Pagina-vergelijking

Deze handleiding beschrijft de opzet en installatie van de fiscale integratie tussen PKIsigning en AFAS.
Belangrijk! PKIsigning biedt geen (inhoudelijke) ondersteuning bij het gebruik en het toepassen van de AFAS integratie.

Toelichting integratie

Deze integratie is gemaakt om via de externe portal functionaliteit van AFAS een aangifte IB, VPB, OB of opgaaf ICP in combinatie met akkoorddocument (PDF en of XBRL) ter ondertekening en of  accordering bij CRM relaties uit AFAS aan te bieden. PKIsigning verzendt na akkoord de aangifte via Digipoort naar de belastingdienst. Indien deze ontvangen is wordt de aangifte status geüpdatet via de externe portal functionaliteit en indien van toepassing de ondertekende PDF vervangen bij het dossieritem. Deze integratie werkt rechtstreeks via de API van PKIsigning. In AFAS wordt de integratie opgezet door het instellen één appconnector met get- en update connectoren in combinatie met het instellen van de Externe Portal functionaliteit voor de berichten via de FTP server.  

Wat wordt er ondersteund

Op het platform van PKIsigning zijn een aantal scenario’s mogelijk voor het aanbieden van documenten ter ondertekening en of accordering bij relaties. Hierbij zijn de volgende scenario’s mogelijk:

• Aangifte inkomstenbelasting (XBRL aangifte met PDF akkoorddocument) laten ondertekenen intern (medewerker) en ondertekenen en accorderen door de relatie

• Aangifte vennootschapsbelasting (XBRL aangifte met PDF akkoorddocument) laten ondertekenen intern (medewerker) en ondertekenen en accorderen door de relatie

• Aangifte omzetbelasting (XBRL aangifte met PDF akkoorddocument) alleen laten accorderen door de relatie

• Opgaaf intracommunautaire prestaties (XBRL aangifte met PDF akkoorddocument) alleen laten accorderen door de relatie

Toepassing en randvoorwaarden

De toepassing van de AFAS fiscaal integratie is gemaakt op aangifteberichten die via de FTP server gaan i.c.m. de externe portal functionaliteit in AFAS. De (pdf) aangiften en of akkoorddocumenten worden na ondertekening teruggeplaatst in het dossieritem. Er zijn meerdere scenario’s denkbaar om de integratie toe te passen binnen je processen. Let hierbij op de volgende voorwaarden:

• Bovenstaande scenario’s gaan uit van het feit dat in AFAS is ingesteld dat zowel de accordering als het aanleveren van de aangiften bij de belastingdienst wordt uitgevoerd door de externe portal. 

• PKIsigning is niet verantwoordelijk voor de inrichting van jullie bedrijfsprocessen.

• PKIsinging is niet verantwoordelijk voor het feit als iets niet werkt indien er is afgeweken van de in de handleiding beschreven Connectoren.

Hoe het werkt

Hieronder zijn kort te stappen beschreven van de werking van de fiscale integratie:

1. Zorg ervoor dat alle gegevens rondom de ondertekenaars en het proces zijn gevuld bij de  cliënt IB, VPB of OB.

2. Werk de aangifte uit via InSite

3. Vul de datum gecontroleerd en akkoord en genereer de fiscale rapporten set

4. Sla het rapport op als dossieritem in AFAS (hiermee wordt de workflow afgetrapt)

5. Genereer de fiscale berichten (geplande taak)

6. Verzend de communicatieberichten. Dit is zowel de XBRL aangifte als PDF rapport (dit kan ook via geplande taak).

7. Wikkel de ondertekening intern (medewerker) en extern (relatie/ contactpersoon) af in PKIsigning. Die laatste zorgt ook voor de accordering van de verzending richting de belastingdienst (digipoort).

8. PKIsigning verzend de aangifte naar de belastingdienst wacht op ontvangstbevestiging

9. PKIsigning vervangt de PDF aangifte in het dossier met de ondertekende PDF aangifte.

10. PKIsigning voert de workflowstap uit om de status van de workflow op PKIsigned te zetten.

11. PKIsigning werkt via een retourbericht de status van de aangifte in AFAS bij (ontvangen door belastingdienst).

De configuratie

Vrije tabel workflow statussen aanpassen

Voeg aan de vrije tabel workflow statussen de volgende statussen toe:

...

Tip! Voeg ook de kleuren aan de statussen toe dat smoelt mooi in de workflow. 

Inrichten van de vrije tabel ondertekenproces

Voeg een nieuwe vrije tabel toe. Zie ook instructie Vrije tabel toevoegen - AFAS Help Center

...

Intern ondertekenen, extern ondertekenen en extern accorderen. Code: 03.

...

Aanmaken van vrije velden op de cliënt IB en VPB

Voor de fiscale integratie heeft PKIsigning minimaal het vrije veld nodig Ondertekenproces.
Dit veld heeft de volgende eigenschappen:

...

TIP: importeer bij alle relaties zowel de Cliënt IB als VPB de waarde bij het veld ondertekenproces op 03.

Kies wie moet ondertekenen

Met de fiscale integratie heb je te maken met meerdere dimensies qua type organisatie / persoon binnen AFAS. Namelijk cliënt IB, cliënt VPB en cliënt OB. Om een goede keuze te maken wie voor welke dimensie de aangifte moet ondertekenen dan wel accorderen heb je verschillende de keuzes. Het kan zijn dat het scenario van je organisatie anders is dan de velden die gekoppeld zijn in de standaard meegeleverde GetConnectoren. Het gaat dan om de GetConnector PKIsigning_Tax_Customer

Importeer de GetConnectoren.

De Widget integratie maakt gebruik van de volgende GetConnectoren

...

• Ga naar Algemeen / Uitvoer / Beheer / Getconnector.

• Kies Importeren, selecteer de bestanden en importeer via Voltooien.

• De geïmporteerde GetConnectoren beginnen met “PKIsigning”.

• Open en controleer één voor één de connectoren. 

• Kies hierbij na het openen voor volgende en klik vervolgens op gegevens.

• Controleer de veldmapping (indien er velden in uw inrichting ontbreken, komt dit in beeld) en verifieer eventueel in het laatste scherm de waarden via ‘Voorbeeld’.

• Let op bij de filtering van de GetConnectoren. De filtering is in de connectoren toegelicht, echter kan dit per organisatie en afhankelijk van wensen verschillen.

Configureer de App connector

• Ga naar Algemeen / Beheer / App connector.

• Kies nieuw en geef een duidelijke omschrijving.

• Selecteer een gebruikersgroep met gebruikers die rechten hebben tot de connectoren (Connector Users).

• Ga naar het tabblad GetConnectoren en voeg via nieuw de zojuist geïmporteerde connectoren toe.

• Ga naar het tabblad Updateconnectoren en voeg via Nieuw de volgende Updateconnectoren toe.

• Dossier (KnSubject) en

• Workflow reactie (KnSubjectWorkflowReaction)

• Reactie bij dossieritem (KnSubjectReaction)

• Ga naar het tabblad Connectoren en voeg via Nieuw AppConnectorSubject toe

• Ga naar het tabblad Gebruikerstoken en maak via Nieuw een nieuwe token aan. Kopieer deze token en sla deze op. Koppel deze aan een specifieke gebruiker (indien er geen gebruikers in de rechtengroep actief zijn dien je deze eerst nog aan te maken!) en geef een duidelijke omschrijving.

Configureer de AFAS integratie in PKIsigning

• Ga nu naar PKIsigning en log in.

• Kies via de avatar rechtsboven voor “Instellingen”.

• Kies voor het tabblad Integraties
  Hier staan de parameters voor AFAS.

• Plak de volledige token in het bovenste veld.

• Geef de URL in zoals in het voorbeeld hieronder. Vervang het nummer 12345 door het eigen omgevingsnummer. LET OP!  In het voorbeeld wordt gebruik gemaakt van een AFAS acceptatieomgeving. Hier vind je een overzicht van (productie) URL’s.

  

• Zet de vinkjes AFAS (fiscale stromen – FTP) en Meerdere bestanden aangeboden vanuit AFAS aan. (die laatste optie zorgt ervoor dat PKIsigning zowel de XBRL aangifte als de PDF aangifte kan ontvangen en verwerken. Indien dit vinkje niet aanstaat zal PKIsigning alleen de XBRL aangifte ontvangen en verwerken. 

• Stel dit één keer in en zet het niet meer uit. Direct als dit is ingesteld wordt er op de achtergrond automatisch een FTP map gegenereerd en een gebruikersnaam en wachtwoord. Hier hoef je dus niets mee voor te doen. Sla deze gegevens op want ze worden maar één keer weergeven. Deze heb je nodig voor de instellingen in AFAS.

  

Richt PKIsigning in als Externe Portal in het communicatieprofiel

Om PKIsigning als Externe Portal in te richten in AFAS volg je de volgende stappen: 

...

Bij het verzenden en ontvangen worden de bestanden voor de externe portal in de map Uitgaande berichten gezet. Je verzend hiermee de aangifte in XBRL en PDF formaat naar de externe portal. Daarnaast worden met de actie Verzenden en ontvangen de retourberichten van de externe portal uit de map Binnenkomende berichten opgehaald en in Profit ingelezen. Zie ook: Communicatieservice instellen - AFAS Help Center

Registreer het FTP adres van PKIsigning voor Externe Portal bij AFAS

Voor de communicatie met de PKIsigning FTP-server moet AFAS beschikken over het adres waarop de FTP te benaderen is. Je stuurt hiervoor een incident in bij AFAS in met de volgende gegevens:

...

NB: Deze FTP map is alleen bereikbaar voor AFAS en niet vanaf andere werkplekken of tools.

Het dossieritem en de workflow

Binnen AFAS fiscaal heb je een tweetal mogelijkheden om een dossieritem te koppelen aan een aangifte dit is bepaald of je als kantoor gebruik maakt van de fiscaal muterende workflow ja of nee.

...

Je vindt in de reacties terug wat de reden is waarom de status van de workflow PKI unisgned is.

De workflow statussen

PKIsigning kijkt naar de workflow statussen als het gaat om het uitvoeren van acties in de workflow, het plaatsen van reacties en het activeren van de widget. Let er bij de instellingen in de workflow op dat de statussen zowel intern als extern zijn gevuld en de zichtbaarheid voor de actie ingesteld is op zowel voor extern als intern.

 De reacties bij het dossieritem.

PKIsigning plaatst zoveel mogelijk reacties bij het dossieritem om een goed beeld te geven van de logging van acties en gebeurtenissen binnen het platform PKIsigning. Hieronder een voorbeeld van de workflow reacties.  De instuurder van de reacties is de gebruiker die gekoppeld is aan de appconnector. Dit is ook de gebruiker die de workflow acties uitvoert.

• Workflow-actie uitgevoerd door PKIsigning

• Het dossier is verstuurd naar Mitchel Klaassen om te ondertekenen voor 3/29/2023 12:19:29 PM.

• Het dossier is ondertekend door Mitchel Klaassen. Het dossier is verstuurd naar Mitchel van Klaassen om te ondertekenen voor 3/30/2023 12:19:38 PM.

• Het dossier is ondertekend door Mitchel van Klaassen. Het dossier is verstuurd naar Mitchel van Klaassen om te accorderen voor 3/30/2023 12:19:38 PM.

• Het dossier is geaccordeerd door Mitchel van Klaassen.

• Alle acties op het dossier binnen PKIsigning zijn afgerond.

• Workflow-actie uitgevoerd door PKIsigning.

Opmaak van de tonen pagina van het dossieritem.

Hieronder een voorbeeld van een overzichtelijke opmaak van een tonen pagina voor een dossieritem waar een digitaal onderteken proces aan is gekoppeld.

...

GetConnectoren:

Hieronder vind je een print screen van de GetConnectoren met daarin de minimale velden en de veldnamen die PKIsigning nodig heeft. Deze namen mogen dus ook niet worden aangepast.

...

https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1047101581 wordt gebruikt om vervolgtaak van de workflow te bepalen.

Tips & Tricks

1. Filter in de GetConnector PKIsigning_Tax_Subject op het feit dat e-mail adressen en mobiel nummers niet leeg mogen zijn.

2. Filter in de GetConnector PKIsigning_Tax_Subject op het type dossieritem waar je de aangiften op vastlegt.

3. Maak een overzichtspagina op InSite met daarin alle dossieritems die je filtert op de statussen PKI, PKI processing, PKI signed en PKI unsigned. Zo kun je op AFAS InSite alles volgen wat er via AFAS naar PKIsigning wordt gestuurd.

4. Communicatieberichten:
   De fiscale integratie werkt via een FTP-verbinding tussen AFAS en PKIsigning. De aangifte bestanden (XBRL en PDF) worden dus via de communicatieberichten naar PKIsigning verstuurd. PKIsigning verwerkt die bericht vervolgens als een verzoek ter ondertekening, accordering en levert de aangifte (XBRL) via digipoort bij de belastingdienst af. Nadat PKIsigning een bericht terug heeft van Digipoort stuur PKIsigning dat bericht ook weer via FTP als communicatiebericht terug naar AFAS. Dit zijn hoofdzakelijk de volgende berichten:

   1. Ontvangen aangifte (aangifte ontvangen bij de belastingdienst en in AFAS worden na het verwerken van het bericht de uitstelregeling bijgewerkt)

   2. Afkeuring aangifte (er is iets fout in de aangifte of bij het verzoek voor ondertekenen gegaan) Dit kan meerdere oorzaken hebben. Je kunt de oorzaak dan terug vinden in het XML bestand dat als bijlage wordt meegestuurd in het retourbericht.

   3. Meer over communicatie berichten vind je hier: Berichten verzenden en ontvangen via de communicatieservice - AFAS Help Center

5. Rapportage ter accordering

...

• Aangifte accorderen via externe portal en versturen via Profit - AFAS Help Center

• Aangifte accorderen en versturen via externe portal - AFAS Help Center

• Status aangifte IB/Vpb - AFAS Help Center

...

• Aangifte OB instellen voor externe portal zie Aangifte OB accorderen en versturen via externe portal - AFAS Help Center en Aangifte omzetbelasting in Fiscaal - AFAS Help Center

Veel voorkomende fouten en vragen

Velden die niet gevuld zijn zoals e-mail & telefoon

...

1. De workflow zetten op de status PKIunsigned

2. Een afkeuringsbericht van de aangifte via de FTP map retour sturen richting de communicatieberichten van AFAS. Dat afkeuringsbericht kun je uitlezen. Dit doe je als volgt:

• Ga naar Algemeen | Communicatieservice | Communicatiebericht.

• Zoek op berichtsubtype Afkeuring aangifte IB/VPB/OB.

• Dubbelklik op het bericht.

• Ga naar het tabblad bijlage en sla het bestand lokaal op.

• Open het bericht met bijv. je browser of kladblok (XML bestand).

• Nu kun je de foutmelding lezen onder description en eventueel zaken corrigeren / aanvullen in AFAS.

...