Handleiding voor organisatiebeheerders
Het doel van deze handleiding is om organisatiebeheerders een overzicht te bieden van alle functies en instellingen van het platform. Relevante artikelen met meer informatie over specifieke onderwerpen zullen gedurende deze handleiding worden gelinkt.
Je kunt bij de instellingen komen door Instellingen te selecteren onder het gebruikersnaam menu in de rechterbovenhoek van het platform.
Om instellingen -anders dan accountinstellingen- in deze handleiding te kunnen configureren, moet je een organisatiebeheerder zijn. Je kunt controleren of je een organisatiebeheerder bent onder Account / Rollen.
Accountinstellingen zijn beschikbaar voor alle gebruikers op alle apparaten met verschillende schermresoluties. Alle andere instellingen zijn alleen beschikbaar op apparaten met een schermresolutie van minimaal 1280 pixels breed.
- 1 1. Account
- 1.1 1.1 Profiel
- 1.2 1.2 Handtekening
- 1.3 1.3 Beveiliging
- 1.4 1.4 Rollen
- 1.5 1.5 Werkgroepen
- 2 2. Applicatie
- 2.1 2.1 Verzoeken
- 2.2 2.2 Documenten
- 2.3 2.3 E-mail
- 2.4 2.4 Ondertekenen
- 3 3. Beveiliging
- 3.1 3.1 Algemeen
- 3.2 3.2 Identiteit
- 3.3 3.3 Validatie
- 3.4 3.4 SSO
- 4 4. Integraties en koppelingen
- 4.1 4.1 Soorten integraties
- 4.2 4.2 Platform API
- 4.3 4.3 Documenten
- 4.4 4.4 Adresboek
- 4.5 4.5 Services
- 5 5. Organisatie
1. Account
Onderdeel | Instelling | Omschrijving | Bijzonderheden | Opties |
|---|---|---|---|---|
1.1 Profiel | E-mailadres | Beheerders kunnen gebruikersgegevens bewerken onder Organisatie / Gebruikers: https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1203699731/Handleiding+voor+organisatiebeheerders#5.2-Gebruikers | Alleen lezen |
|
Voornaam |
| Verplicht |
| |
Tussenvoegsel |
|
|
| |
Achternaam |
| Verplicht |
| |
Mobiel telefoonnummer | Dit veld gebruikt automatische opmaak op basis van landcode. | Verplicht |
| |
Organisatie | Organisatienaam kan alleen worden bewerkt door PKIsigning beheerders. | Alleen lezen |
| |
Language | Platformtaalinstelling voor gebruikers. De taalinstelling voor personen die acties moeten voltooien, is gebaseerd op hun systeem- en browserinstellingen. Ze kunnen op elk moment overschakelen naar een andere beschikbare taal in de logo balk bovenaan het scherm. De taalinstelling voor e-mail uitnodigingen en meldingen kan worden geconfigureerd onder Applicatie / E-mail: https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1203699731/Handleiding+voor+organisatiebeheerders#2.2-E-mail |
|
| |
1.2 Handtekening | Methode | Gebruikers zonder persoonlijk ondertekeningscertificaat moeten PKIsigning eSeal selecteren. De ondertekenmethode bepaalt de juridische gevolgen van de handtekening: https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1204092950 |
|
|
Standaard vertrouwensserviceprovider | Gebruikers met een cloudgebaseerd persoonlijk ondertekeningscertificaat kunnen hun aanbieder selecteren. |
|
| |
1.3 Beveiliging | Twee-factor authenticatie | Alleen beschikbaar voor gebruikers die geen Single Sign-On (SSO) gebruiken. Voor een uitleg over hoe je multi-factor authenticatie activeert, zie: https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1203830787/Handleiding+voor+gebruikers#5.1-Multi-factor-authenticatie-inschakelen |
|
|
1.4 Rollen | Rollen | Beheerders kunnen gebruikersrollen bewerken onder Organisatie / Gebruikers: Nieuw: Handleiding voor organisatiebeheerders - PKIsigning kennisbank - Confluence (atlassian.net) | Alleen lezen |
|
1.5 Werkgroepen | Werkgroepen | Beheerders kunnen werkroepen bewerken onder Organisatie / Werkgroepen: https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1203699731/Handleiding+voor+organisatiebeheerders#5.3-Werkgroepen | Alleen lezen |
|
2. Applicatie
Onderdeel | Instelling | Omschrijving | Bijzonderheden | Opties |
|---|---|---|---|---|
2.1 Verzoeken | Beschikbare verzoektypes | Bepaalt of alleen de standaard verzoektypes (Zelf ondertekenen, Ondertekenverzoek en Veilig bestanden delen) of ook de Specialist verzoektypes in het platform beschikbaar zijn. Voor een overzicht van alle beschikbare verzoektypes, verzoekstatussen en acties, zie: https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1203404814 |
|
|
2.2 Documenten | Briefpapier | Sjablonen voor briefpapier toevoegen, beheren en verwijderen (alleen PDF). |
|
|
2.3 E-mail | Standaard taal | De standaardtaal voor e-mailuitnodigingen en meldingen (alle gebruikers kunnen dit per verzoek, per persoon wijzigen). |
|
|
Standaard afzender | Bepaalt wie als afzender wordt gecommuniceerd in e-mailuitnodigingen. |
|
| |
Adresboek | Bepaalt de toegang van gebruikers tot persoonlijke gegevens van (externe) personen. Kies organisatieniveau (standaard) voor volledige toegang, Gebruikersniveau voor toegang tot alleen hun eigen contacten of Uit om de toegang volledig uit te schakelen. Alle gebruikers hebben altijd toegang tot persoonlijke gegevens van andere organisatiegebruikers. Vanwege privacy- en veiligheidsredenen verwijdert het systeem na 24 uur alle gegevens van (externe) personen, die geen deel meer uitmaken van een actief verzoek. Beheerders kunnen een integratie met een ondersteunde CRM-oplossing configureren onder Integraties / Adresboek: https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1203699731/Handleiding+voor+organisatiebeheerders#4.1.3-Adresboek-integraties |
|
| |
Persoonlijke begroeting | Indien ingeschakeld kunnen gebruikers (optioneel) een begroeting schrijven, die als introductie wordt gebruikt voor de e-mailuitnodiging. |
|
| |
Meldingen | Bepaalt welke gebruikers en (externe) personen meldingen ontvangen en in sommige gevallen hoeveel uur voor een deadline. |
|
| |
2.4 Ondertekenen | Beschikbare weergaveopties van de handtekening | Bepaalt welke weergaveopties gebruikers kunnen selecteren voor het plaatsen van handtekeningen in PDF documenten. Dit heeft geen invloed op het niveau van de handtekening zelf. |
|
|
Reden | Indien ingeschakeld, kunnen personen (optioneel) een reden kiezen voor het ondertekenen van een document. Je kunt redenen opgeven waaruit personen kunnen kiezen of ze kunnen er zelf een opgeven. De reden zal deel uitmaken van de handtekeningdetails in het PDF-bestand. |
|
| |
Locatie | Indien ingeschakeld, kunnen personen (optioneel) een locatie opgeven voor het ondertekenen van een document. Je kunt locaties opgeven waaruit personen kunnen kiezen of ze kunnen er zelf een opgeven. De locatie zal deel uitmaken van de handtekeningdetails in het PDF-bestand. |
|
|
3. Beveiliging
Onderdeel | Instelling | Omschrijving | Bijzonderheden | Opties |
|---|---|---|---|---|
3.1 Algemeen | Toon tijdelijk alle verzoeken | Stelt een organisatiebeheerder in staat om tijdelijk alle verzoeken van alle organisatiegebruikers in het dashboard te zien. Een beheerder kan vervolgens in noodgevallen het eigenaarschap van een verzoek overnemen. Na uitloggen wordt de optie automatisch gedeactiveerd. |
|
|
Forceer twee-factor authenticatie voor alle gebruikers | Dwingt alle gebruikers om de eerstvolgende keer dat ze inloggen een multi-factor methode in te schakelen. |
|
| |
3.2 Identiteit | Identificatie providers | Lijst van alle beschikbare identificatie providers. De identificatiemethode bepaalt het zekerheidsniveau, dat wordt gebruikt voor toegang tot de inhoud van een verzoek en in veel gevallen de juridische gevolgen van een handtekening: https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1204092950 |
|
|
3.3 Validatie | Detached certificate | Het detached certificate maakt volledige validatie van een verzoek mogelijk. Voor meer informatie over validatie, zie: https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1203830787/Handleiding+voor+gebruikers#4.-Validatie |
|
|
3.4 SSO | Single Sign-On | Maakt gebruik van een Single Sign On-provider mogelijk voor authenticatie bij PKIsigning. Indien ingeschakeld, worden gebruikers na het invoeren van hun gebruikersnaam bij het inloggen, doorverwezen naar de SSO-provider. Voor organisaties met branding functionaliteit werkt de instelling op basis van de geconfigureerde URL. Gebruikers zien in dit geval nooit het PKIsigning inlogscherm, maar worden direct doorverwezen. |
|
|
4. Integraties en koppelingen
4.1 Soorten integraties
Het platform ondersteunt vier soorten integraties:
Platform API
Diverse softwareoplossingen (CRM, DMS, ERP) integreren met PKIsigning voor een automatische workflow. Je kunt een verzoek met alle benodigde verzoekgegevens rechtstreeks vanuit de softwareoplossing verzenden. PKIsigning zal automatisch uitnodigingen versturen naar personen om acties te voltooien. Zodra een verzoek is afgerond, stuurt PKIsigning het verzoek terug naar de oorspronkelijke softwareoplossing.
Het configureren van een API-integratie voor PKIsigning moet meestal worden uitgevoerd in de softwareoplossing waarin je deze wilt gebruiken. Sommige API-integraties moeten ook op het platform van configuratie voorzien worden.
Voor een overzicht van beschikbare API-integraties, zie: Integraties | PKIsigning – Digitaal ondertekenen in jouw software
Documenten
Stelt gebruikers in staat om handmatig bestanden te importeren en exporteren vanuit- of naar- een geconfigureerde bron.
Adresboek
Stelt gebruikers in staat om toegang te krijgen tot persoonsgegevens vanuit een geconfigureerde bron.
Services
Specifieke integraties voor gebruik in Specialist workflows.
Onderdeel | Instelling | Opties | Configuratie | Omschrijving |
|---|---|---|---|---|
4.2 Platform API | AFAS |
|
| Dit is de token die je hebt gegenereerd in de appconnector in AFAS. Dit AFAS-helpartikel beschrijft hoe je de token genereert: Eigen app connector inrichten in vogelvlucht |
| Dit is de URL van je AFAS-omgeving. Deze heeft altijd de volgende structuur: https://12345.insite.afas.online waarbij de nummers 12345 moeten worden vervangen door je eigen AFAS-omgevingsnummer. Dit AFAS-helpartikel beschrijft de URL's van AFAS-test- en acceptatieomgevingen: Endpoints van Profit Connectoren (SOAP/XML en REST/JSON) | |||
| Mogelijkheid om een standaard werkgroep te selecteren waarin verzoeken vanuit AFAS worden geplaatst. | |||
| Indien ingeschakeld, ondersteunt de integratie aangiften vanuit AFAS fiscaal. | |||
| Indien ingeschakeld, ondersteunt de integratie verzoeken met meerdere documenten. | |||
4.3 Documenten | Sharepoint |
|
| De Sharepoint-integratie maakt gebruik van authenticatie op gebruikersniveau. Elke gebruiker wordt de eerste keer, dat deze de integratie gebruikt, gevraagd om in te loggen met hun (zakelijke) Microsoft-account. |
4.4 Adresboek | Simplicate |
|
| Simplicate API key. Dit Simplicate help-artikel beschrijft hoe je een API key en secret kan aanmaken: API-key aanmaken en verwijderen | Simplicate Support |
| Simplicate API secret. | |||
| Simplicate subdomein (https://yourorganisation.simplicate.nl). | |||
4.5 Services | Digipoort |
|
| De testomgeving stelt je in staat om de integratie te testen. Publicaties en aangiftes worden niet gepubliceerd. Alleen beschikbaar voor Specialist abonnementen. |
SBR Nexus |
|
| De testomgeving stelt je in staat om de integratie te testen. Publicaties en aangiftes worden niet gepubliceerd. Alleen beschikbaar voor Specialist abonnementen. |
5. Organisatie
Onderdeel | Instelling | Omschrijving | Bijzonderheden | Opties |
|---|---|---|---|---|
5.1 Overzicht | Organisatie ID | Het organisatie-ID wordt gebruikt voor configuratie- en ondersteuningsdoeleinden. | Alleen lezen |
|
Kamer van Koophandel nummer | Wordt gebruikt voor communicatie met SBR Nexus. |
|
| |
Credits |
© 2020 PKIsigning, SBRS B.V.