Inrichten van jouw organisatie

Software

Indien er gebruik wordt gemaakt van certificaten op hardware tokens, dan dient hiervoor software geïnstalleerd te worden. De instructies en bestanden hiervoor vind je in deze handleiding. Wanneer er gebruik gewenst te worden gemaakt van onze PKI Agent (alleen voor de abonnementsvormen Professional en Specialist) dan staan de gegevens voor de installatie hiervan in deze handleiding.

De installatie van software dient te worden uitgevoerd door de IT-beheerder. De IT-partij (intern of extern) heeft voor de installatie van de PKI Agent het organisatie ID (GUID) nodig, die bij ons kan worden opgevraagd door een organisatie admin.

Inloggen

Om jullie organisatie op ons platform in te kunnen richten (algemene inrichting, gebruikers uitnodigen, etc.), dien je in te loggen op ons platform. Je hebt inmiddels een e-mail ontvangen waarin we je vragen je account te bevestigen. Hierna is ons platform bereikbaar via URL: https://platform.pkisigning.nl. Na het inloggen kom je in je Dashboard. Deze is nu nog leeg. Om naar de admin tools te gaan, ga je met de muis op je naam rechts bovenin staan en kies je voor ‘Account’

Open

Organisatie administrators zullen hierna op de onderstaande pagina komen.

Dashboard

Open

Hier ziet men in een oogopslag:

1. Aantal gebruikers en beschikbare licenties

2. Resterend aantal credits

3. Organisatie gegevens

   1. ID is nodig voor het installeren van de PKIsigning Agent en zal mogelijk met de IT-partij gecommuniceerd moeten worden voor de installatie.

Organisatiebeheer

Kies nu voor het tabblad Organisatiebeheer om de onderstaande pagina en functies te benaderen.

Inrichten Whitelabel-omgeving

Wanneer jullie organisatie nieuw is op ons platform, adviseren wij de Whitelabel-omgeving in te richten vóórdat de accounts voor jullie gebruikers aangemaakt worden. Hierdoor zullen de gebruikers bij het activeren van hun accounts direct gebruik gaan maken van jullie eigen URL’s. Het inrichten van Whitelabel kan ook later in het proces maar dit raden wij, bij de inrichting van de omgeving van de nieuwe klanten, niet aan.

Het gehele proces en handleidingen met betrekking tot het inrichten van jullie eigen Whitelabel-omgeving vind je hier.

Gebruikers

Na de inrichting van de algemene organisatie-instellingen (en/of bij afname van Whitelabel, de Whitelabel-omgeving) kunnen de accounts voor de gebruikers aangemaakt worden. Hiervoor heb je de volgende informatie van de gebruiker nodig:

• E-mailadres

• Voornaam

• Eventuele tussenvoegsel(s)

• Achternaam

• Mobiel telefoonnummer

Accounts

1. Kies voor tabblad ‘Organisatiebeheer’

2. Kies voor tabblad ‘Gebruikers’

3. Klik op de button ‘Nieuwe Gebruiker’

In het volgende scherm vul je de gegevens van de gebruiker van het platform in. Zodra je op de button ‘Opslaan’ klikt, ontvangt de gebruiker een uitnodigingsmail om het account te activeren.

Wanneer je de gebruikers hebt toegevoegd, ziet je tabblad ‘Gebruikers’ er als volgt uit. Je kunt in dit tabblad de status van de uitnodigingen volgen, uitnodigingen opnieuw verzenden, accounts bewerken en accounts verwijderen.

1. Account bewerken

2. Account verwijderen

3. Uitnodiging opnieuw versturen

4. In het rood gemarkeerde accounts hebben de uitnodiging nog niet geaccepteerd en het account nog niet geactiveerd

Nu de accounts zijn aangemaakt en de gebruikers uitgenodigd, zullen deze gebruik kunnen gaan maken van het platform. Het beheren van het profiel en de rechten van de gebruikers gaat via de optie ‘Bewerken’ (optie 1 hierboven). Een nieuw venster wordt dan geopend.

In dit venster heb je twee tabbladen: ‘Profiel’ en ‘Rechten’.

1. Profiel: hier kun je alle persoonsgegevens van het profiel wijzigen behalve het wachtwoord. Deze kan alleen de gebruiker zelf wijzigen of resetten.

2. Ondertekenmethode: Hier kun je na het aanmaken van de accounts meteen de gewenste ondertekenmethode selecteren voor het account. Uitleg hiervoor volgt verder op in dit document.

3. Rechten: hier kun je, indien gewenst, interne medewerkers meer rechten geven. Op dit moment hebben we voor onze gebruikers twee niveaus: ‘Gebruiker’ en ‘Organisatie Admin’. Standaard krijgen nieuwe accounts de rechten ‘Gebruiker’ toegewezen. Je hebt zelf als organisatie admin de rechten ‘Organisatie Admin’. Het is mogelijk deze rechten eventueel ook aan een andere gebruiker in jullie organisatie te geven. Dit is echter een keuze die jullie zelf maken. Afspraken hierover worden intern door jullie gemaakt.

Ondertekenmethode

In het veld ondertekenmethode kun je kiezen uit drie opties. (Als je op de afbeelding klikt wordt deze groter en beter leesbaar)

1. Onderteken met eSeal: Standaard worden accounts aangemaakt met deze ondertekenmethode. Deze ondertekenmethode kan door iedereen worden gebruikt. In dit geval wordt er gebruik gemaakt van het eSeal van PKISigning voor het ondertekenen van documenten en is geen persoonlijk certificaat.

2. Lokaal usb hardtoken: Je kiest voor deze optie op het moment, dat de gebruiker in het bezit is van een persoonlijk beroeps- of organisatiecertificaat op hardware. Bijvoorbeeld een USB stick of cardreader. Om hier gebruik van te maken, dient er ook aanvullende software geïnstalleerd te zijn op jullie IT omgeving. De instructies kun je vinden in onze handleiding Technische handleiding voor IT beheerders.

3. Cloudcertificaten: Je kiest voor deze optie indien de gebruiker in het bezit is van een persoonlijk beroeps of organisatie cloudcertificaat. Na het kiezen van deze optie dien je te kiezen uit 1 van de 2 leveranciers hiervan die op ons platform worden ondersteund.

Klik na alle wijzigingen op “OPSLAAN”.

Creditbundel

Hier kan je zien wat de verloopdata is van creditbundels en hoeveel credits men per bundel nog heeft. Licentie bundels worden vernieuwd i.o.m. het aantal afgenomen licenties zodra het nieuwe contractjaar in gaat.

Organisatie instellingen

Op deze pagina kan er gekozen worden welke authenticatiemethode er wordt aangeboden door de organisatie.

Ook dient hier het correcte KvK nummer ingevoerd te worden, indien men fiscaal wil gaan aanleveren aan de banken beschikbaar vanaf licentie type ‘Specialist’).

Organisatie instellen

Voor het inrichten van de organisatie hebben we een aparte, uitgebreide, handleiding. Deze kun je hier vinden. In deze handleiding staat uitgewerkt hoe je het platform kunt inrichten voor jullie organisatie. Denk hierbij aan de gewenste e-mailnotificaties, briefpapier, diverse voorkeuren en integratie-instellingen.

Support

Als organisatie admin en gebruikers kunnen jullie binnen ons platform een aantal zaken zelf beheren.

De organisatie admin kan de volgende zaken beheren

• Accounts aanmaken en wijzigen

• Organisatie instellingen instellen en beheren Organisatie instellingen

• Organisatie documenten beheren

• (Indien van toepassing) Beheer Whitelabelomgeving

De gebruiker kan de volgende zaken beheren

• Alle documenten op hun eigen dashboard beheren

• Eigen profiel beheren

• Eigen wachtwoord resetten

Hoe de laatste twee punten kunnen worden beheerd, hebben we in deze handleiding beschreven.

Naast de hierboven genoemde handleidingen staan er op onze kennisbank https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT nog meer andere artikelen die het werken met en beheren van jullie omgeving op ons platform nader beschrijven.

PKIsigning Support

Wij doen ons uiterste best om onze gebruikers zo vloeiend mogelijk over te laten stappen op ons platform. Mocht je in de kennisbank niet de informatie hebben gevonden die je nodig hebt of je hebt aanvullende vragen of ideeën dan horen we dit graag.