PKIsigning – AFAS Fiscaal integratie [Handleiding]

Deze handleiding beschrijft de opzet en installatie van de fiscale integratie tussen PKIsigning en AFAS.
Belangrijk! PKIsigning biedt geen (inhoudelijke) ondersteuning bij het gebruik en het toepassen van de AFAS integratie.

Toelichting integratie

Deze integratie is gemaakt om via de externe portal functionaliteit van AFAS een aangifte IB, VPB, OB of opgaaf ICP in combinatie met akkoorddocument (PDF en of XBRL) ter ondertekening en of  accordering bij CRM relaties uit AFSA aan te bieden. PKIsigning verzendt na akkoord de aangifte via digipoort naar de belastingdienst. Indien deze ontvangen is wordt de aangifte status geüpdatet via de externe portal functionaliteit en indien van toepassing de ondertekende PDF vervangen bij het dossieritem. Deze integratie werkt rechtstreeks via de API van PKIsigning. In AFAS wordt de integratie opgezet door het instellen één appconnector met get- en update connectoren in combinatie met het instellen van de Externe Portal functionaliteit voor de berichten via de FTP server.  

Wat wordt er ondersteund

Op het platform van PKIsigning zijn een aantal scenario’s mogelijk voor het aanbieden van documenten ter ondertekening en of accordering bij relaties. Hierbij zijn de volgende scenario’s mogelijk:

• Aangifte inkomstenbelasting (XBRL aangifte met PDF akkoorddocument) laten ondertekenen intern (medewerker) en ondertekenen en accorderen door de relatie

• Aangifte vennootschapsbelasting (XBRL aangifte met PDF akkoorddocument) laten ondertekenen intern (medewerker) en ondertekenen en accorderen door de relatie

• Aangifte omzetbelasting (XBRL aangifte met PDF akkoorddocument) alleen laten accorderen door de relatie

• Opgaaf intracommunautaire prestaties (XBRL aangifte met PDF akkoorddocument) alleen laten accorderen door de relatie

Toepassing en randvoorwaarden

De toepassing van de AFAS fiscaal integratie is gemaakt op aangifteberichten die via de FTP server gaan i.c.m. de externe portal functionaliteit in AFAS. De (pdf) aangiften en of akkoorddocumenten worden na ondertekening teruggeplaatst in het dossieritem. Er zijn meerdere scenario’s denkbaar om de integratie toe te passen binnen je processen. Let hierbij op de volgende voorwaarden:

• Bovenstaande scenario’s gaan uit van het feit dat in AFAS is ingesteld dat zowel de accordering als het aanleveren van de aangiften bij de belastingdienst wordt uitgevoerd door de externe portal. 

• PKIsigning is niet verantwoordelijk voor de inrichting van jullie bedrijfsprocessen.

• PKIsinging is niet verantwoordelijk voor het feit als iets niet werkt indien er is afgeweken van de in de handleiding beschreven Connectoren.

Hoe het werkt

Hieronder zijn kort te stappen beschreven van de werking van de fiscale integratie:

1. Zorg ervoor dat alle gegevens rondom de ondertekenaars en het proces zijn gevuld bij de  cliënt IB, VPB of OB.

2. Werk de aangifte uit via InSite

3. Vul de datum gecontroleerd en akkoord en genereer de fiscale rapporten set

4. Sla het rapport op als dossieritem in AFAS (hiermee wordt de workflow afgetrapt)

5. Genereer de fiscale berichten (geplande taak)

6. Verzend de communicatieberichten. Dit is zowel de XBRL aangifte als PDF rapport (dit kan ook via geplande taak).

7. Wikkel de ondertekening intern (medewerker) en extern (relatie/ contactpersoon) af in PKIsigning. Die laatste zorgt ook voor de accordering van de verzending richting de belastingdienst (digipoort).

8. PKIsigning verzend de aangifte naar de belastingdienst wacht op ontvangstbevestiging

9. PKIsigning vervangt de PDF aangifte in het dossier met de ondertekende PDF aangifte.

10. PKIsigning voert de workflowstap uit om de status van de workflow op PKIsigned te zetten.

11. PKIsigning werkt via een retourbericht de status van de aangifte in AFAS bij (ontvangen door belastingdienst).

 De configuratie

Vrije tabel workflow statussen aanpassen

Voeg aan de vrije tabel workflow statussen de volgende statussen toe:

De code van de workflows tatus mag anders zijn. PKIsigning match / zoekt op basis van de omschrijving naar de status van de workflow.  

• Ga naar: Algemeen / Inrichting / Vrije tabel.

• Selecteer de vrije tabel met de workflow statussen.

• Dubbelklik op de naam van de tabel.

• Kies voor nieuw en voeg de workflow statussen ten behoeve van PKIsigning toe.

Tip! Voeg ook de kleuren aan de statussen toe dat smoelt mooi in de workflow. 

Inrichten van de vrije tabel ondertekenproces

Voeg een nieuwe vrije tabel toe. Zie ook instructie Vrije tabel toevoegen - AFAS Help Center

• Geef deze herleidbare naam zoals PKIsigning fiscaal ondertekenproces.

• De waarde bij lengte code is 2.

• De waarde bij lengte omschrijving is 75.

• Voeg één regel toe aan de tabel. Met omschrijving:

Intern ondertekenen, extern ondertekenen en extern accorderen. Code: 03.

Aanmaken van vrije velden op de cliënt IB en VPB

Voor de fiscale integratie heeft PKIsigning minimaal het vrije veld nodig Ondertekenproces.
Dit veld heeft de volgende eigenschappen:

Ondertekenproces (tabelkoppeling naar de vrije tabel PKIsigning ondertekenproces zie stap 1)

Label: Ondertekenproces
Kolomtekst: Ondertekenproces
Koppeling naar tabellen: PKIsigning fiscaal ondertekenproces

Het kan zijn dat afhankelijk van de wensen en AFAS inrichting dat er meerdere vrije velden noodzakelijk zijn voor het kunnen ophalen van de intern en extern ondertekenaar.

Dit zijn dan bijvoorbeeld de volgende velden met de bijbehorende kenmerken:

Debiteurnummer / verkooprelatienummer (bestandskoppeling naar verkooprelatie)
Label: Debiteurnummer
Kolomtekst: Debiteurnummer
Koppeling naar bestanden: Verkooprelatie

Ondertekenaar (bestandskoppeling naar contacten)
Label: Ondertekenaar PKI
Kolomtekst: Ondertekenaar PKI
Koppeling naar bestanden: Contact
Je maakt de vrije velden aan per functiegroep (cliënt IB en VPB) in de managementtool.

TIP: voeg deze velden dus ook toe op een vrij tabblad in Profit en InSite en autoriseer deze. Zie hiervoor de instructie: Vrij tabblad - AFAS Help Center.

TIP: importeer bij alle relaties zowel de Cliënt IB als VPB de waarde bij het veld ondertekenproces op 03.

Kies wie moet ondertekenen

Met de fiscale integratie heb je te maken met meerdere dimensies qua type organisatie / persoon binnen AFAS. Namelijk cliënt IB, cliënt VPB en cliënt OB. Om een goede keuze te maken wie voor welke dimensie de aangifte moet ondertekenen dan wel accorderen heb je verschillende de keuzes. Het kan zijn dat het scenario van je organisatie anders is dan de velden die gekoppeld zijn in de standaard meegeleverde GetConnectoren. Het gaat dan om de GetConnector PKIsigning_Tax_Customer

Importeer de GetConnectoren.

De Widget integratie maakt gebruik van de volgende GetConnectoren

• https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1047494730 (voor het ophalen van de dossieritems, de bestemming bij de dossieritems en de workflow status)\

• https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1047101620 (voor het ophalen van de bijlagen bij het dossieritem)

• https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1047101581 (voor het ophalen van de workflowacties bij het dossieritem)

• https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1047855132 (voor het ophalen van de ondertekenaars bij de clïent IB, VPB en OB)

Om de GetConnectoren te download je de onderstaande zipfile.

• Ga naar Algemeen / Uitvoer / Beheer / Getconnector.

• Kies Importeren, selecteer de bestanden en importeer via Voltooien.

• De geïmporteerde GetConnectoren beginnen met “PKIsigning”.

• Open en controleer één voor één de connectoren. 

• Kies hierbij na het openen voor volgende en klik vervolgens op gegevens.

• Controleer de veldmapping (indien er velden in uw inrichting ontbreken, komt dit in beeld) en verifieer eventueel in het laatste scherm de waarden via ‘Voorbeeld’.

• Let op bij de filtering van de GetConnectoren. De filtering is in de connectoren toegelicht, echter kan dit per organisatie en afhankelijk van wensen verschillen. 

Voor een toelichting van de GetConnectoren raadpleeg het excel op de kennisbank van PKIsigning. Zie link:

Configureer de App connector

• Ga naar Algemeen / Beheer / App connector.

• Kies nieuw en geef een duidelijke omschrijving.

• Selecteer een gebruikersgroep met gebruikers die rechten hebben tot de connectoren (Connector Users).

• Ga naar het tabblad GetConnectoren en voeg via nieuw de zojuist geïmporteerde connectoren toe.

• Ga naar het tabblad Updateconnectoren en voeg via Nieuw de volgende Updateconnectoren toe.

• Dossier (KnSubject) en

• Workflow reactie (KnSubjectWorkflowReaction)

• Reactie bij dossieritem (KnSubjectReaction)

• Ga naar het tabblad Connectoren en voeg via Nieuw AppConnectorSubject toe

• Ga naar het tabblad Gebruikerstoken en maak via Nieuw een nieuwe token aan. Kopieer deze token en sla deze op. Koppel deze aan een specifieke gebruiker (indien er geen gebruikers in de rechtengroep actief zijn dien je deze eerst nog aan te maken!) en geef een duidelijke omschrijving.

Configureer de AFAS integratie in PKIsigning

• Ga nu naar PKIsigning en log in

• Kies via de avatar rechtsboven voor “Instellingen”

• Kies voor het tabblad Integraties
  Hier staan de parameters voor AFAS

• Plak de volledige token in het bovenste veld

• Geef de URL in zoals in het voorbeeld hieronder. Vervang het nummer 12345 door het eigen omgevingsnummer. LET OP!  In het voorbeeld wordt gebruik gemaakt van een AFAS acceptatieomgeving. Hier vind je een overzicht van (productie) URL’s.

  

• Zet de vinkjes AFAS (fiscale stromen – FTP) en Meerdere bestanden aangeboden vanuit AFAS aan. (die laatste optie zorgt ervoor dat PKIsigning zowel de XBRL aangifte als de PDF aangifte kan ontvangen en verwerken. Indien dit vinkje niet aanstaat zal PKIsigning alleen de XBRL aangifte ontvangen en verwerken. 

• Stel dit één keer in en zet het niet meer uit. Direct als dit is ingesteld wordt er op de achtergrond automatisch een FTP map gegenereerd en een gebruikersnaam en wachtwoord. Hier hoef je dus niets mee voor te doen. Sla deze gegevens op want ze worden maar één keer weergeven. Deze heb je nodig voor de instellingen in AFAS.

  

Richt PKIsigning in als Externe Portal in het communicatieprofiel

Om PKIsigning als Externe Portal in te richten in AFAS volg je de volgende stappen: 

Ga naar: Algemeen - Communicatieservice – Communicatieprofiel

1. Open de eigenschappen van het profiel Externe portal.

2. Vink Geblokkeerd uit als dit veld nog is aangevinkt. Zo niet, dan worden de berichten niet aangemaakt.

3. Op het tabblad Instellingen vul je de volgende gegevens:

Locatie Postvak In:                  /IN
Locatie Postvak Uit:                /OUT
Host:               filetransfer.pkisigning.io
Gebruikersnaam:                     zie PKIsigning
Wachtwoord:                          zie PKISigning
Bevestigwachtwoord:             zie PKIsigning
Klik op: OK.

Bij het verzenden en ontvangen worden de bestanden voor de externe portal in de map Uitgaande berichten gezet. Je verzend hiermee de aangifte in XBRL en PDF formaat naar de externe portal. Daarnaast worden met de actie Verzenden en ontvangen de retourberichten van de externe portal uit de map Binnenkomende berichten opgehaald en in Profit ingelezen. Zie ook: Communicatieservice instellen - AFAS Help Center

Registreer het FTP adres van PKIsigning voor Externe Portal bij AFAS

Voor de communicatie met de PKIsigning FTP-server moet AFAS beschikken over het adres waarop de FTP te benaderen is. Je stuurt hiervoor een incident in bij AFAS in met de volgende gegevens:

• Product: Algemeen.

• Omschrijving. Inrichten Externe Portal.

• Het incident gaat over: Externe portal voor [Klantnaam] FTP PKIsigning.

• Uitgebreide omschrijving: het adres van de FTP-server filetransfer.pkisigning.io

NB: Deze FTP map is alleen bereikbaar voor AFAS en niet vanaf andere werkplekken of tools.

Het dossieritem en de workflow

Binnen AFAS fiscaal heb je een tweetal mogelijkheden om een dossieritem te koppelen aan een aangifte dit is bepaald of je als kantoor gebruik maakt van de fiscaal muterende workflow ja of nee.

Indien ja dan zul je een min type dossieritem gebruiken. Aan dit type dossieritem zit dan een workflow met speciale acties. In deze workflow kun je ook de stappen voor PKIsigning opnemen.

De tweede optie is een vrij type dossieritem. Hier is in het algemeen geen workflow aangekoppeld en dien je die dus zelf met de stappen ten behoeve van PKIsigning een workflow op te zetten. Om workflow stappen uit te kunnen voeren moet de workflow van het fiscale dossieritem bepaalde stappen bevatten. Deze stappen zijn hieronder toegelicht met daarin ook de inrichtingsstappen.  

• Open het dossieritem en de bijbehorende workflow die je wilt gebruiken voor het digitaal ondertekenen van de aangiften IB en VPB middels PKIsigning. Indien nieuwe workflow kies voor nieuw.

• Geef de workflow een naam, bijv. PKI Fiscaal.

• Configureer de workflow zoals gewenst, maar zorg minimaal voor de volgende taken, acties en statussen:

  • De initiële status van de workflow moet zijn PKI mits je als organisatie geen gebruik maakt van de fiscaal muterende workflow. Maak je hier wel gebruik van dan moet de status PKI zijn nadat speciale actie klaarzetten akkoordverklaring is uitgevoerd.

  • De eerste taak moet dan zijn met bijv. de omschrijving “Versturen naar PKIsigning”. Deze taak moet bestemd zijn voor de gebruikersgroep waar de appconnector rechten op heeft. Voeg de actie “in behandeling bij PKIsigning” (status PKI processing) toe. 

  • Als laatste voeg je een taak met bijv. de omschrijving “In afwachting van ondertekening en aflevering toe” voeg hierbij twee acties toe. Afhandeling door PKIsigning (status PKIsigned) en Verzoek afgekeurd, verlopen,  etc. (status PKI unsigned).

Taak: Versturen naar PKIsigning

Wanneer het verzoek succesvol verzonden is (via de communicatieberichten) ververs dan de browser met F5

en je zult zien dat PKIsigning automatisch de actie: In behandeling bij PKIsigning heeft uitgevoerd. De status van de worfklow zal nu zijn PKI processing.  
Deze taak moet bestemd zijn voor diegene die het verzoek klaar kan zetten en voor de gebruikersgroep waaraan de appconnector PKIsigning is gekoppeld. Vervolgens moeten de vinkjes uit de printscreen aan staan.

De toelichting bij de taak kan zijn: “Het verzoek wordt automatisch verzonden naar PKIsigning zodra je in de widget op de knop versturen klikt. PKIsigning voert automatisch de workflowactie: In behandeling bij PKIsigning uit. Hierna kun je de status van het verzoek kunt volgen in AFAS. Ververs (F5) na het versturen deze pagina zodat je kunt zien dat de workflow een stapje verder is gezet. Klik dus vooral niet zelf op de workflow actie”

Taak: In afwachting van ondertekening en aflevering toe

In deze taak hoef je als gebruiker geen actie te ondernemen. Nadat een verzoek succesvol is afgerond zal PKIsigning automatisch de workflowactie: Afhandeling door PKIsigning uitvoeren. Waarna de status van de workflow PKI signed zal zijn. Gaat het niet goed binnen PKIsigning dan zal PKIsigning de workflowactie: Verzoek afgekeurd, verlopen,  etc., waarna de status PKI unsigned zal zijn. Deze taak moet bestemd zijn voor de gebruikersgroep waaraan de appconnector PKIsigning is gekoppeld (je kan uiteraard ook andere gebruikers rechten geven op deze taak.. Vervolgens moeten de vinkjes uit de bovenstaande printscreen aan staan. De toelichting bij de taak kan zijn: “PKIsigning voert automatisch de workflowactie afhandeling of afwijzing uit afhankelijk van de status van het verzoek in PKIsigning.”

Taak: Beoordelen verzoek.

Deze taak geeft je als instuurder of eigenaar van het verzoek inzicht in waarom het is afgewezen. Dit omdat:

• De ondertekenaar het verzoek heeft afgewezen.

• Er is technisch iets fout gegaan bij PKIsigning of het ondertekenen.

• Een verzoek is verlopen  

Je vindt in de reacties terug wat de reden is waarom de status van de workflow PKI unisgned is.

De workflow statussen

PKIsigning kijkt naar de workflow statussen als het gaat om het uitvoeren van acties in de workflow, het plaatsen van reacties en het activeren van de widget. Let er bij de instellingen in de workflow op dat de statussen zowel intern als extern zijn gevuld en de zichtbaarheid voor de actie ingesteld is op zowel voor extern als intern.

De reacties bij het dossieritem.

PKIsigning plaatst zoveel mogelijk reacties bij het dossieritem om een goed beeld te geven van de logging van acties en gebeurtenissen binnen het platform PKIsigning. Hieronder een voorbeeld van de workflow reacties.  De instuurder van de reacties is de gebruiker die gekoppeld is aan de appconnector. Dit is ook de gebruiker die de workflow acties uitvoert.

• Workflow-actie uitgevoerd door PKIsigning

• Het dossier is verstuurd naar Mitchel Klaassen om te ondertekenen voor 3/29/2023 12:19:29 PM.

• Het dossier is ondertekend door Mitchel Klaassen. Het dossier is verstuurd naar Mitchel van Klaassen om te ondertekenen voor 3/30/2023 12:19:38 PM.

• Het dossier is ondertekend door Mitchel van Klaassen. Het dossier is verstuurd naar Mitchel van Klaassen om te accorderen voor 3/30/2023 12:19:38 PM.

• Het dossier is geaccordeerd door Mitchel van Klaassen.

• Alle acties op het dossier binnen PKIsigning zijn afgerond.

• Workflow-actie uitgevoerd door PKIsigning.

Opmaak van de tonen pagina van het dossieritem.

Hieronder een voorbeeld van een overzichtelijke opmaak van een tonen pagina voor een dossieritem waar een digitaal onderteken proces aan is gekoppeld.

GetConnectoren:

Hieronder vind je een print screen van de GetConnectoren met daarin de minimale velden en de veldnamen die PKIsigning nodig heeft. Deze namen mogen dus ook niet worden aangepast.

In de connector PKIsigning_Tax_Customer zitten zowel de gegevens voor de client IB, VPB als OB/ICP.

Bij deze getconnector is het van belang dat de velden goed worden gecontroleerd omdat deze erg afhankelijk kunnen zijn van je eigen AFAS inrichting. Het bijvoorbeeld zo zijn dat je als organisatie geen verkooprelaties aanmaakt voor cliënt IB, VPB of OB dan moet je dus het organisatie nummer en naam koppelen. De tag Debtor_nr en Debtor_name blijft wel staan. Daarnaast kan het zo zijn dat AFAS omgeving geen accountancy verantwoordelijkheden bevat dus zul je met een andere veldkoppeling aan moeten geven wie de taxadvisor is en daarbij ook de overige velden mappen.

PKIsigning_Tax_Subject connector wordt gebruikt om het dossieritem op te halen en om deze te

matchen aan de tax_customer connector.  Hierbij wordt ook de actuele status van de workflow opgehaald.

PKI_Subject_Attachments wordt gebruikt om de bijlage bij het dossieritem uit PKIsigning_Tax_Subject op te halen. Dit is het PDF rapport van de aangifte en of akkoordverklaring.

PKIsigning_Workflowactions wordt gebruikt om vervolgtaak van de workflow te bepalen.

Tips & Tricks

1. Filter in de GetConnector PKIsigning_Tax_Subject op het feit dat e-mail adressen en mobiel nummers niet leeg mogen zijn.

2. Filter in de GetConnector PKIsigning_Tax_Subject op het type dossieritem waar je de aangiften op vastlegt.

3. Maak een overzichtspagina op InSite met daarin alle dossieritems die je filtert op de statussen PKI, PKI processing, PKI signed en PKI unsigned. Zo kun je op AFAS InSite alles volgen wat er via AFAS naar PKIsigning wordt gestuurd.

4. Communicatieberichten:
   De fiscale integratie werkt via een FTP-verbinding tussen AFAS en PKIsigning. De aangifte bestanden (XBRL en PDF) worden dus via de communicatieberichten naar PKIsigning verstuurd. PKIsigning verwerkt die bericht vervolgens als een verzoek ter ondertekening, accordering en levert de aangifte (XBRL) via digipoort bij de belastingdienst af. Nadat PKIsigning een bericht terug heeft van Digipoort stuur PKIsigning dat bericht ook weer via FTP als communicatiebericht terug naar AFAS. Dit zijn hoofdzakelijk de volgende berichten:

   1. Ontvangen aangifte (aangifte ontvangen bij de belastingdienst en in AFAS worden na het verwerken van het bericht de uitstelregeling bijgewerkt)

   2. Afkeuring aangifte (er is iets fout in de aangifte of bij het verzoek voor ondertekenen gegaan) Dit kan meerdere oorzaken hebben. Je kunt de oorzaak dan terug vinden in het XML bestand dat als bijlage wordt meegestuurd in het retourbericht.

   3. Meer over communicatie berichten vind je hier: Berichten verzenden en ontvangen via de communicatieservice - AFAS Help Center

5. Rapportage ter accordering

PKIsigning is standaard zo ingesteld dat het platform zowel de XBRL nodig heeft alsmede de PDF van de akkoordverklaring. Het is daarom essentieel dat je bij Fiscaal / Beheer / Instellingen / Algemeen de rapporten van de akkoordverklaringen toevoegt. Zie printscreen hieronder.

TIP:  Voeg in je eigen standaard rapportages op de gewenste ondertekenpositie de ondertekentags toe. Kies hiervoor een wit lettertype zodat dit voor eindgebruikers niet hinderlijk is (bijvoorbeeld als men toch nog het rapport print). De ondertekentags zijn:

Ondertekenaar1 = de Intern ondertekenaar (fiscalist)

Ondertekenaar2 = de Extern ondertekenaar (klant)

Onderstaand een aantal AFAS Help artikelen welke handig zijn als naslagwerk voor instellingen m.b.t. accorderen van aangiften via externe portal. 

• Aangifte accorderen via externe portal en versturen via Profit - AFAS Help Center

• Aangifte accorderen en versturen via externe portal - AFAS Help Center

• Status aangifte IB/Vpb - AFAS Help Center

Veel voorkomende fouten en vragen

Velden die niet gevuld zijn zoals e-mail & telefoon

Bij het versturen van de communicatieberichten zie je niet of of de velden allemaal goed gevuld zijn. AFAS verstuurd de aangifte PDF en XBRL naar de FTP map van PKIsigning. Vervolgens kan PKIsigning de bestanden oppakken en controleren of de gegevens uit de connectoren volledig zijn. Mocht hier iets ontbreken of fout zijn dan PKIsigning de aangifte niet verwerken / aanbieden. Wat PKIsigning dan doet is:

1. De workflow zetten op de status PKIunsigned

2. Een afkeuringsbericht van de aangifte via de FTP map retour sturen richting de communicatieberichten van AFAS.

Dat afkeuringsbericht kun je uitlezen. Dit doe je als volgt:

• Ga naar Algemeen | Communicatieservice | Communicatiebericht.

• Zoek op berichtsubtype Afkeuring aangifte IB/VPB/OB.

• Dubbelklik op het bericht.

• Ga naar het tabblad bijlage en sla het bestand lokaal op.

• Open het bericht met bijv. je browser of kladblok (XML bestand).

• Nu kun je de foutmelding lezen onder description en eventueel zaken corrigeren / aanvullen in AFAS.

Zie voorbeeld.