/
Handleiding voor organisatiebeheerders

Handleiding voor organisatiebeheerders

Het doel van deze handleiding is om organisatiebeheerders een overzicht te bieden van alle functies en instellingen van het platform. Relevante artikelen met meer informatie over specifieke onderwerpen zullen gedurende deze handleiding worden gelinkt.

Je kunt bij de instellingen komen door Instellingen te selecteren onder het gebruikersnaam menu in de rechterbovenhoek van het platform.

Om instellingen -anders dan accountinstellingen- in deze handleiding te kunnen configureren, moet je een organisatiebeheerder zijn. Je kunt controleren of je een organisatiebeheerder bent onder Account / Rollen.

Accountinstellingen zijn beschikbaar voor alle gebruikers op alle apparaten met verschillende schermresoluties. Alle andere instellingen zijn alleen beschikbaar op apparaten met een schermresolutie van minimaal 1280 pixels breed.

 

1. Account

Onderdeel

Instelling

Omschrijving

Bijzonderheden

Opties

Onderdeel

Instelling

Omschrijving

Bijzonderheden

Opties

1.1 Profiel

E-mailadres

Beheerders kunnen gebruikersgegevens bewerken onder Organisatie / Gebruikers: https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1203699731/Handleiding+voor+organisatiebeheerders#5.2-Gebruikers

Alleen lezen

 

Voornaam

 

Verplicht

  • Bewerken

Tussenvoegsel

 

 

  • Bewerken

Achternaam

 

Verplicht

  • Bewerken

Mobiel telefoonnummer

Dit veld gebruikt automatische opmaak op basis van landcode.

Verplicht

  • Bewerken

Organisatie

Organisatienaam kan alleen worden bewerkt door PKIsigning beheerders.

Alleen lezen

 

Language

Platformtaalinstelling voor gebruikers.

De taalinstelling voor personen die acties moeten voltooien, is gebaseerd op hun systeem- en browserinstellingen. Ze kunnen op elk moment overschakelen naar een andere beschikbare taal in de logo balk bovenaan het scherm.

De taalinstelling voor e-mail uitnodigingen en meldingen kan worden geconfigureerd onder Applicatie / E-mail: https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1203699731/Handleiding+voor+organisatiebeheerders#2.2-E-mail

 

  • Nederlands

  • Engels

1.2 Handtekening

Methode

Gebruikers zonder persoonlijk ondertekeningscertificaat moeten PKIsigning eSeal selecteren.

De ondertekenmethode bepaalt de juridische gevolgen van de handtekening: https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1204092950

 

  • PKIsigning eSeal

  • USB hardtoken (browser plug-in)

  • USB hardtoken (agent)

  • Cloudcertificaten

Standaard vertrouwensserviceprovider

Gebruikers met een cloudgebaseerd persoonlijk ondertekeningscertificaat kunnen hun aanbieder selecteren.

 

  • DigiCert + QuaVadis Remote Signature Service (oud)

  • DigiCert One Document Signing

  • Digidentity EU

  • Vidua Remote Signature Service

  • itsme

1.3 Beveiliging

Twee-factor authenticatie

Alleen beschikbaar voor gebruikers die geen Single Sign-On (SSO) gebruiken.

Voor een uitleg over hoe je multi-factor authenticatie activeert, zie: https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1203830787/Handleiding+voor+gebruikers#5.1-Multi-factor-authenticatie-inschakelen

 

  • Inschakelen

  • Uitschakelen

1.4 Rollen

Rollen

Beheerders kunnen gebruikersrollen bewerken onder Organisatie / Gebruikers: Nieuw: Handleiding voor organisatiebeheerders - PKIsigning kennisbank - Confluence (atlassian.net)

Alleen lezen

 

1.5 Werkgroepen

Werkgroepen

Beheerders kunnen werkroepen bewerken onder Organisatie / Werkgroepen: https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1203699731/Handleiding+voor+organisatiebeheerders#5.3-Werkgroepen

Alleen lezen

 

2. Applicatie

Onderdeel

Instelling

Omschrijving

Bijzonderheden

Opties

Onderdeel

Instelling

Omschrijving

Bijzonderheden

Opties

2.1 Verzoeken

Beschikbare verzoektypes

Bepaalt of alleen de standaard verzoektypes (Zelf ondertekenen, Ondertekenverzoek en Veilig bestanden delen) of ook de Specialist verzoektypes in het platform beschikbaar zijn.

Voor een overzicht van alle beschikbare verzoektypes, verzoekstatussen en acties, zie: https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1203404814

 

  • Inschakelen

  • Uitschakelen

2.2 Documenten

Briefpapier

Sjablonen voor briefpapier toevoegen, beheren en verwijderen (alleen PDF).

 

  • Bladeren

  • Uploaden

  • Verwijderen

2.3 E-mail

Standaard taal

De standaardtaal voor e-mailuitnodigingen en meldingen (alle gebruikers kunnen dit per verzoek, per persoon wijzigen).

 

  • Nederlands

  • Engels

Standaard afzender

Bepaalt wie als afzender wordt gecommuniceerd in e-mailuitnodigingen.

 

  • Organisatie (naam)

  • Werkgroep (naam)

  • Verzoek eigenaar (naam)

  • Verzoek verzender (naam)

Adresboek

Bepaalt de toegang van gebruikers tot persoonlijke gegevens van (externe) personen. Kies organisatieniveau (standaard) voor volledige toegang, Gebruikersniveau voor toegang tot alleen hun eigen contacten of Uit om de toegang volledig uit te schakelen. Alle gebruikers hebben altijd toegang tot persoonlijke gegevens van andere organisatiegebruikers.

Vanwege privacy- en veiligheidsredenen verwijdert het systeem na 24 uur alle gegevens van (externe) personen, die geen deel meer uitmaken van een actief verzoek.

Beheerders kunnen een integratie met een ondersteunde CRM-oplossing configureren onder Integraties / Adresboek: https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1203699731/Handleiding+voor+organisatiebeheerders#4.1.3-Adresboek-integraties

 

  • Uit

  • Gebruikersniveau

  • Organisatieniveau

Persoonlijke begroeting

Indien ingeschakeld kunnen gebruikers (optioneel) een begroeting schrijven, die als introductie wordt gebruikt voor de e-mailuitnodiging.

 

  • Inschakelen

  • Uitschakelen

Meldingen

Bepaalt welke gebruikers en (externe) personen meldingen ontvangen en in sommige gevallen hoeveel uur voor een deadline.

 

  • Actie herinnering

  • Actie verlopen

  • Actie mislukt

  • Actie afgerond

  • Verzoek afgerond

  • Opschoon herinnering

  • Verzoek opgeschoond

  • Digipoort status

2.4 Ondertekenen

Beschikbare weergaveopties van de handtekening

Bepaalt welke weergaveopties gebruikers kunnen selecteren voor het plaatsen van handtekeningen in PDF documenten. Dit heeft geen invloed op het niveau van de handtekening zelf.

 

  • Stempel:

    • Interne- en externe gebruikers

      • Inschakelen

      • Uitschakelen

  • Tekenen:

    • Interne- en externe gebruikers

      • Inschakelen

      • Uitschakelen

  • Afbeelding:

    • Interne- en externe gebruikers

      • Inschakelen

      • Uitschakelen

Reden

Indien ingeschakeld, kunnen personen (optioneel) een reden kiezen voor het ondertekenen van een document. Je kunt redenen opgeven waaruit personen kunnen kiezen of ze kunnen er zelf een opgeven. De reden zal deel uitmaken van de handtekeningdetails in het PDF-bestand.

 

  • Inschakelen

  • Uitschakelen

  • Reden toevoegen

  • Verwijderen

Locatie

Indien ingeschakeld, kunnen personen (optioneel) een locatie opgeven voor het ondertekenen van een document. Je kunt locaties opgeven waaruit personen kunnen kiezen of ze kunnen er zelf een opgeven. De locatie zal deel uitmaken van de handtekeningdetails in het PDF-bestand.

 

  • Inschakelen

  • Uitschakelen

  • Locatie toevoegen

  • Verwijderen

3. Beveiliging

Onderdeel

Instelling

Omschrijving

Bijzonderheden

Opties

Onderdeel

Instelling

Omschrijving

Bijzonderheden

Opties

3.1 Algemeen

Toon tijdelijk alle verzoeken

Stelt een organisatiebeheerder in staat om tijdelijk alle verzoeken van alle organisatiegebruikers in het dashboard te zien. Een beheerder kan vervolgens in noodgevallen het eigenaarschap van een verzoek overnemen. Na uitloggen wordt de optie automatisch gedeactiveerd.

 

  • Inschakelen

  • Uitschakelen

Forceer twee-factor authenticatie voor alle gebruikers

Dwingt alle gebruikers om de eerstvolgende keer dat ze inloggen een multi-factor methode in te schakelen.

 

  • Inschakelen

  • Uitschakelen

3.2 Identiteit

Identificatie providers

Lijst van alle beschikbare identificatie providers.

De identificatiemethode bepaalt het zekerheidsniveau, dat wordt gebruikt voor toegang tot de inhoud van een verzoek en in veel gevallen de juridische gevolgen van een handtekening: https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1204092950

 

  • SMS OTP (Default)

  • WhatsApp authenticatie

  • iDIN

3.3 Validatie

Detached certificate

Het detached certificate maakt volledige validatie van een verzoek mogelijk.

Voor meer informatie over validatie, zie: https://pkisigning.atlassian.net/wiki/spaces/PKISUPPORT/pages/1203830787/Handleiding+voor+gebruikers#4.-Validatie

 

  • Inschakelen

  • Uitschakelen

3.4 SSO

Single Sign-On

Maakt gebruik van een Single Sign On-provider mogelijk voor authenticatie bij PKIsigning. Indien ingeschakeld, worden gebruikers na het invoeren van hun gebruikersnaam bij het inloggen, doorverwezen naar de SSO-provider.

Voor organisaties met branding functionaliteit werkt de instelling op basis van de geconfigureerde URL. Gebruikers zien in dit geval nooit het PKIsigning inlogscherm, maar worden direct doorverwezen.

 

  • Microsoft Azure AD forceren

4. Integraties en koppelingen

4.1 Soorten integraties

Het platform ondersteunt vier soorten integraties:

Platform API

Diverse softwareoplossingen (CRM, DMS, ERP) integreren met PKIsigning voor een automatische workflow. Je kunt een verzoek met alle benodigde verzoekgegevens rechtstreeks vanuit de softwareoplossing verzenden. PKIsigning zal automatisch uitnodigingen versturen naar personen om acties te voltooien. Zodra een verzoek is afgerond, stuurt PKIsigning het verzoek terug naar de oorspronkelijke softwareoplossing.

Het configureren van een API-integratie voor PKIsigning moet meestal worden uitgevoerd in de softwareoplossing waarin je deze wilt gebruiken. Sommige API-integraties moeten ook op het platform van configuratie voorzien worden.

Voor een overzicht van beschikbare API-integraties, zie: https://pkisigning.nl/integraties/

Documenten

Stelt gebruikers in staat om handmatig bestanden te importeren en exporteren vanuit- of naar- een geconfigureerde bron.

Adresboek

Stelt gebruikers in staat om toegang te krijgen tot persoonsgegevens vanuit een geconfigureerde bron.

Services

Specifieke integraties voor gebruik in Specialist workflows.

Onderdeel

Instelling

Opties

Configuratie

Omschrijving

Onderdeel

Instelling

Opties

Configuratie

Omschrijving

4.2 Platform API

AFAS

  • Inschakelen

  • Uitschakelen

  • Bewerken

  • Token

Dit is de token die je hebt gegenereerd in de appconnector in AFAS.

Dit AFAS-helpartikel beschrijft hoe je de token genereert: https://help.afas.nl/help/NL/SE/120718.htm#o120886

  • Base URL

Dit is de URL van je AFAS-omgeving. Deze heeft altijd de volgende structuur: https://12345.insite.afas.online waarbij de nummers 12345 moeten worden vervangen door je eigen AFAS-omgevingsnummer.

Dit AFAS-helpartikel beschrijft de URL's van AFAS-test- en acceptatieomgevingen: https://help.afas.nl/help/NL/SE/App_Conect_WebSrv_Addrss.htm?query=url%20connectoren

  • Werkgroep

    • Vertrouwensniveau

Mogelijkheid om een standaard werkgroep te selecteren waarin verzoeken vanuit AFAS worden geplaatst.

  • Belastingaangiften (FTP)

Indien ingeschakeld, ondersteunt de integratie aangiften vanuit AFAS fiscaal.

  • Meerdere documenten per verzoek toestaan

Indien ingeschakeld, ondersteunt de integratie verzoeken met meerdere documenten.

4.3 Documenten

Sharepoint

  • Inschakelen

  • Uitschakelen

 

De Sharepoint-integratie maakt gebruik van authenticatie op gebruikersniveau. Elke gebruiker wordt de eerste keer, dat deze de integratie gebruikt, gevraagd om in te loggen met hun (zakelijke) Microsoft-account.

4.4 Adresboek

Simplicate

  • Inschakelen

  • Uitschakelen

  • Bewerken

  • API key

Simplicate API key.

Dit Simplicate help-artikel beschrijft hoe je een API key en secret kan aanmaken: https://support.simplicate.nl/nl/articles/6693108-api-key-aanmaken-en-verwijderen

  • API secret

Simplicate API secret.

  • Simplicate subdomein

Simplicate subdomein (https://yourorganisation.simplicate.nl).

4.5 Services

Digipoort

  • Inschakelen

  • Uitschakelen

  • Bewerken

  • Productieomgeving inschakelen

De testomgeving stelt je in staat om de integratie te testen. Publicaties en aangiftes worden niet gepubliceerd. Alleen beschikbaar voor Specialist abonnementen.

SBR Nexus

  • Inschakelen

  • Uitschakelen

  • Bewerken

  • Productieomgeving inschakelen

De testomgeving stelt je in staat om de integratie te testen. Publicaties en aangiftes worden niet gepubliceerd. Alleen beschikbaar voor Specialist abonnementen.

5. Organisatie

Onderdeel

Instelling

Omschrijving

Bijzonderheden

Opties

Onderdeel

Instelling

Omschrijving

Bijzonderheden

Opties

5.1 Overzicht

Organisatie ID

Het organisatie-ID wordt gebruikt voor configuratie- en ondersteuningsdoeleinden.

Alleen lezen

 

Kamer van Koophandel nummer

Wordt gebruikt voor communicatie met SBR Nexus.

 

  • Bewerken

Credits

© 2020 PKIsigning, SBRS B.V.