methoden en niveaus. | Alleen lezen |
5.2 Gebruikers
Als je accountlicenties beschikbaar hebt, kun je meer gebruikers aan je organisatie toevoegen. Nadat je alle gegevens hebt ingevoerd en Toevoegen hebt geselecteerd, ontvangt een gebruiker een e-mail voor accountactivatie. Als je organisatie SSO gebruikt, ontvangt een gebruiker geen e-mail voor accountactivatie, maar kan direct inloggen met de geconfigureerde provider.
Je kunt SSO-providers configureren onder Beveiliging / SSO: https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1203699731/Nieuw+Handleiding+voor+organisatiebeheerders#3.4-SSO
Onderdeel | Instelling | Opties | Configuratie | Omschrijving |
|---|---|---|---|---|
Gebruikers | Gebruikers |
|
| |
| ||||
| ||||
| ||||
| Dit veld gebruikt automatische opmaak op basis van landcode. | |||
| Taal van de accountactivatie e-mail en platform omgeving voor de nieuwe gebruiker. | |||
|
| |||
| Opent de accountinstellingen voor de geselecteerde gebruiker. | |||
| Verwijdert de geselecteerde gebruiker uit het systeem. | |||
Gebruikersgegevens exporteren (.csv) | Exporteert alle beschikbare gebruikersgegevens in een .csv-bestand (csv bestanden voor dummies - Google Zoeken). |
5.3 Werkgroepen
Met de werkgroepfunctionaliteit kun je als team samenwerken om verzoeken te beheren. Nadat een werkgroep is gemaakt en leden zijn toegevoegd, kan elke gebruiker die lid is ervoor kiezen om een nieuw verzoek beschikbaar te maken voor de werkgroep in de eerste stap van het maken van een nieuw verzoek.
5.3.1 Werkgroepverzoeken beheren
In het verzoekendashboard kan een gebruiker Toon alle verzoeken selecteren om werkgroepverzoeken samen met hun eigen verzoeken te kunnen zien. Bovendien kan een gebruiker ervoor kiezen om alleen verzoeken van bepaalde werkgroepen te zien door het Filters menu te gebruiken.
5.3.2 Vertrouwensniveaus
Werkgroepen ondersteunen vertrouwensniveaus. Door vertrouwensniveaus in te schakelen voor een werkgroep, kan een extra laag vertrouwelijkheid aan de werkgroep worden toegevoegd. Nadat je Gebruik vertrouwensniveaus voor deze werkgroep hebt ingeschakeld, kan elke gebruiker een vertrouwensniveau per verzoek kiezen, zodat het alleen beschikbaar wordt gesteld voor andere gebruikers met het juiste vertrouwensniveau.
Onderdeel | Instelling | Opties | Configuratie | Omschrijving |
|---|---|---|---|---|
Werkgroepen | Werkgroepen |
|
| |
| Hiermee kun je de configuratie van vertrouwensniveaus mogelijk maken. | |||
| Dit veld maakt gebruik van automatisch aanvullen. | |||
| Alleen zichtbaar indien vertrouwensniveaus zijn ingeschakeld. | |||
| Verwijdert een gebruiker uit de werkgroep | |||
| Verwijdert een werkgroep uit het systeem. Je kunt een werkgroep pas verwijderen, als er geen actieve verzoeken meer aan gekoppeld zijn. |
Onderdeel | Instelling | Opties | Bijzonderheden | Omschrijving |
|---|---|---|---|---|
5.4 Credits | Credits |
| Alleen lezen | Overzicht van gereserveerde credits. Alleen PKIsigning-beheerders kunnen creditbundels toevoegen. Neem contact met ons op als je extra credits wilt aanschaffen. |
| Alleen lezen | Overzicht van beschikbare creditbundels en verbruik. Voor een overzicht van het verbruik van credits, zie: Nieuw: Overzicht creditverbruik | ||
| Kies vanaf welk percentage resterend een e-mailnotificatie wordt verzonden. |
5.5 Opslag (Premium)
De (privé) opslagfunctie stelt je in staat om een specifieke Azure Blob-opslag in je eigen Microsoft-tenant te configureren die wordt gebruikt als documentopslag voor het PKIsigning-platform. Documenten verlaten je tenant alleen tijdens het ondertekenen. Deze functionaliteit helpt je bij het behouden van absolute controle over je privacy- en beveiliging processen.
Alleen PKIsigning-beheerders kunnen premium functies activeren. Neem contact met ons op als je geïnteresseerd bent in het gebruik van een premium functie.
Onderdeel | Instelling | Opties | Configuratie | Omschrijving |
|---|---|---|---|---|
Opslag | Persoonlijke Azure Blob-opslag |
|
| Azure Blob storage connection string Dit Microsoft help-artikel beschrijft hoe je een Blob storage connection string kunt aanmaken: https://learn.microsoft.com/en-us/azure/storage/common/storage-configure-connection-string |
5.6 Branding (Premium)
Met de branding-functionaliteit kun je het platform tonen in je eigen huisstijl aan gebruikers en klanten, alsof het je eigen product is. Naast het gebruik van logo's en kleuren kunnen ook domeinen volledig geconfigureerd worden voor zowel het platform als de e-mailberichten.
Alleen PKIsigning-beheerders kunnen premium functies activeren. Neem contact met ons op als je geïnteresseerd bent in het gebruik van een premium functie.
Onderdeel | Tabblad | Instelling | Omschrijving | Bijzonderheden | Opties |
|---|---|---|---|---|---|
Branding | Algemeen | Productiemodus inschakelen | Door de productiemodus in te schakelen, vindt alle platformcommunicatie plaats met behulp van de geconfigureerde verzendnamen en adressen. |
| |
Platform naam | De naam van het platform zoals je het wilt gebruiken in communicatie (bijv.: ABC ondertekeningsplatform). |
| |||
Platform URL | Je kunt je (sub)domeinnamen kiezen tijdens het whitelabel onboarding-proces. Alleen PKIsigning-beheerders kunnen deze opties configureren. | Alleen lezen | |||
Identity URL | Je kunt je (sub)domeinnamen kiezen tijdens het whitelabel onboarding-proces. Alleen PKIsigning-beheerders kunnen deze opties configureren. | Alleen lezen | |||
E-mail afzender | De naam die wordt weergegeven in de e-mail inbox van een ontvanger. |
| |||
SMS-naam afzender | De naam die wordt weergegeven in de sms-inbox van een ontvanger. |
| |||
Privacyverklaring URL | URL waar de privacyverklaring van je organisatie is gehost. |
| |||
Algemene voorwaarden URL | URL waar de algemene voorwaarden van je organisatie zijn gehost. |
| |||
Kennisbank inschakelen | De PKIsigning kennisbank in het |
| |||
Privé WhatsApp voor bedrijven inschakelen | Gebruik je eigen zakelijke telefoonnummer als contact voor WhatsApp-authenticatie. Deze optie werkt alleen met aanvullende configuratie. Neem contact met ons op voor meer informatie. |
| |||
Afbeeldingen | Identity logo | Wordt weergegeven in alle authenticatie schermen. Gebruik een transparant PNG-bestand met een DPI van 72 en niet meer dan 50 pixels hoog. Logo's met een horizontale indeling hebben de beste zichtbaarheid op het platform. |
| ||
Platform logo | Wordt weergegeven in alle platform schermen, inclusief het uitvoeren van acties door externen. Gebruik een transparant PNG-bestand met een DPI van 72 en niet meer dan 50 pixels hoog. Logo's met een horizontale indeling hebben de beste zichtbaarheid op het platform. |
| |||
Favicon | Wordt weergegeven als pictogram in browsertabbladen. Gebruik een ICO-bestand dat 16 pixels hoog en 16 pixels breed is of een veelvoud daarvan. |
| |||
Watermerk stempel | Wordt gebruikt als watermerk in de handtekeningstempel. Gebruik een transparant PNG-bestand met een DPI van 72 en precies 175 pixels hoog en 116 pixels breed. Indien je geen watermerk kiest, wordt er een neutraal watermerk gebruikt. |
| |||
Kleur | Basis kleuren | Een selectie van kleuren om het platform in lijn te brengen met je huisstijl. Voor een overzicht van alle kleuren en de elementen die hieraan gekoppeld zijn, zie: Nieuw: Kleurenoverzicht voor branding organisaties |
| ||
Toon geavanceerde kleurinstellingen |
| ||||
Geavanceerde kleuren | Extra kleuren om elk detail van het platform te stijlen voor geavanceerde gebruikers. Voor een overzicht van alle kleuren en de elementen die hieraan gekoppeld zijn, zie: Nieuw: Kleurenoverzicht voor branding organisaties |
| |||
Logo URL | Wordt weergegeven bovenaan alle e-mailberichten. |
| |||
Voettekst | Bijv.: copyright of contactinformatie. |
| |||
Footer disclaimer | Ruimte voor een email disclaimer. |
| |||
Uitlijning | Uitlijning van de e-mail inhoud. |
| |||
Gebruik HTML-editor |
| ||||
Header code | HTML bewerkingsmogelijkheden voor geavanceerde gebruikers. |
| |||
Footer code | HTML bewerkingsmogelijkheden voor geavanceerde gebruikers. |
|