Het ondertekenproces monitoren en beheren
Tenzij je zelf de enige ondertekenaar bent van een document, kun je de voortgang van het ondertekenproces monitoren in 'Mijn dossiers’ dashboard en indien nodig bijsturen.
In de map ‘Mijn dossiers’ staan alle documenten die door jou zijn geüpload en je zelf de eigenaar van bent. De gebruiker die het document heeft toegevoegd is altijd de eigenaar van het document en is dus verantwoordelijk voor een goede afhandeling van het ondertekenproces. Dit kan ook gedeeld worden binnen de organisatie met werkgroepen. Meer hierover vind je op deze pagina Dossiers delen met je werkgroep. Let op, de eigenaar blijft ongewijzigd wanneer een dossier met een werkgroep word gedeeld.
In de map ‘Mijn Acties’ staan alle documenten waar jij een ondertekenaar van bent. Als je een document hebt toegevoegd én je bent ook ondertekenaar, staat het document dus in beide mappen.
In het dashboard kun je bij ‘Status’ zien wat de huidige status is van een document. Een document waar een ondertekenverzoek voor is verzonden, maar nog niet door (een van) de ondertekenaar(s) is ondertekend heeft de status ‘Wacht op ondertekening’. Door met je muis op de status te gaan staan, krijg je meer informatie over de ondertekenaars en de ondertekenverzoeken te zien.
Vanuit het ‘Mijn dossiers’dashboard zijn er drie functies beschikbaar voor documenten met de status ‘Wacht op ondertekening’: het opnieuw vesturen van een ondertekenverzoek, het verlengen van een (verlopen)ondertekenverzoek en het intrekken van de ondertekening. Om deze zichtbaar te maken klik je op het betreffende dossier. Deze opent nu een nieuw venster.
Om nog een keer het ondertekenverzoek te sturen, klik je op het betreffende dossier. In het nieuwe venster links onderin het scherm kun je nu klikken op de linker oranje knop 1 ‘Ondertekenverzoek(en) opnieuw versturen’. Alleen de huidige ondertekenaar in de volgorde zal een nieuw ondertekenverzoek ontvangen.
Indien je om welke reden dan ook de ondertekening wilt intrekken volg je dezelfde stappen als hierboven, maar kies je voor de knop 2 ‘Ondertekenverzoek(en) intrekken’. Alleen ondertekenaars die al ondertekend hebben én de huidige ondertekenaar zullen een bericht ontvangen dat de ondertekening is ingetrokken. Je kunt optioneel een reden geven waarom je het document intrekt.
Ook kun je een ondertekenverzoek dat wel of niet is verlopen verlengen door op knop 3 te klikken. Hierna kun je een nieuwe datum invoeren. In het geval van meerdere ondertekenaars schuift de opvolgende automatisch mee.
Gerelateerde artikelen
© 2020 PKIsigning, SBRS B.V.