Elke ondertekenaar ontvangt automatisch een ondertekenverzoek op zijn of haar e-mailadres zodra ze aan de beurt zijn om te ondertekenen.
In het ondertekenverzoek staan duidelijk de afzender, de documentnaam en de termijn waarin de ondertekening beschikbaar is vermeld.
Door te klikken op de knop ‘Nu ondertekenen’ of door de getoonde URL in een browservenster te plakken wordt de ondertekenaar naar het ondertekenplatform gestuurd.
Indien de ondertekenaar een gebruikersaccount bij PKIsigning heeft wordt er gevraagd om in te loggen met gebruikersnaam, wachtwoord en (indien geactiveerd) twee-factor authenticatie. Indien de ondertekenaar géén gebruikersaccount heeft bij PKIsigning moet deze eerst zijn of haar identiteit bevestigen, door een verificatiecode in te voeren die verstuurd is naar het mobiele telefoonnummer van de ondertekenaar.
Zodra is ingelogd of het mobiele telefoonnummer is bevestigd, krijgt de ondertekenaar het document te zien. In de kolom ‘Audit trail’ rechts bovenin het scherm staan de gegevens en de volgorde van de ondertekenaars. Door op je eigen naam te klikken, navigeer je direct naar de plaats van ondertekening.
De ondertekenaar kan nu kiezen voor ‘Ondertekenen’ of ‘Afwijzen’. Als de ondertekenaar het document afwijst, kan hij een reden opgeven waarom hij of zij het document afwijst. Als een ondertekenaar kiest om het document te ondertekenen zal dit, afhankelijk van de organisatie instellingen, direct gebeuren óf de ondertekenaar wordt eerst gevraagd om te kiezen hoe zijn of haar handtekening er uit moet komen te zien. Er is keuze tussen een automatisch gegenereerd stempel, een handgeschreven handtekening óf een afbeelding van een handtekening.
De weergave van de handtekening heeft geen invloed op de juridische geldigheid.
Indien de ondertekenaar beschikt over een persoonlijk (beroeps)certificaat zal gevraagd worden om deze te gebruiken voor de ondertekening. Als de ondertekenaar niet over een eigen certificaat beschikt, wordt het certificaat van PKIsigning gebruikt. Voor het signen met een HSM certificaat kun hier verder gaan.
Als de ondertekenaar de enige of laatste ondertekenaar is, kan hij direct het ondertekende document downloaden. Alle ondertekenaars ontvangen altijd een e-mail met downloadlink zodra het document door alle ondertekenaars is ondertekend.