AFAS Integraties laatste wijzigingen n.a.v. update maart 2023

Onderstaand tref je de laatste wijzigingen aan die je als organisatie kunt doorvoeren om maximaal gebruik te maken van onze AFAS integraties naar aanleiding van de update van maart 2023. Belangrijk! PKIsigning biedt geen (inhoudelijke) ondersteuning bij het gebruik en het toepassen van de AFAS integraties.

Widget integratie

De belangrijkste zaken die zijn aangepast in de widget integratie: 

• Vernieuwde lay-out van het inlogscherm in de widget.

• Nieuwe SBR-taxonomieën worden ondersteund (NT17/FT17).

• Het is vanaf nu mogelijk om PDF te combineren met een SBR-publicatiestuk (jaarstukken).

• Het adresboek is uitgebreid met een preview weergave van het e-mailadres en mobiel nummer.

• Uitbreiding van reacties die bij het dossieritem worden geplaatst door PKIsigning om de status van een verzoek te kunnen volgen

Voor de widget integratie zijn er geen extra inrichtingswerkzaamheden noodzakelijk wanneer je op dit moment als organisatie de V2 widget integratie gebruikt. Gebruik je nog de V1 widget integratie dan is het advies om deze te updaten. V1 zal later dit jaar niet meer worden ondersteund. Alles over de installatie van de widget integratie vind je via deze link

WidgetV1

Open

WidgetV2

Open

Fiscale integratie

De belangrijkste zaken die zijn aangepast in de fiscale integratie: 

• Het kunnen versturen van aangiften OB en opgaaf ICP.

• Splitsing van de afwikkeling tussen het terugplaatsen van de getekende aangifte IB en VPB en het FTP bericht voor de Digipoort status.

• Toevoeging van workflow acties bij aangiften IB en VPB.

• Uitbreiding van reacties bij dossieritems met betrekking tot aangifte IB en VPB.

• Uitbreiding van foutmeldingen als dossier niet door PKIsigning verwerkt kan worden

De fiscale integratie heeft twee uitbreidingen die aanpassing in de inrichting van de koppeling vereist. De eerste uitbreiding is het kunnen versturen van aangifte OB en de opgaaf ICP. De tweede uitbreiding is de toevoeging van de workflow acties bij aangifte IB en VPB

Als je nu werkt met de fiscale integratie blijven de huidige instellingen werkbaar maar ons advies is om deze uitbreidingen wel toe te voegen. Alles over de installatie van de fiscale integratie vind je via deze link

Versturen van aangifte OB en opgaaf ICP  

Voor het kunnen versturen en laten accorderen van aangifte OB en opgaaf ICP zullen een aantal acties uitgevoerd moeten worden.

1. Het uitbreiden van de getconnector; PKIsigning_Tax_Customer. Zie hiervoor de beschrijving van de getconnector in de kennisbank

1. Aangifte OB instellen voor externe portal zie Aangifte OB accorderen en versturen via externe portal - AFAS Help Center en Aangifte omzetbelasting in Fiscaal - AFAS Help Center

AFAS ondersteunt (nog) niet de mogelijkheid om dossieritems te genereren van de aangifte OB en opgaaf ICP zodat deze ook ondertekend kunnen worden. Een aangifte OB en ICP verzend je wel met het akkoorddocument (PDF) en de aangifte (XBRL) via de externe portal naar PKIsigning waarna de cliënt deze kan accorderen. PKIsigning zorgt dan voor de aflevering naar de belastingdienst en koppelt deze status terug naar AFAS via de FTP communicatieberichten externe portal.

De deadline van het verzoek in PKIsigning is altijd de laatste dag van de maand na het einde van het aangiftetijdvak.

Toevoeging van de workflow acties bij aangifte IB en VPB

Vanaf nu is het dus mogelijk dat PKIsigning workflowacties bij de dossieritems van de aangifte IB en VPB uitvoert zoals bij de widget integratie. Hiervoor zul je een aantal instellingen moeten doorlopen. Die instellingen staan hieronder uitgebreid beschreven.

Binnen AFAS fiscaal heb je een tweetal mogelijkheden om een dossieritem te koppelen aan een aangifte dit is bepaald of je als kantoor gebruik maakt van de fiscaal muterende workflow ja of nee.

Indien ja dan zul je een min type dossieritem gebruiken. Aan dit type dossieritem zit dan een workflow met speciale acties. In deze workflow kun je ook de stappen voor PKIsigning opnemen.

De tweede optie is een vrij type dossieritem. Hier is in het algemeen geen workflow aangekoppeld en dien je die dus zelf met de stappen ten behoeve van PKIsigning een workflow op te zetten. Om workflow stappen uit te kunnen voeren moet de workflow van het fiscale dossieritem bepaalde stappen bevatten. Deze stappen zijn hieronder toegelicht met daarin ook de inrichtingsstappen.  

• Open het dossieritem en de bijbehorende workflow die je wilt gebruiken voor het digitaal ondertekenen van de aangiften IB en VPB middels PKIsigning. Indien nieuwe workflow kies voor nieuw.

• Geef de workflow een naam, bijv. PKI Fiscaal.

• Configureer de workflow zoals gewenst, maar zorg minimaal voor de volgende taken, acties en statussen:

  • De initiële status van de workflow moet zijn PKI mits je als organisatie geen gebruik maakt van de fiscaal muterende workflow. Maak je hier wel gebruik van dan moet de status PKI zijn nadat speciale actie klaarzetten akkoordverklaring is uitgevoerd.

  • De eerste taak moet dan zijn met bijv. de omschrijving “Versturen naar PKIsigning”. Deze taak moet bestemd zijn voor de gebruikersgroep waar de appconnector rechten op heeft. Voeg de actie “in behandeling bij PKIsigning” (status PKI processing) toe. 

  • Als laatste voeg je een taak met bijv. de omschrijving “In afwachting van ondertekening en aflevering toe” voeg hierbij twee acties toe. Afhandeling door PKIsigning (status PKIsigned) en Verzoek afgekeurd, verlopen,  etc. (status PKI unsigned).

 Taak: Versturen naar PKIsigning

Wanneer het verzoek succesvol verzonden is (via de communicatieberichten) ververs dan de browser met F5

en je zult zien dat PKIsigning automatisch de actie: In behandeling bij PKIsigning heeft uitgevoerd. De status van de worfklow zal nu zijn PKI processing.  
Deze taak moet bestemd zijn voor diegene die het verzoek klaar kan zetten en voor de gebruikersgroep waaraan de appconnector PKIsigning is gekoppeld. Vervolgens moeten de vinkjes uit de printscreen aan staan.

De toelichting bij de taak kan zijn: “Het verzoek wordt automatisch verzonden naar PKIsigning zodra je in de widget op de knop versturen klikt. PKIsigning voert automatisch de workflowactie: In behandeling bij PKIsigning uit. Hierna kun je de status van het verzoek kunt volgen in AFAS. Ververs (F5) na het versturen deze pagina zodat je kunt zien dat de workflow een stapje verder is gezet. Klik dus vooral niet zelf op de workflow actie”

Taak: In afwachting van ondertekening en aflevering toe

In deze taak hoef je als gebruiker geen actie te ondernemen. Nadat een verzoek succesvol is afgerond zal PKIsigning automatisch de workflowactie: Afhandeling door PKIsigning uitvoeren. Waarna de status van de workflow PKI signed zal zijn. Gaat het niet goed binnen PKIsigning dan zal PKIsigning de workflowactie: Verzoek afgekeurd, verlopen,  etc., waarna de status PKI unsigned zal zijn. Deze taak moet bestemd zijn voor de gebruikersgroep waaraan de appconnector PKIsigning is gekoppeld (je kan uiteraard ook andere gebruikers rechten geven op deze taak.. Vervolgens moeten de vinkjes uit de bovenstaande printscreen aan staan. De toelichting bij de taak kan zijn: “PKIsigning voert automatisch de workflowactie afhandeling of afwijzing uit afhankelijk van de status van het verzoek in PKIsigning.”

Taak: Beoordelen verzoek.

Deze taak geeft je als instuurder of eigenaar van het verzoek inzicht in waarom het is afgewezen. Dit omdat:

• De ondertekenaar het verzoek heeft afgewezen.

• Er is technisch iets fout gegaan bij PKIsigning of het ondertekenen.

• Een verzoek is verlopen.

Je vindt in de reacties terug wat de reden is waarom de status van de workflow PKI unsigned is.

De workflow statussen

PKIsigning kijkt naar de workflow statussen als het gaat om het uitvoeren van acties in de workflow, het plaatsen van reacties en het activeren van de widget. Let er bij de instellingen in de workflow op dat de statussen zowel intern als extern zijn gevuld en de zichtbaarheid voor de actie ingesteld is op zowel voor extern als intern.

De reacties bij het dossieritem.

PKIsigning plaatst zoveel mogelijk reacties bij het dossieritem om een goed beeld te geven van de logging van acties en gebeurtenissen binnen het platform PKIsigning. Hieronder een voorbeeld van de workflow reacties.  De instuurder van de reacties is de gebruiker die gekoppeld is aan de appconnector. Dit is ook de gebruiker die de workflow acties uitvoert.

• Workflow-actie uitgevoerd door PKIsigning.

• Het dossier is verstuurd naar Mitchel Klaassen om te ondertekenen voor 3/29/2023 12:19:29 PM.

• Het dossier is ondertekend door Mitchel Klaassen. Het dossier is verstuurd naar Mitchel van Klaassen om te ondertekenen voor 3/30/2023 12:19:38 PM.

• Het dossier is ondertekend door Mitchel van Klaassen. Het dossier is verstuurd naar Mitchel van Klaassen om te accorderen voor 3/30/2023 12:19:38 PM.

• Het dossier is geaccordeerd door Mitchel van Klaassen.

• Alle acties op het dossier binnen PKIsigning zijn afgerond.

• Workflow-actie uitgevoerd door PKIsigning.

Opmaak van de tonen pagina van het dossieritem.

Hieronder een voorbeeld van een overzichtelijke opmaak van een tonen pagina voor een dossieritem waar een digitaal onderteken proces aan is gekoppeld.