PKIsigning – AFAS Fiscaal integratie [Handleiding]

Deze handleiding beschrijft de opzet en installatie van de fiscale integratie tussen PKIsigning en AFAS.

Toelichting integratie

Deze integratie is gemaakt om vanuit AFAS Fiscaal de aangiften IB, VPB, OB en opgaaf ICP ter ondertekening, goedkeuring en aflevering aan te bieden via PKIsigning. Dat gaat via de “Externe Portal”-functie in AFAS.

De aangifte IB en VPB worden intern ondertekend (medewerker), extern ondertekend, goedgekeurd en ingediend (klant). In dit verzoek zit zowel het PDF-rapport als de XBRL-aangifte. De aangifte OB en opgaaf ICP worden alleen extern (klant) goedgekeurd.

PKIsigning verzendt na instemming van de klant, de aangifte via digipoort naar de belastingdienst. Als deze ontvangen is wordt de aangifte status geüpdatet in AFAS Fiscaal en -indien van toepassing- de PDF in het dossier vervangen door het getekende exemplaar. In het geval van een workflow, wordt deze een stap vooruit gezet. 

AFAS Fiscaal vormt hiermee de basis van je processen, maar met het gemak en de zekerheid van PKIsigning. De status van het proces in PKIsigning kun je vanuit AFAS volgen.

Wat wordt er ondersteund

Er zijn een aantal scenario’s mogelijk voor het aanbieden van documenten ter ondertekening en goedkeuring bij relaties:

• Aangifte inkomstenbelasting (XBRL aangifte met PDF akkoord(rapport)document) ondertekenen door de fiscalist en ondertekenen, goedkeuren en indienen door de gekoppelde CRM-relatie.

• Aangifte vennootschapsbelasting (XBRL aangifte met PDF akkoord(rapport)document) ondertekenen door de fiscalist en ondertekenen, goedkeuren en indienen door de gekoppelde CRM-relatie.

• Aangifte omzetbelasting (XBRL aangifte) laten goedkeuren en indienen door de CRM-relatie. Deze aangifte kan desgewenst voor de CRM-relatie direct via iDeal worden betaald.

• Opgaaf intracommunautaire prestaties (XBRL aangifte) laten goedkeuren en indienen door de CRM-relatie.

Toepassing en randvoorwaarden

De toepassing van de AFAS Fiscaal integratie is gemaakt op aangifteberichten die via de FTP-server aangeboden worden (in AFAS wordt dit “Externe Portal” genoemd). Deze berichten verwerkt PKIsigning. Het getekende akkoorddocument wordt na ondertekening teruggeplaatst in het dossier, de aangifte wordt automatisch ingediend en de officiële status van de fiscale aangiften in AFAS Fiscaal wordt geactualiseerd. Er zijn meerdere scenario’s denkbaar om de integratie toe te passen binnen je processen. Let hierbij op de volgende voorwaarden:

• Bovenstaande scenario’s gaan uit van het feit dat in AFAS is ingesteld dat zowel de accordering als het aanleveren van de aangiften bij de Belastingdienst wordt uitgevoerd door de externe portal. 

• PKIsigning is niet verantwoordelijk voor de inrichting van jullie workflows.

• PKIsigning is niet verantwoordelijk voor het feit als iets niet werkt indien er is afgeweken van de in de handleiding opgegeven instructies en connectoren.

• In documenten welke ondertekend moet worden is een placeholder(s) aanwezig. Dat is een positiebepaling voor de handtekening.

• Naam, e-mail adres en mobiel nummer zijn aanwezig en gevuld bij de fiscalisten en CRM-relaties.

Hoe het werkt (in het kort)

Hieronder zijn kort te stappen beschreven van de werking van de fiscale integratie:

1. Zorg ervoor dat alle gegevens rondom de ondertekenaars en het proces zijn gevuld bij de cliënt IB, VPB en/of OB.

2. Werk de aangifte uit via InSite.

3. Kies voor 'gecontroleerd en akkoord' en genereer de fiscale rapportenset (akkoordverklaring).

4. Genereer de fiscale berichten (geplande taak: ‘Aanmaken elektronisch bericht’).

5. Verzend de communicatieberichten (geplande taak: ‘Verzenden en ontvangen’).

6. De documenten worden nu op het platform geplaatst en de workflow in AFAS wordt door PKIsigning op de status “PKI processing” gezet.

7. Wikkel het proces van ondertekening (fiscalist) en ondertekening, goedkeuring en indiening (door de relatie/contactpersoon) af in PKIsigning.

8. PKIsigning verzend de aangifte naar de Belastingdienst (via Digipoort) en wacht op ontvangstbevestiging.

9. Zodra alle acties op het dossier in PKIsigning zijn afgewikkeld wordt de workflow in AFAS door PKIsigning op de status “PKI signed” gezet.  

10. PKIsigning vervangt het ingestuurde PDF-document door het ondertekende PDF-document .

11. PKIsigning werkt via een retourbericht de status van de aangifte in AFAS Fiscaal bij (status ‘ontvangen door belastingdienst’, ook wel ‘EdiTax-status’ genoemd in AFAS).
    
    

De configuratie

1. Vrije tabel workflow statussen aanpassen

Voeg aan de vrije tabel ‘workflow statussen' de volgende statussen toe:

Open

Open

• Ga naar: Algemeen / Inrichting / Vrije tabel.

• Selecteer de vrije tabel met de ‘workflow statussen’.

• Dubbelklik op de naam van de tabel.

• Kies voor nieuw en voeg de workflow statussen voor PKIsigning toe.

2. Inrichten van de vrije tabel ondertekenproces

Voeg een nieuwe vrije tabel toe. Zie de instructie van AFAS.

• Geef deze herleidbare naam zoals PKIsigning fiscaal ondertekenproces.

• De waarde bij lengte code is 2.

• De waarde bij lengte omschrijving is 75.

• Voeg één regel toe aan de tabel. Met omschrijving: “Intern ondertekenen, extern ondertekenen en extern accorderen”. Code: 03. Zie onderstaande afbeelding

Open

3. Aanmaken van vrije velden op de cliënt IB en VPB

Voor de fiscale integratie heeft PKIsigning minimaal het vrije veld nodig “Ondertekenproces”.

• Ga naar Algemeen / Beheer / Managementtool.

• Je maakt de vrije velden aan per functiegroep (cliënt IB en VPB) in de managementtool.

Dit veld heeft de volgende kenmerken:

Ondertekenproces (tabelkoppeling naar de vrije tabel “PKIsigning fiscaal ondertekenproces” zie stap 2)

• Label: Ondertekenproces

• Kolom tekst: Ondertekenproces

• Koppeling naar tabellen: PKIsigning fiscaal ondertekenproces

• Stel de voorkeurswaarde in op “03”

Zo kun je ook de volgende velden met de bijbehorende kenmerken gebruiken en toevoegen op de cliënt IB en/of VPB en/of OB:

Verkooprelatie (bestandskoppeling naar verkooprelatie)

• Label: Verkooprelatienummer

• Kolomtekst: Verkooprelatienummer

• Koppeling naar bestanden: Verkooprelatie

Ondertekenend fiscalist (bestandskoppeling naar medewerkers of gebruikers)

• Label: Fiscalist interne ondertekening

• Kolomtekst: Fiscalist interne ondertekening

• Koppeling naar bestanden: Medewerker of Gebruikers

Ondertekenaar klant (bestandskoppeling naar contacten)

• Label: Ondertekenaar PKI

• Kolomtekst: Ondertekenaar PKI

• Koppeling naar bestanden: Contact

Voeg de velden toe op een vrij tabblad in Profit en InSite en autoriseer deze. Zie de instructie van AFAS.

4. Importeer de GetConnectoren.

De fiscale integratie maakt gebruik van de volgende GetConnectoren

• PKIsigning_Tax_SubjectPreview (voor het ophalen van de fiscale workflow)

• PKIsigning_Tax_CustomerPreview (voor het ophalen van de ondertekenaars bij de Cliënt IB, VPB en OB)

• PKIsigning_SubjectPreview (voor het ophalen van de dossieritems en de workflow status)

• PKIsigning_Subject_AttachmentsPreview (voor het ophalen van de bijlagen bij het dossieritem)

• PKIsigning_WorkflowactionsPreview (voor het ophalen van de workflowacties bij het dossieritem)

De GetConnectoren zijn te downloaden via het onderstaande zipbestand:

Open

• Ga naar Algemeen / Uitvoer / Beheer / GetConnector.

• Kies Importeren, selecteer de bestanden en importeer via Voltooien.

• De geïmporteerde GetConnectoren beginnen met “PKIsigning”.

• Open en controleer één voor één de connectoren. 

• Kies hierbij na het openen voor volgende en klik vervolgens op gegevens.

• Controleer altijd de veldmapping (als er velden in je inrichting ontbreken, komt dit in beeld) en controleer in het laatste scherm altijd de waarden via ‘Voorbeeld’.

5. Configureer de App connector

• Ga naar Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.

  • Controleer of er een gebruikersgroep is voor externe connectoren (bijvoorbeeld de standaard PR-006 Externe toegang: connector gebruikers (Profit)) of maak aan.

  • Controleer of er binnen deze groep een (systeem)gebruiker is die je straks kunt koppelen of maak aan.

  • Controleer via de eigenschappen of deze (systeem)gebruiker toegang heeft voor Profit Windows op het tabblad Applicaties of zet aan.

• Ga naar Algemeen / Beheer / App connector.

• Kies nieuw en geef een duidelijke omschrijving.

• Selecteer de gebruikersgroep met gebruikers voor de connector.

• Ga naar het tabblad GetConnectoren en voeg via nieuw de zojuist geïmporteerde connectoren toe.

• Ga naar het tabblad Updateconnectoren en voeg via Nieuw de volgende Updateconnectoren toe:

  • Dossier (KnSubject)

  • Workflow reactie (KnSubjectWorkflowReaction)

  • Reactie bij dossieritem (KnSubjectReaction)

• Ga naar het tabblad Connectoren en voeg via Nieuw de volgende connectoren toe:

  • AppConnectorSubject

• Ga naar het tabblad Gebruikerstoken en maak via Nieuw een nieuwe token aan. Koppel deze aan een specifieke gebruiker. Geef een duidelijke omschrijving. Kopieer deze token en sla deze op.

6. Configureer de AFAS integratie in PKIsigning

• Ga nu naar PKIsigning en log in.

• Kies via de avatar rechtsboven voor “Instellingen”.

• Kies voor het tabblad Integraties, en activeer AFAS.

• Plak de volledige token in het bovenste veld.

• Geef de 5 cijfers in van je AFAS-omgeving.

• Kies welk type AFAS-omgeving het betreft: productie, test of acceptatie.

Open

Instellen van parameters voor AFAS in PKIsigning

• Zet vervolgens de optie “Belastingaangiften (FTP)” aan.

• Sla de gebruikersnaam en het wachtwoord veilig op, ze worden maar één keer weergeven.

• Zet de optie “Sta meerdere documenten per verzoek toe” aan. Dit maakt het mogelijk om de XBRL-aangifte te combineren met het PDF-akkoorddocument. Als dit niet aanstaat zal PKIsigning alleen de XBRL-aangifte ontvangen en verwerken. 

• Open

  

  Selecteer eventueel ook een werkgroep. De functie werkgroepen is gemaakt om het beheer van een verzoek te delen met de werkgroepleden. Als dit niet is ingesteld is het verzoek in PKIsigning alleen toegankelijk voor de fiscalist, niet voor zijn/haar teamleden.

7. Richt PKIsigning in als “Externe Portal” in het communicatieprofiel

Om PKIsigning als “Externe Portal” in te richten in AFAS volg je de volgende stappen: 

• Ga naar Algemeen / Communicatieservice / Communicatieprofiel.

• Open de eigenschappen van het profiel “Externe portal”.

• Vink “Geblokkeerd” uit als dit veld nog is aangevinkt.

Open

• Op het tabblad Instellingen vul je de volgende gegevens in:

  • Locatie Postvak In: /IN

  • Locatie Postvak Uit: /OUT

  • Host: filetransfer.pkisigning.io

  • Gebruikersnaam: zie PKIsigning

  • Wachtwoord: zie PKIsigning

  • Bevestigwachtwoord: zie PKIsigning

  • Kies voor “Opslaan en sluiten”

8. Het dossieritem en de workflow

Binnen AFAS fiscaal heb je een tweetal mogelijkheden om een dossieritem te koppelen aan een aangifte voor wat betreft IB en VPB. Dit is afhankelijk van het feit of je als kantoor gebruik maakt van de fiscaal (muterende) workflow in AFAS of niet. Zie Toepassing en randvoorwaarden.

Standaard methode met muterende workflow voor IB en VPB

In dit scenario maak je gebruik van de standaard workflow bij de dossieritems voor “Voortgang Aangifte” (type -85 en -86). Aan dit type dossieritem zit dan een workflow met speciale acties. In deze workflow kun je ook de standaard stappen voor PKIsigning opnemen.

Open

• Ga naar CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem en zoek naar -85 of -86

• Open de eigenschappen van het dossieritem.

• Ga naar het tabblad Workflows en open een huidige workflow of kies via Nieuw voor het aanmaken van een nieuwe workflow. Als een workflow in bedrijf (productie) is, is het altijd beter om een nieuwe workflow te maken en deze te baseren op de bestaande in plaats van mutaties te doen in een operationele workflow.

• Geef de workflow een naam, bijvoorbeeld ‘aangiften via PKIsigning’.

• Configureer de workflow naar wens, maar zorg minimaal voor de volgende taken, acties en statussen (stel statussen zowel intern als extern in):

  • Een workflow actie met bijv. de omschrijving “Aangifte gereed voor verzending” (status “PKI”). 

• Vervolgens een taak met bijv. de omschrijving “Versturen naar PKIsigning (FTP)”.

  • Deze taak moet ook bestemd zijn voor de gebruikersgroep waar de Appconnector rechten op heeft.

  • Voeg de actie toe met bijv. de omschrijving “In behandeling bij PKIsigning” (status “PKI processing”). 

  • Vervolgens een taak met bijv. de omschrijving “In afwachting van ondertekening”.

    • Deze taak moet ook bestemd zijn voor de gebruikersgroep waar de Appconnector rechten op heeft.

    • Bij deze taak moet ingesteld staan dat het Dossieritems aangepast mag worden én bijlagen aangepast mogen worden.

  • Voeg hierbij twee acties toe met bijv. de omschrijving “Afhandeling door PKIsigning” (status “PKI signed”) en “Afwijzing door PKIsigning” (status “PKI unsigned”).

• Kies voor Opslaan en Publiceren.

Open

Voorbeeld standaard muterende workflow afbeelding

Afwijkende methode bij beperkte AFAS-inrichting

Als er geen workflow is, omdat je bijvoorbeeld een oude AFAS-inrichting hebt, kunnen details over de stappen in het ondertekenproces, door PKIsigning niet in een reactie aan de workflow worden toegevoegd. Ook het ondertekende PDF-document kan dan niet worden teruggeplaatst. Je dient dit dan zelf te downloaden.

Het alternatief is om te werken met een vrij type dossieritem. Hier is geen standaard workflow aan gekoppeld en je dient zelf met de stappen voor PKIsigning een workflow op te zetten.

Deze stappen zijn hieronder toegelicht:  

• Volg de instructies van AFAS voor het toevoegen van een Type Dossieritem. Noem deze bijvoorbeeld “PKIsigning Fiscaal”.

• Ga naar CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem

• Open de eigenschappen van het dossieritem, ga naar “Workflows” en kies “Nieuw”.

• Geef de workflow een naam, bijvoorbeeld ‘aangiften via PKIsigning’.

• Configureer de workflow naar wens, maar zorg minimaal voor de volgende taken, acties en statussen (stel statussen zowel intern als extern in):

  • Een initiële status of workflow actie met bijv. de omschrijving “Aangifte voorbereid” (status “PKI”). 

  • Vervolgens een taak met bijv. de omschrijving “Controleren en versturen”.

    • Deze taak moet bestemd zijn voor de alle collega’s die het verzoek mogen klaarzetten richting PKIsigning.

    • Deze taak moet ook bestemd zijn voor de gebruikersgroep waar de Appconnector rechten op heeft.

  • Voeg de actie toe met bijv. de omschrijving “In behandeling bij PKIsigning” (status “PKI processing”). 

  • Vervolgens een taak met bijv. de omschrijving “Automatische afwikkeling door PKIsigning”.

    • Deze taak moet ook bestemd zijn voor de gebruikersgroep waar de Appconnector rechten op heeft.

    • Bij deze taak moet ingesteld staan dat het Dossieritems aangepast mag worden én bijlagen aangepast mogen worden.

  • Voeg hierbij twee acties toe met bijv. de omschrijving “Afhandeling door PKIsigning” (status “PKI signed”) en “Afwijzing door PKIsigning” (status “PKI unsigned”).

• Kies voor Opslaan en Publiceren.

Open

Voorbeeld afwijkende workflow afbeelding

9. Accorderingswijze instellen

Zorg dat bij de Cliënt de accorderingswijze “Accorderen via externe portal (aangifte versturen via portal) - (3)” is ingesteld. Zie instructie van AFAS: Accorderen aangiften inrichten (IB/VPB) en OB aangiften accorderen inrichten.

Toelichtingen en tips bij gebruik en inrichting

Het verzenden en ontvangen

• Genereer de fiscale berichten, stel hiervoor een geplande taak in: ‘Aanmaken elektronisch bericht’.

• Verzend de communicatieberichten, stel hiervoor een geplande taak in: ‘Verzenden en ontvangen’.

• Na het succesvol versturen, kun je de InSite-pagina in het aangifteproces verversen zie je dat de status van de workflow is veranderd.

Gebruik van toelichtingen

Geef een duidelijke toelichting bij de taken, om te voorkomen dat gebruikers de workflow in een vervolgstap zetten. Dat regelt PKIsigning, op dit proces moet niet handmatig ingegrepen worden.

Een initiële toelichting kan zijn: “Het verzoek wordt automatisch verzonden naar PKIsigning via de FTP server. PKIsigning voert automatisch de volgende workflowactie uit. Ververs (F5) na het versturen deze pagina zodat je de status kunt zien. Klik dus niet zelf op de workflow actie!”

Nadat de workflow de status “PKI processing” heeft gekregen, wordt ook de vervolgstap door PKIsigning uitgevoerd. Een gebruiker hoeft geen actie te ondernemen. De toelichting bij deze taak kan zijn: “PKIsigning voert automatisch de workflowactie afhandeling of afwijzing uit afhankelijk van de status van het verzoek in PKIsigning. Klik dus niet zelf op de workflow actie!”

Het verzoek is in PKIsigning afgewezen, en dan?

Als het proces niet goed vervolgd is, komt de workflow in de status “PKI unsigned”. Deze taak geeft je als instuurder of eigenaar van het verzoek inzicht in waarom het is afgewezen. Dit omdat:

• Een ondertekenaar het verzoek heeft afgewezen.

• Er is technisch iets fout gegaan bij het ondertekenen (of bij het indienen van berichten bij bijvoorbeeld de Belastingdienst).

• Het proces is verlopen.

Je vindt in de reacties terug wat de reden van afwijzing is. Aan deze taak kun je eventueel acties koppelen om een verzoek opnieuw aan te bieden (let er dan wel op dat je een nieuwe versie van de aangifte aanbied). Andere acties die je zou kunnen koppelen zijn “het verzoek is in het platform verlengd” of “annuleren”.

De workflow statussen

PKIsigning kijkt naar de workflowstatussen als het gaat om het uitvoeren van acties in de workflow en het plaatsen van reacties.

De reacties bij de workflow

PKIsigning plaatst zoveel mogelijk reacties bij het dossieritem om een goed beeld te geven van de logging van acties en gebeurtenissen binnen het platform PKIsigning. Hieronder een voorbeeld van de workflow reacties. De instuurder van de reacties is de gebruiker die gekoppeld is aan de appconnector. Dit is ook de gebruiker die de workflowacties uitvoert.

• Workflow is doorgezet naar PKI processing.

• Het dossier is verstuurd naar XXX om te ondertekenen voor 3/29/2025 12:19:29 PM.

• Het dossier is ondertekend door XXX . Het dossier is verstuurd naar YYY om te ondertekenen voor 3/30/2025 12:19:38 PM.

• Het dossier is ondertekend door YYY. Het dossier is verstuurd naar YYY om te accorderen voor 3/30/2025 12:19:38 PM.

• Het dossier is geaccordeerd door YYY. Het dossier is verstuurd naar YYY om in te dienen voor 3/30/2025 12:19:38 PM.

• Het dossier is ingediend door YYY.

• Alle acties op het dossier binnen PKIsigning zijn afgerond.

• Workflow is doorgezet naar PKI signed.

Tips & tricks

Communicatieberichten analyseren

Nadat PKIsigning een bericht terug heeft van Digipoort (De Belastingdienst) stuurt PKIsigning bericht ook weer via de FTP-server als communicatiebericht terug naar AFAS.

• Ga naar Algemeen / Communicatieservice / Communicatiebericht

Hier zie je de uitgaande berichten en ook de retourberichten, bijvoorbeeld:

• Ontvangen aangifte

  • Aangifte ontvangen bij de Belastingdienst. In AFAS worden na het verwerken van het bericht de uitstelregeling bijgewerkt.

• Afkeuring aangifte

  • Er is iets fout in de aangifte, bij het verzoek voor ondertekenen of bij de aflevering aan de Belastingdienst. Dit kan meerdere oorzaken hebben.

Lees meer in de instructies van AFAS: Berichten verzenden en ontvangen via de communicatieservice

Placeholders in fiscale rapportenset / akkoordverklaring

PKIsigning is zo ingesteld dat het platform zowel de XBRL-aangifte nodig heeft, maar ook de PDF-versie van de akkoordverklaring (rapportenset). Het is daarom essentieel dat je bij: Fiscaal / Beheer / Instellingen / Algemeen de rapporten van de akkoordverklaringen toevoegt. Dat kan eenvoudig door een kopie te maken en hierin standaard de placeholders toe te voegen. De ondertekenlabels zijn:

• Ondertekenaar1 = de intern ondertekenaar (fiscalist)

• Ondertekenaar2 = de extern ondertekenaar (klant) 

Veel voorkomende fouten en vragen

Bestandnaam bevat een code

Kan de naam van het te ondertekenen bestand worden aangepast, zodat dit voor mijn klant duidelijker leesbaar is?
Dat kan helaas niet, de bestandsnaam wordt door AFAS gegenereerd en is standaard.

Open